ПРОИЗВОДСТВЕННОГО ПРЕДПРИЯТИЯ

Тема 3. ИНФОРМАЦИОННО-АНАЛИТИЧЕСКОЕ

ОБЕСПЕЧЕНИЕ КОММЕРЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

ПРОИЗВОДСТВЕННОГО ПРЕДПРИЯТИЯ

1. Сущность информационно–аналитического обеспечения и классификация коммерческой информации

2. Комплексное исследование рынка как основа информационно–аналитического обеспечения коммерческой деятельности

3. Информация о поставщиках и посредниках предприятия–товаропроизводителя.

4. Современные информационные технологии в коммерческой деятельности

Литература [6,11,15]

1. Сущность информационно–аналитического обеспечения и классификация коммерческой информации

Коммерческая деятельность, как всякая предпринимательская деятельность, осуществляется на основе принятия управленческих решений в рамках общих функций управления материально-техническим обеспечением и сбытом. Основу принятия управленческих решений составляет управленческая информация.

Понятием «управленческая информация» определяется перечень сведений, необходимых и достаточных для выполнения функций коммерческой деятельности, в том числе собственно коммерческого и технологического характера. Соотношением «необходимого и достаточного», регулирующим объем информации, устанавливаются требования относительно полноты и достоверности сведений. отдельно определяются требования относительно своевременности подачи сведений в адрес лица, ответственного за принятие того или иного управленческого решения — руководителя, менеджера, специалистов коммерческих служб производственного предприятия. Массив потребной информации для каждого конкретного лица формируется с учетом его компетенции в управлении коммерческой деятельностью и должностными обязанностями: для руководителя отдела продаж (в составе службы сбыта) — это сведения, необходимые для осуществления контроля за выполнением плана продаж по всему ассортименту, контроля за заказами и складскими запасами, ассистирования в маркетинговых исследованиях и т.д., для менеджера по продажам — это сведения, необходимые для проведения анализа ассортимента товаров, выполнения плана продаж, поиска новых потребителей, оформления деловой документации, взаимодействия с менеджерами по рекламе, составления отчетов и т.д., для менеджера по продукту — это сведения, необходимые для разработки, внедрения и контроля за выполнением плана по продажам и маркетингу продукта, разработки стратегического плана покрытия соответствующих сегментов товарного рынка, взаимодействия с менеджерами по закупкам и т.д.

Информация, будучи своего рода ресурсом для принятия управленческого решения и его продуктом, предполагает наличие источника информации и получателя (пользователя). Взаимодействие между ними определяется понятием информационного обеспечения.

В содержание этого понятия включается:

· состав информации — информационных единиц или информационных совокупностей (показателей, документов и т.д.), необходимых для решения управленческих задач и осуществления функций управления;

· структуру информации и закономерности ее преобразования — правила построения показателей, документов, агрегации и декомпозиции информационных единиц, преобразования информационных единиц при поступлении информации к пользователю;

· характеристики движения информации — количественные оценки потоков информации (объем, интенсивность), определение маршрутов следования документов, построение схем документооборота; временные характеристики функционирования источников информации, снятия первичных данных, использования исходных данных, продолжительности хранения, частоты обновления;

· характеристики качества информации — количественные оценки полезности, значимости, полноты, достоверности, оперативности и др.;

· способы преобразования информации — методы отбора, доставки, распределения информации среди пользователей, методики расчета показателей, схемы обеспечения управленческих подразделений в составе отдельных служб предприятия.

Информационно–аналитическое обеспечение, предоставленное в виде процесса, предполагает выполнение следующих операций:

· сбор данных;

· обработка данных и формирование информационных банков пользователей;

· хранение информации;

· поиск информации, преобразование информации и аналитическая обработка;

· передача информации;

· использование информации.

В сущности своей все эти операции носят логистический характер. Осуществляемые в определенной последовательности, они обусловливают движение информационных потоков.

Исходной и главной в определенном смысле операцией считается сбор данных. От качества выполнения ее зависит соблюдение требований полноты, достоверности и оперативности, предъявляемых не только к самим сведениям, но и в отношении всего процесса информационного обеспечения.

Сбор данных происходит в форме приема сообщений, каждое из которых представляет собой совокупность данных, содержащих какие-либо сведения, предназначенные (специально подготовленные) для передачи по каналу связи от источника к пользователю информации. Технически эта операция совершается с помощью специальных средств передачи (приема) данных — модемов, факсов, телефонов и т.п.

Необходимо обратить внимание на то, что в принципиальном плане понятие «данные» и «информация» не идентичны. Данные — это не более чем сигналы, из которых еще предстоит извлечь информацию. Для этого данные должны быть подвергнуты обработке, то есть приведены к виду, пригодному для использования в управлении. Технологически эта операция совершается на базе соответствующих алгоритмов, меток расчета информации, формирования документации, документооборота и т.д., а технически — с применением технических средств. Результат операции достигается путем последовательного прохождения трех фильтров (рис. 8):

· физического — устанавливает количественные ограничения на поступления данных и обусловливается пропускной способностью канала связи;

· семантического — производит отбор тех данных, которые могут быть понятны пользователем, то есть соответствуют его профессиональным знаниям;

· прагматического — производят отбор среди понятных сведений тех, которые полезны для решения данной задачи.

Д — данные; ИН — исходная информация; СИ — семантическая информация; ПИ — прагматическая информация;

1 — физический фильтр (канал связи); 2 — семантический (тезаурус); 3 — прагматический фильтр;

а — физический шум; б — семантический шум; в — прагматический шум.

Рис. 8 Движение входного информационного потока в системе коммерческой информации

Общий результат выражается в сортировке (структуризации) информации и формировании информационных банков пользователей.

Информация, используемая в управлении коммерческой деятельностью, носит название коммерческой информации. Коммерческая информация структурируется по критерию полезности. В пределах этого критерия используются различные признаки классификации.

По источникам возникновения коммерческая информация подразделяется на три категории:

· нормативная информация, в том числе:

· нормативно-правовая,

· нормативно-справочная;

· учетно-аналитическая информация;

· информация распорядительного характера.

Понятие нормативно-правовой информации определяется перечень предписаний органов законодательной и исполнительной власти — законов и актов официального толкования, международных соглашений, регулирующих экономические отношения в сфере коммерческой деятельности производственного предприятия. В Белоруссии это — Гражданский кодекс Республики Беларусь, Налоговый кодекс, Таможенный кодекс и другие своды законодательных норм, указы Президента, постановления Правительства, приказы и распоряжения Министерства экономики, Министерства финансов, других ведомств. К этой же категории информации относятся нормы международных коммерческих договоров, разработанные Международным институтом унификации частного права (УНИДУА) — международной организации, базисные условия договоров купли-продажи, систематизированные Международной Торговой Палатой в ее издании «INCOTERMC» и др.

К нормативно-справочной информации относят нормы и нормативы, которые устанавливаются руководством предприятия, руководителями его коммерческих служб и действует локально — в сфере коммерческой деятельности данного производственного предприятия. Это нормы, которые используются в основном при организации и планировании материально-технического обеспечения и сбыта — нормы расхода сырья, материалов, нормы запасов, нормативы оборотных средств, нормы выработки и др.

Учетно-аналитической информацией считают разнообразные сведения, которые поступают от различных источников, относящихся к сфере коммерческой деятельности предприятия (ее объектов, предметов, составляющей в совокупности управляемую подсистему). Эти сведения собираются специально ходе выполнения функций учета и контроля, и аккумулируются в управляющей подсистеме — соответствующих подразделениях службы сбыта и службы материально-технического обеспечения или интегрированной логистической службы производственного предприятия. Сбор происходит либо в регулярном порядке (в соответствии с периодичностью заполнения документов статистической и бухгалтерской отчетности), либо эпизодически, по мере возникновения потребности в получении той или иной информации, например, при введении нового товара на рынок, при освоении новых рынков закупок и сбыта и т.д. Анализ как внутренняя функция управления предполагает в большей степени выполнение работ творческого, исследовательского характера, направленных на выявление закономерностей, тенденций развития коммерческой деятельности, обоснования причин, вызвавших те или иные отклонения.

Особое значение учетно-аналитической информации состоит в том, сто она составляет основу для принятия решений при выполнении функций организации, планирования и регулирования коммерческой деятельности. Сведения, раскрывающие содержание этих решений, определяются понятием информации распорядительного характера.Эта категория характеризует не только специфику управленческой информации, но и особенности движения –информационных потоков в системе управлений, выступает одновременно и пользователем информации (информантом), и источником информации (информатором). Распорядительная информация исходит из управленческих подразделений службы сбыта и службы материально-технического обеспечения (логистической службы) и представляет собой форму управленческого воздействия, обеспечивающего функционирование и (или) развитие сферы коммерческой деятельности предприятия.

Целевой характер использования нормативной, учетно-аналитической информации и информация распорядительного характера позволяет рассматривать эти категории информации не только с позиции источников возникновения, но одновременно и с позиции назначения. В последнем случае перечень категории дополняется еще одной — вспомогательной информацией. Этой категорией объединяется широкий круг сведений, регламентирующих формирование и движение информационных потоков.

По направлению движения информационных потоков относительно управляющей системы информация подразделяется на три категории:

· входящую;

· исходящую;

· информацию внутреннего пользования.

По стабильности движения относительно управляющей системы на:

· периодическую (регулярную) информацию;

· эпизодическую информацию;

· разовую информацию.

По степени преобразования в управляющей системе:

· первичная (исходная);

· промежуточная;

· итоговая.

По значимости принимаемых управленческих решений, при обосновании которых информация используется:

· информация стратегического характера;

· информация тактического характера;

· оперативная информация.

По объектам коммерческой деятельности информация подразделяется на три категории:

· информация о поставщиках–партнерах при закупках, в том числе:

– производственных предприятиях;

– торговых (лизинговых) посредниках;

· информация о получателях–партнерах при сбыте, в том числе:

– производственных предприятиях;

– торговых посредниках;

· информация о посредниках, в том числе:

– специализированных посредниках, оказывающих услуги в реализации отдельных этапов хозяйственных связей, а именно:

- информационно-консалтинговых фирмах;

- аудиторских фирмах;

- транспортно-экспедиторских фирмах;

- страховых фирмах;

- арбитражных и третейских судах;

- банках и других финансовых посредниках;

– информация о неспециализированных (ассоциированных) посредниках, оказывающих услуги в реализации нескольких этапов хозяйственных связей, в комплексе.

Эта информация может быть детализирована по целевом ряду дополнительных признаков (характер специализации, масштаб деятельности, финансовое состояние и т.д. вплоть до названий фирм и их юридических адресов).

По предметам коммерческой деятельности информация подразделяется на две категории:

· информация о товарах;

· информация об услугах.

По аналогии с предыдущей классификацией эта информация может быть детализирована вплоть до наименований специфицированной номенклатуры товаров.

По степени доступности информация подразделяется на две категории:

· конфиденциальная, предназначенная для ограниченного круга пользователей;

· открытая, доступная для всех пользователей.

По способу фиксирования:

· устная информация;

· документированная информация , в том числе:

- представленная на бумажных носителях;

- представленная на машинных (электронных) носителях.

Описанные признаки классификации информации являются одновременно признаками ее идентификации (кодификации) при представлении в документальной форме и используются в операции поиска информации. Необходимо отметить, что существуют и иные признаки классификации информации: по степени определенности (детерминированная информация, вероятностная, или стохастическая информация); по времени возникновения (ретроспективная информация, текущая информация, прогнозная информация) и др).

Эти признаки классификации используются в системах кодирования избирательно с учетом востребованности соответствующих видов информации в системах АРМов специалистов коммерческой службы предприятия.

2. Комплексное исследование рынка как основа информационно–аналитического обеспечения коммерческой деятельности производственного предприятия

Комплексное исследование рынка является основой информационно–аналитического обеспечения коммерческой деятельности предприятия, проводится маркетинговой информационно–аналитической службой или соответствующими специалистами в структуре других подразделений и предполагает:

· исследование рынка: структура, география рынка, его емкость, динамика продаж, барьеры рынка, состояние конкуренции, спрос, предложение, сложившаяся конъюнктура, возможности и риски;

· исследование потребителей (доходы, социальное положение, половозрастная структура, образование);

· исследование конкурентов (сильные и слабые стороны, занимаемая доля рынка; материальный, финансовый и трудовой потенциал, организация управления);

· изучение фирменной инфраструктуры рынка: информация о посредниках, транспортно-экспедиторские, рекламные, страховые, юридические, финансовые, консультационные и другие компании и организации, создающие инфраструктуру рынка;

Товарный рынок

Факторы внешней среды предприятия

Рис. 9 Элементы комплексного исследования

товарного рынка

· исследование товаров (соответствие технико-экономических показателей и качества товаров, обращающихся на рынках, запросам и требованиям покупателей, анализ их конкурентоспособности по показателям дизайна, надежности, цены, эргономики, сервиса, функциональности);

· исследование внутренней среды предприятия ставит целью определение уровня конкурентоспособности предприятия в результате сопоставления соответствующих факторов внешней и внутренней среды;

· исследование товародвижения и продаж с целью определения наиболее эффективных путей, способов и средств быстрейшего доведения товаров до потребителя и их реализации.

Поиск по сайту: