Сначала давайте познакомимся с требованиями международного и российского стандартов:
ISO 9001:2008: « Top management shall ensure that responsibilities and authorities are defined and communicated within the organization », в переводе на русский язык: «Высшее руководство должно обеспечить, чтобы ответственности и полномочия были определены и доведены до персонала организации».
ГОСТ Р ИСО 9001-2008: «Высшее руководство должно обеспечивать определение и доведение до сведения персонала организации ответственности и полномочий»
Одним из самых распространённых заблуждений является решение начинать внедрение СМК с разработки документов «Должностная инструкция». Забегая вперёд, поясню, что разработку должностных инструкций, если решено их создавать, лучше делать в самом конце разработки и внедрения СМК.
Существенная оговорка: для должностей, связанныхс работой во вредных и опасных условиях, должностная инструкция является документом обязательным, но это требование исходит не из Трудового Кодекса, а из других документов.
Ответственности и полномочия могут быть доведены до работника различными способами, например:
· Трудовой договор;
· Организационная структура предприятия;
· Процедура, регламент;
· Таблица ответственности;
· Положение об отделе;
· Должностная инструкция, если принято решение о наличии такого документа;
· Разовые документированные распоряжения;
· В устной форме, включая доведение изменений;
· Разовые устные распоряжения;
· ...Другие документы СМК.
Самыми главными, на мой взгляд, являются следующие формы: Трудовой договор, процедуры и регламенты производства, положение об отделе. Надо помнить, что должностная инструкция – это порождение вертикально ориентированных систем управления. Мы же должны исповедовать процессный подход. Поэтому в должностных инструкциях должен найти отражение тот факт, что один человек, занимающий одну должность, может одновременно поддерживать несколько процессов, т.е. исполнять несколько функций в рамках разных процессов.
Не существует стандарта, регламентирующего содержание и процедуру разработки должностной инструкции, в связи с чем, каждая организация имеет возможность самостоятельно формировать описание той или иной должности. Но если уж мы говорим о должностной инструкции, то структуру этого документа можно определять самим.
1. Общие положения, включая правила замещения этой должности.
2. Функции – это и есть ответственности – перечень процессов и подпроцессов, в которые он вовлечён, и что он должен делать в рамках каждого вида деятельности.
3. Права – это и есть полномочия, т.е. что работник имеет право сделать для того, чтобы его функционирование было результативным.
4. Взаимодействия с другими функциями - работниками, отделами в рамках одного процесса и в рамках других процессов, в которые вовлечена данная должность. Возможно описание в форме таблицы с перечислением видов деятельности.
5. Требования к компетентности работника (см. п. 6.2.2. a ) и, где установлено, требования к квалификации (см. п. 7.5.2. b ).
ОЧЕНЬ ВАЖНОЕ ПРИМЕЧАНИЕ. При описании функции любой должности в условиях неформально действующей СМК рекомендую учитывать принцип постоянного улучшения (цикл PDCA – планируй – делай – проверяй – улучшай) и по каждому функционалу устанавливать требования к четырём фазам деятельности:
· Что работник должен планировать и в каком виде;
· Что работник должен делать, и по каким правилам;
· Что работник должен контролировать, подвергать мониторингу и обобщению – по каким методикам, в каком виде кому предоставлять результаты;
· Что работник должен анализировать, искать причины и улучшать.
Может быть разработан документ «Положение о подразделении, отделе». Если такой документ есть, то можно вообще обойтись без должностных инструкций (кроме вредных и опасных условий труда). Структура документа «Положение об отделе» может быть такой:
1. Общие положения;
2. Организационная структура отдела. Это может быть один человек, а может быть разветвлённая структура;
3. Функции отдела (= ответственность) – в каких процессах отдел участвует и какие цели имеет по каждому процессу. Например:
o в рамках процесса производства целью является выполнение плана по объёму и качеству продукции в срок и с определённой себестоимостью, при этом не допускать травматизма;
o в рамках процесса управления документацией пользоваться только управляемыми актуальными документами и правильно идентифицировать записи;
o в рамках процесса управления компетентностью устанавливать, обеспечивать компетентность работников, а также проверять результативность этих мер, осуществлять собеседования и адаптацию вновь поступающих, составлять план обучения, инициировать повышение требований к компетентности, там, где это установлено, осуществлять квалификационные испытания работников;
o в рамках деятельности по улучшению составлять планы достижения целей в области качества и других целей, сотрудничать с внутренними аудиторами, инициировать и выполнять корректирующие действия, искать возможности для планирования предупреждающих действий;
4. Описание ресурсов отдела (= полномочия), в том числе, административных и информационных;
5. Описание взаимодействий с другими отделами в рамках различных видов деятельности;
6. Состав и график планирования, контроля, мониторинга, анализа и отчётности;
7. Требования к компетентности работников отдела (см. п. 6.2.2. a ) и, где установлено, требования к квалификации (см. п. 7.5.2. b ), включая описание порядка взаимозаменяемости работников внутри отдела.
8. Описание нормативной базы, т.е. перечня документов или трупп документов, обязательных для использования.