Не подражайте другим. Найдите себя и оставайтесь собой

Глава 2. Четыре полезные рабочие привычки, помогающие избежать усталости и беспокойства

ПОЛЕЗНАЯ ПРИВЫЧКА № 1

Освободите свой рабочий стол от всех бумаг, кроме тех, которые необходимы для решаемой сейчас проблемы.

Рональд Л. Уильяме, президент чикагской и северозападной железнодорожной компании, как-то сказал: «Человек, чей письменный стол завален документами, касающимися самых разных вопросов, обнаружит: если он очистит свой стол от всех документов, оставив лишь необходимые для решения текущей проблемы, то станет работать гораздо легче и продуктивнее. Я называю это эффективным хозяйствованием, и это первый шаг к продуктивной работе».

Если вам доведется посетить библиотеку конгресса в Вашингтоне, вы увидите на потолке слова, принадлежащие поэту Поупу:

«Порядок — первый закон небес».

Порядок должен стать первым законом и в бизнесе. Но так ли это на самом деле? Увы, письменный стол типичного бизнесмена завален кучей бумаг, в которые он не заглядывает на протяжении недель. Я не преувеличиваю — издатель одной из новоорлеанских газет рассказал мне: когда секретарша навела порядок на одном из его письменных столов, то нашла пишущую машинку, исчезнувшую целых два года назад!

Уже вид стола, заваленного нераспечатанной почтой, оставшимися без ответа письмами, докладами, докладными записками, сам по себе вызывает замешательство, напряжение и тревогу. Но и это еще не самое страшное. Постоянное напоминание о «миллионе дел, которые нужно немедленно выполнить, и отсутствии необходимого для этого времени» может вызвать не только беспокойство и усталость, но и привести к повышению кровяного давления, болезням сердца и язве желудка.

Доктор Джон X. Стоукс, профессор медицинского факультета Пенсильванского университета, на съезде Американской ассоциации медиков выступил с докладом «Функциональные неврозы как осложнения органических заболеваний». В нем он перечислил одиннадцать состояний больных под заголовком «Признаки психического состояния пациента». Первый же пункт этого списка гласит:

Постоянное чувство, что человек что-то должен или обязан сделать; нескончаемая вереница дел, требующих завершения.

Так как же такие элементарные вещи, как разгребание завала на вашем письменном столе и принятие решений, помогут вам избежать высокого давления, этого тягостного ощущения, что вы просто обязаны, что-то предпринять, чтобы избавиться от «нескончаемой вереницы дел, требующих завершения»? Доктор Уильям Л. Сэдлер, знаменитый психиатр, рассказал о пациенте, который, используя этот нехитрый метод, смог предотвратить нервный срыв. Войдя в кабинет доктора Сэдлера, этот пациент, администратор крупной чикагской фирмы, выглядел возбужденным, нервным и обеспокоенным. Он и сам чувствовал, что вот-вот «взорвется», но не мог оставить работу, поэтому и пришел за помощью.

«В то время как этот человек рассказывал мне свою историю, — рассказывает доктор Сэдлер, — у меня внезапно зазвонил телефон. Звонили из больницы; и, не откладывая дела в долгий ящик, я немедленно принял решение. Я всегда стараюсь сразу же решать вопросы. Только я повесил трубку, как снова раздался звонок. И снова было срочное дело, потребовавшее некоторого времени для разрешения. В третий раз нас прервал мой коллега, который зашел в кабинет за советом по поводу тяжело больного пациента. Поговорив с ним, я вернулся к своему посетителю и начал извиняться, что заставил его так долго ждать. Но мой пациент вдруг повеселел, лицо его преобразилось».

«Пустяки, доктор! Не стоит извиняться, — произнес он. — За последние десять минут я понял причину всех моих проблем. Мне стоит вернуться в офис и пересмотреть принципы своей работы... Но прежде чем уйти, не возражаете, если я осмотрю ваш письменный стол?»

Доктор Сэдлер выдвинул ящики своего стола, все пустые, только один — с поступившей почтой. «Скажите, пожалуйста, — спросил пациент, — а где же у вас хранятся незаконченные дела?»

«У меня нет таких дел!» — ответил Сэдлер.

«А где тогда хранится корреспонденция, оставшаяся без ответа?»

«Я отвечаю на все письма! — сказал Сэдлер. — Я установил правило сразу же отвечать на письма: немедленно диктую ответ секретарю».

Шесть недель спустя тот же администратор пригласил доктора Сэдлера зайти к нему в офис. Администратор изменился сам, изменился и вид его письменного стола. Он выдвинул ящики, чтобы показать, что там не осталось незавершенных дел. «Шесть недель назад, — сказал администратор, — у меня было три письменных стола в двух офисах, и они были просто погребены под грудами документов и бумаг. Я никак не мог разделаться со своей работой. Поговорив с вами, я вернулся сюда и выкинул добрый вагон старых отчетов.и докладов. Теперь я работаю за одним-единственным столом и решаю вопросы по мере поступления. Я избавился от горы незавершенных дел, которые обрушивались на меня, вызывая злость и раздражение. Но самое поразительное — я полностью выздоровел и чувствую себя как огурчик!»

Чарльз Эванс Хьюз, бывший судья Верховного суда США, сказал: «Люди умирают не от перенапряжения на работе. Они умирают от несобранности, от бессмысленной траты сил и беспокойства». Именно так, бессмысленная трата сил и беспокойство, что работу никогда не удастся завершить, — вот истинные виновники смерти.

ПОЛЕЗНАЯ ПРИВЫЧКА № 2

Выполняйте дела в порядке важности.

Генри Л. Дохерти, основатель Национальной компании «Ситиз Сервис», говорил, что вне зависимости от величины предлагаемой зарплаты он почти ни у кого не смог обнаружить две способности.

Вот эти два бесценных качества: во-первых, способность мыслить. Во-вторых, способность выполнять дела в порядке их важности.

Чарльз Лакмэн, который начал карьеру с нуля и за двенадцать лет сумел дорасти до кресла президента компании «Пепсодент» и годового жалованья в 100 000 долларов плюс, помимо этого, заработать еще миллион долларов, утверждает, что своим успехом обязан именно этим двум качествам, которые, с точки зрения Генри Л. Дохерти, почти не встречаются в человеческом обществе. Чарльз Лакмэн утверждает: «Сколько себя помню, я всегда вставал в пять часов утра, в это время, мне думается лучше, чем в любое другое. Я лучше соображаю, лучше планирую свой день, чтобы выполнять дела в порядке их важности». Фрэнк Беттджер, один из наиболее преуспевающих американских страховых агентов, не ждет до пяти часов утра, чтобы распланировать свой рабочий день. Он все планирует еще накануне вечером — ставит перед собой цель, например, продать определенное количество страховых полисов. Если Фрэнку не удается справиться с дневным планом, он прибавляет непроданные полисы к тем, которые должен продать на следующий день, и т. д. По своему многолетнему опыту я знаю, что не всегда удается выполнять дела в порядке их важности. Но мне также известно, что хотя бы примерное планирование очередности дел гораздо полезнее импровизации на ходу.

Не следуй Джордж Бернард Шоу твердому правилу — выполнять наиболее важные дела в первую очередь, — он, может быть, так и не стал бы писателем, на всю жизнь оставшись кассиром в банке.

По его плану надо было ежедневно писать пять страниц. И так девять беспросветных лет, за которые он заработал лишь 30 долларов — что-то около пенни за день. Даже Робинзон Крузо составлял себе план дел на день.

ПОЛЕЗНАЯ ПРИВЫЧКА № 3

Столкнувшись с проблемой, старайтесь разрешить ее сразу, если достаточно информации для выработки решения. Не откладывайте решений.

Один из моих бывших слушателей, X. П. Хауэлл, рассказывал, что, когда он входил в состав правления сталелитейной компании «Ю. Эс. Стил», заседания правления часто затягивались. На них обсуждалось много проблем, но принималось мало решений. Обычно каждый член правления уносил домой кипы докладов для изучения.

В конце концов мистер Хауэлл убедил своих коллег рассматривать только одну проблему и решать ее, не откладывая дела «в долгий ящик». Решением мог стать запрос каких-то дополнительных фактов; могли намечаться какие-то действия или решалось не предпринимать никаких мер. Но никогда не переходили к следующему вопросу, не решив текущий. По словам мистера Хауэлла, результаты подобного метода ведения дел оказались просто потрясающими: просроченные дела исчезли, все вопросы повестки дня рассматривались немедленно. Члены правления больше не носили домой груды бумаг. И главное — они избавились от гнетущего чувства беспокойства из-за нерешенных проблем.

Не правда ли, хорошее правило не только для компании «Ю. Эс. Стил», но и для всех нас?

ПОЛЕЗНАЯ ПРИВЫЧКА № 4

Научитесь организовывать работу, распределять обязанности и контролировать выполнение.

Многие деловые люди раньше времени загоняют себя в могилу тем, что так и не научились распределять обязанности, всегда стремясь все делать сами. В результате они просто тонут в массе деталей, их охватывает замешательство. Чувство постоянной спешки, беспокойство, тревога, раздражение неотступно преследуют таких людей. Мне известно, что научиться правильно распределять обязанности и ответственность достаточно трудно. Для меня это всегда было сложной и непосильной задачей. Мне также хорошо известно, к каким катастрофическим результатам может привести делегирование ответственности неподобающим людям. Но как бы это ни было трудно, любой администратор должен уметь распределять обязанности и ответственность, если хочет избежать беспокойства, напряжения и усталости.

Человек, создавший компанию или крупную фирму и не умеющий организовать ее деятельность, распределить обязанности, ответственность и. осуществлять контроль, к пятидесяти-шестидесяти пяти годам обычно зарабатывает серьезное заболевание сердечно-сосудистой системы от постоянных тревог и напряжения. Хотите конкретный пример? Почитайте на досуге извещения о смерти в вашей региональной газете.

Помните, чтобы избежать переутомления и напрасного беспокойства, нужно:

1. Освободить свой рабочий стол от всех бумаг, оставив только необходимые для решаемого сейчас вопроса.

2. Выполнять дела в порядке их важности.

3. Столкнувшись с проблемой решать ее немедленно, не откладывая «в долгий ящик».

4. Уметь организовывать работу, распределять обязанности и осуществлять контроль.

Поиск по сайту: