Класифікація документів та організація документообігу

а) за призначенням:

• розпорядчимиє документи, які містять розпорядження (наказ, завдання) на здійснення певної господарської операції. До них на­лежать: накази про прийняття та звільнення з роботи, чеки на отри­мання готівки в касі банку, платіжні доручення банку на перераху­вання коштів, довіреність на отримання матеріальних цінностей тощо.
• виконавчимиє документи, де підтверджується факт здійснення господарської операції, її виконання певною особою, що подала до­кумент. До них належать: авансові звіти, виписки банків, касові при­буткові й видаткові ордери, акти, квитанції та ін.
• документи бухгалтерського оформленняскладаються на осно­ві виконавчих та розпорядчих документів самими працівниками бухгалтерії. Самостійного значення не мають, але необхідні в об­ліковому процесі. До таких документів належать: меморіальні ор­дери, бухгалтерські довідки, різні розрахунки (амортизації, розподі­лу витрат, звітні калькуляції) та ін.
• документи комбінованіпоєднують функції перелічених вище документів (розпорядчих, виконавчих, бухгалтерського оформлення). До них належать: авансові звіти, вимоги, наряди та ін. Прикладом
• комбінованого документа може бути і видатковий касовий ордер, в якому міститься розпорядження керівника про видачу готівки та підтвердження про її фактичну видачу та отримання підписами касира та отримувача грошей.

б) за місцем складання:

• внутрішнідокументи оформляють (виписують) на підприємстві й тут же застосовують. До них належать: авансові звіти підзвітних осіб, табелі обліку використання робочого часу, інвентарні картки основних засобів, прибуткові ордери тощо.
• зовнішні документи складають на стороні, їх отримують від інших підприємств і організацій. На вході обов'язково реєструють, оформ­ляють, як правило, на бланках уніфікованих форм. До них нале­жать: рахунки-фактури, платіжні доручення, виписки банків, поста­нови, листи, угоди тощо.

в) за порядком складання:

§ первиннідокументи складають у момент здійснення господарської операції (прибуткові та видаткові касові ордери, накладні, акти прийому робіт та ін.).

§ зведенідокументи складають на підставі однорідних первинних документів шляхом групування і узагальнення та балансової ув’язки їх показників (звіти касира, авансові звіти, товарні звіти, шахові відомості та ін.).

г) за способом використання:

§ разовідокументи фіксують одномоментно одну або декілька господарських операцій (ордери, вимоги, акти та ін.).

§ накопичувальнідокументи формують інформацію про однорідні господарські операції за певний відрізок часу (день, декаду, місяць). Такі документи використовують багаторазово. До них належать табель обліку робочого часу, лімітно-забірна картка, відомість випуску готової продукції, багатоденні наряди та ін. На відміну від разових, накопичувальні документи використовують з метою обліку після того, як у них записано останню операцію і підбито підсумок всіх ;

д)за змістом:

• грошовимидокументами оформляють операції, пов'язані з грошовими коштами. До них належать платіжні доручення, видаткові й прибуткові касові ордери, банківські чеки та ін.
• розрахунковимидокументами оформляють розрахуй фізичними і юридичними особами (рахунок-фактура, платіжне доручення, квитанції та ін.).
• матеріальними документами оформляються операції, пов’язані з рухом матеріальних цінностей (прибутковий ордер, вимога на, лімітно-забірна картка та ін.).

Документообігомназиваються порядок і шляхи руху документів з моменту їх складання або надходження до моменту здачі в архів.

Головне завдання документообігу — прискорення руху документів, і чим коротше і швидше буде організовано цей процес, тим він буде ефективнішим, і користувачі зможуть вчасно отримати інформацію для прийняття рішень.

Організує документообіг на підприємстві головний бухгалтер чи бухгалтер, який розробляє правила і технологію обробки облікової інформації.

Етапи документообігу:

І. складання первинних документів або реєстрація тих, що надійшли зі сторони;

ІІ. облікова обробка та реєстрація документів;

ІІІ. передача документів на зберігання в архів.

Організаційно перелічені етапи документопотоку відображаються в спеціальному документі, який називається план (графік) документообігу.

Поточний архів організовують безпосередньо в бухгалтерії для зберігання документів звітного року, оскільки в поточному році часто є потреба звертатися до нього за довідковою інформацією. Поточний архів міститься у спеціальних закритих шафах.

Постійний архів розміщується у спеціально обладнаному приміщенні й призначений для зберігання не тільки бухгалтерських документів і звітів, а й справ інших підрозділів і служб підприємства. Всі прийняті на зберігання справи реєструють в архівній книзі.

Відповідно опрацьовані: систематизовані у хронологічному по­рядку, прошиті й марковані ярликами (рубриками) документи з по­точного архіву передають у постійний після закінчення звітного року. Первинна документація зберігається в архіві окремо від облікових регістрів.

Терміни зберігання документів у постійному архіві визначено Головним архівним управлінням при Кабінеті Міністрів України. Відповідно до Переліку, затвердженого наказом цього управління від 20 липня 1998 р. № 41, документи поіменовані в розд. 42.

Бух­галтерський облік та звітність зберігаються від 3 до 5 років. Так, для первинних документів, що фіксують факт виконання господарських операцій і є підставою для бухгалтерських і податкових записів, вста­новлено термін зберігання 3 роки; розрахунково-платіжних відомо­стей, актів документальних ревізій, податкових та інших перевірок — 5 років; особових рахунків робітників та службовців, студентів -75 років; статути та положення, бухгалтерські звіти і баланси, пере­давальні, розділювальні та ліквідаційні баланси зберігаються по­стійно.

Після закінчення встановлених термінів зберігання документи, що мають особливо важливе значення, передають на безстрокове збе­рігання до державного архіву, а інші документи підлягають зни­щенню спеціальною комісією за актом з відповідною відміткою в архівній книзі.

Поиск по сайту: