Регистрация командированных работников: новый порядок
,
Приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н утверждены порядок и специальные формы учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы. Документ разработан во исполнение пункта 8 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, и вступил в силу 13 ноября 2009г.
По новым правилам с 13 ноября 2009 г. каждый работодатель обязан вести учет своих работников, которые направлены в служебные командировки как на территории России, так и на территории иностранных государств, а также учет работников других организаций, которые командированы к нему. Для осуществления такого учета предназначены две специальные формы регистрации командированных сотрудников:
• журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации (журнал выбытия);
• журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы (журнал прибытия).
Для организации учета командированных работников руководитель организации (или уполномоченное им лицо) должен назначить работника, ответственного за ведение журналов выбытия и прибытия, а также за осуществление отметок в командировочных удостоверениях. Кроме того, работодатель обязан обеспечить хранение журналов выбытия и прибытия в течение 5 лет со дня их оформления в установленном порядке. Таковы требования пунктов 5 и 6 Порядка учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, утв. приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н (далее - Порядок учета).
НОВОЕ - ЭТО ХОРОШО ЗАБЫТОЕ СТАРОЕ
Следует отметить, что еще в Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 № 62 «О служебных командировках в пределах СССР» (далее - Инструкция № 62) была установлена обязанность как министерств и ведомств, так и организаций вести в соответствующих журналах регистрацию лиц, отбывающих в командировки и прибывающих в командировки в данную организацию (п. 6). Рекомендуемые формы этих журналов были установлены в приложениях 2 и 3 к Инструкции № 62. Руководитель министерства, ведомства, организации своим приказом должен был назначить лицо, ответственное за ведение таких журналов регистрации и производство отметок в командировочных удостоверениях. В этой части установленный новый порядок регистрации командированных сотрудников практически не отличается от того, который был зафиксирован ранее в Инструкции № 62.
Как показывает аудиторская практика, ранее многие организации не вели регистрацию командированных сотрудников, считая, что приложения 2 и 3 к Инструкции № 62 носят рекомендательный характер. В качестве дополнительного аргумента они приводили следующий факт: для учета регистрации командированных работников федеральных государственных органов применяются формы журналов, установленные постановлением Росстата от 23.12.2005 № 107 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету федеральными государственными органами работников, выезжающих и приезжающих в служебные командировки», а не приложения 2 и 3 к Инструкции № 62. При этом формы № ТК-1 (гос) «Журнал учета федеральным государственным органом работников, выезжающих в служебные командировки» и № ТК-2 (гос) «Журнал учета федеральным государственным органом работников, приезжающих в служебные командировки» несколько отличаются от форм, установленных в приложениях 2 и 3 к Инструкции.
В то же время организации, которые вели учет командированных работников, использовали для этого либо формы журналов из приложений 2 и 3 к Инструкции № 62, либо формы журналов выбытия и прибытия, разработанные и утвержденные самостоятельно.
В настоящее время все организации независимо от организационно-правовой формы обязаны применять новые формы журналов выбытия и прибытия в соответствии с п. 8 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее - Положение о командировках) и Порядком учета командированных сотрудников.
ЧТО ЖЕ ИЗМЕНИЛОСЬ?
Отличия нового порядка регистрации от прежнего заключаются в следующем.
1. Пунктом 6 Порядка учета установлен срок хранения журналов прибытия и выбытия - 5 лет со дня их оформления в установленном порядке, в то время как в Инструкции № 62 сроки хранения журналов выбытия и прибытия определены не были.
Срок хранения указанных документов (5 лет) установлен в п. 358 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.2000. При этом п. 2.9 данного Перечня определено, что исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.
Исчисление срока хранения журнала выбытия (журнала прибытия), пронумерованного, прошитого и скрепленного подписью уполномоченного лица и печатью компании, законченного делопроизводством в 2010 г., начинается с 1 января 2011 г.
2. Имеются принципиальные отличия в содержании журнала выбытия. Так, новый журнал выбытия (в отличие от прежнего) содержит более лаконичную информацию: № п/п, Ф.И.О. командированного работника, номер и дата командировочного удостоверения, место командирования с расшифровкой наименования организации и пункта назначения.
Принципиально то, что теперь в этом документе не фиксируется общий срок командировки, как это было ранее. Очевидно, это связано с тем, что начиная с 25 октября 2008 г. (дата вступления в силу Положения о командировках) нет ограничений по предельному сроку служебных командировок как по России, так и за рубеж. Работодатель вправе самостоятельно устанавливать срок командировки с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (п. 4 Положения о командировках).
Еще одним отличием новой формы журнала выбытия является указание в нем места командирования работника с уточнением наименования организации и пункта назначения.
Прежний журнал выбытия (приложение 2 к Инструкции № 62) включал в себя еще и такую дополнительную информацию, как занимаемая должность командированного работника, Ф.И.О. и должность работника, подписавшего командировочное удостоверение, даты фактического выбытия и фактического прибытия (что позволяло определить общий срок командировки сотрудника), расписку командированного сотрудника в получении командировочного удостоверения. При этом старая форма не содержала необходимой информации о месте командирования сотрудника (табл. 1).
Таблица 1. Реквизиты журналов выбытия (прежняя и новая формы)
Реквизиты журнала выбытия
Новая форма, порядок учета
Прежняя форма, Инструкция № 62
№ п / п
+
+
Ф.И.О. командированного работника
+
+
Занимаемая должность
-
+
Дата и номер командировочного удостоверения
+
Только номер
Ф.И.О., должность работника, подписавшего командировочное удостоверение
-
+
Дата фактического выбытия
-
+
Дата фактического прибытия
-
+
Расписка командированного работника
в получении командировочного удостоверения
-
+
Место командирования: наименование организации
+
-
Место командирования: пункт назначения
+
-
3. Новый журнал прибытия включает в себя такую же информацию, что и прежний. Исключение составляет только должность прибывшего в командировку работника, которая теперь не должна указываться. Как и раньше, журнал прибытия фиксирует время пребывания физического лица в месте командирования (табл. 2).
Таблица 2. Реквизиты журналов прибытия (прежняя и новая формы)
Реквизиты журнала прибытия
Новая форма, порядок учета
Прежняя форма, Инструкция № 62
№ п / п
+
+
Ф.И.О. командированного работника
+
+
Занимаемая должность
-
+
Наименование организации, выдавшей командировочное удостоверение