По защите конфиденциальной информации при работе с зарубежными партнерами

1. Общие положения

Настоящая Инструкция определяет порядок работы с зарубежными партнерами. Положениями настоящей Инструкции необходимо руководствоваться также и при контактах с представителями совместных предприятий и с представителями конкурирующих фирм и организаций.

При работе с зарубежными партнерами также следует руководствоваться положениями «Инструкции по защите коммерческой тайны».

Инструкция устанавливает режим работы с иностранцами с целью защиты конфиденциальной информации.

Под работой с иностранцами следует понимать совокупность всех видов деятельности при контактах с иностранными компаниями, фирмами (переписка, телефонные разговоры, передача телексных и факсимильных сообщений) либо личных встреч с их представителями по служебным делам.

1.5. Ответственность за организацию работы с зарубежными партнерами и соблюдение требований настоящей Инструкции несут руководство, служба безопасности и руководители соответствующих струк­турных подразделений фирмы.

1.6. Для работы с зарубежными партнерами ежегодно составляются списки сотрудников, выделенных для этой работы.

2. Основания дм работы с зарубежными партнерами

2.1. Основанием для работы с зарубежными партнерами по служебной необходимости являются: планы международных научно-технических связей, заключенные контракты и протоколы, соглашения об установлении прямых производственных, научно-технических связей, решения о совместной деятельности, а также инициатива самих зарубежных представителей и пред­ставителей российской стороны.

Решение о приеме иностранцев принимается генеральным директором или его заместителями по представлениям руководителей структурных подразделений, согласованных с отделом по международным связям, службой безопасности, техническим отделом и отделом документационного обеспечения.

Основанием для командирования сотрудников за рубеж служит решение генерального директора или его заместителей, выносимое на основании представляемых руководителями соответствующих отделов материалов, оформленных в установленном порядке. Принятое решение излагается письменно непосредственно на докладной записке, представляемой в установленные сроки.

В докладной записке отражаются следующие сведения: цель выезда; страна командирования и принимающая организация (фирма); срок командирования; условия финансирования поездки; фамилия, имя, отчество и занимаемая должность командируемых.

3. Формы работы с зарубежными партнерами

3.1. Прием зарубежных делегаций.

3.1.1. Прием приглашенных зарубежных делегаций осуществляется на основе утвержденных программ, составляемых по установленной форме, а также сметы расходов по приему.

Программы пребывания приглашенных зарубежных делегаций и сметы расходов составляются соответствующими подразделениями, отвечающими за прием, согласовываются с отделом международных связей, службой безопасности и утверждаются генеральным директором.

Ответственным за выполнение программы пребывания иностранной делегации является руководитель соответствующего отдела.

3.2. Организация деловых встреч (переговоров).

3.2.1. Деловые встречи с зарубежными партнерами организуются на основе заявок, оформленных соответствующими отделами, отвечающими за прием по установленной форме.

3.2.2. Заявки согласовываются с руководителем отдела международных связей, службой безопасности, отделом технического обеспечения и утверждаются генеральным директором или его заместителями.

3.2.3. Переводчиков на деловые встречи приглашает отдел, принимающий зарубежных представителей.

3.2.4. Для участия в деловых встречах с зарубежными партнерами, как правило, привлекаются специалисты из числа сотрудников, выделенных для работы с зарубежными представителями, в количестве не менее двух человек.

3.2.5. Деловые встречи могут проводиться в кабинете генерального директора, кабинете его первого заместителя и специально выделенном для этого помещении.

3.2.6. Встречу, сопровождение и проводы зарубежных партнеров осуществляют сотрудники соответствующих отделов и отдела по международным связям.

3.2.7. Лица, участвующие в переговорах, обязаны:

- хранить конфиденциальную информацию фирмы;

- не входить в обсуждение вопросов, не относящихся к их компетенции.

3.3. Посещение приемов, симпозиумов, семинаров, выставок и других мероприятий, организуемых зарубежными партнерами или с их участием

3.3.1. Сотрудники фирмы посещают приемы, симпозиумы и семинары, организуемые зарубежными партнерами или с участием зарубежных партнеров, по служебным вопросам по согласованию с отделом международных связей, отделом технического обеспечения и с разрешения генерального директора.

3.3.2. При поступлении письменных или устных приглашений на подобные мероприятия непосредственно в адрес сотрудников следует руководствоваться п. 3.3.1. настоящей Инструкции.

3.4. Передача материалов зарубежным представителям

Передача зарубежным партнерам научно-технических и других материалов допускается после их предварительного рассмотрения руководством и службой безопасности с целью определения возможности их передачи.

3.5. Ведение служебной переписки. Прием и передача телексных и факсимильных сообщений, ведение телефонных разговоров с зарубежными партнерами

3.5.1. Общие положения

3.5.1.1. Руководство фирмы, отделы и подразделения фирмы ведут служебную переписку, прием и передачу телексных и факсимильных сообщений через отдел документационного обеспечения.

Вся входящая международная корреспонденция (вне зависимости от ее вида) регистрируется и первично рассматривается в отделе документационного обеспечения. Корреспонденция докладывается генеральному директору или его заместителям или направляется на рассмотрение и исполнение непосредственно в отделы.

После рассмотрения руководством корреспонденция в соответствии с резолюцией направляется исполнителям, и контроль за сроками исполнения поручения осуществляется в соответствии с установленным порядком.

Право подписи корреспонденции в адрес зарубежных представительств имеют генеральный директор, его заместители и начальники отделов.

Любая корреспонденция в адрес зарубежных представительств подлежит визированию у руководства и в службе безопасности фирмы. Один экземпляр документов остается в отделе документационного обеспечения.

3.5.2. Работа с письмами

Служебные письма, адресуемые зарубежным партнерам, пишутся на фирменных бланках с указанием наименования фирмы на английском языке, а также с разрешенными номерами телефонов, факсов и телексов, выделенных для работы с зарубежными представителями. Ставить какие-либо штампы и печати на таких письмах не разрешается.

Проекты писем в адрес зарубежных партнеров готовятся в отделах фирмы при строгом соблюдении конфиденциальности. Наименование отдела, фамилия и номер телефона исполнителя письма на подлиннике не указываются, а приводятся на копиях.

3.5.3. Работа с телексными сообщениями

Телексные сообщения от иностранцев принимаются на специально выделенный аппарат сети Телекс.

Подготовка проектов телексных сообщений осуществляется отделами по установленной форме на иностранном языке.

3.5.3.3. Отправка телексных сообщений зарубежным партнерам осуществляется в порядке, установленном настоящей Инструкцией.

3.5.4. Работа с факсимильными сообщениями

Все факсимильные сообщения от иностранцев подлежат регистрации в отделе документационного обеспечения.

Подготовка проектов факсимильных сообщений осуществляется отделами на бланках, используемых для письменной корреспонденции и со специальным титульным листом. Тексты сообщений могут быть как на русском, так и на иностранных языках. Требования к реквизитам исполнителя аналогичны требованиям п. 3.5.2.2. настоящей Инструкции.

3.5.4.3. Передача факсимильных сообщений иностранцам осуществляется отделами со специально выделенного аппарата факсимильной связи с предварительной регистрацией в отделе документационного обеспечения.

3.5.5. Ведение телефонных разговоров Сотрудники фирмы могут вести телефонные разговоры с зарубежными партнерами с телефонов, выделяемых для этих целей в каждом отделе: список телефонов подлежит согласованию с отделом международных связей и службой безопасности.

3.6. Командирование за рубеж

3.6.1. Состав делегаций, командируемых за рубеж за счет собственных средств, формируется соответствующими отделами и согласовывается с отделом международных связей, службой безопасности и руководством фирмы.

3.6.2. При командировании за рубеж по служебной линии делегациям и отдельным специалистам выдается техническое задание, в котором отражается перечень конкретных вопросов, для решения которых организуется поездка.

Технические задания составляются отделом международных связей и представляются на утверждение руководству не позднее чем за две недели до выезда.

3.6.3. Оформление выездных документов производится в отделе международных связей в установленном порядке.

4. Оформление результатов работы с иностранцами, учет и отчетность

4.1. Соответствующие отделы, принимающие иностранцев, по итогам работы с зарубежными партнерами и командирования за рубеж составляют отчеты произвольной формы. По итогам деловых встреч составляются записи бесед по установленной форме. Записи бесед представляются в отдел по международным связям в двухдневный срок после окончания работы с иностранцами, а отчеты, как правило, - в двухнедельный срок (два печатных экземпляра).

4.2. В записях бесед и отчетах указывается: когда, где, с кем состоялась встреча; ее основание и цель; кем дано разрешение на встречу, какое учреждение, организацию или фирму представляли иностранцы, их фамилии и должностное положение; кто присутствовал со стороны фирмы; содержание беседы (существо вопросов и ответы на них); какая документация и какие образцы изделий и материалов переданы зарубежным представителям или получены от них, обязательства сторон по существу обсуждавшихся вопросов, а также другая заслуживающая внимания информация.

4.3. Отдел международных связей ведет учет принимаемых иностранных делегаций и деловых встреч, а также учет сообщений от фирмы о контактах с иностранцами.

5. Организационные мероприятия по результатам работы с иностранцами

5.1. Отчеты по результатам работы с зарубежными представительствами и записи бесед, содержание обязательства и предложения сторон докладываются соответствующими отделами, организовавшими встречу, руководству фирмы и службе безопасности.

5.2. Координация работ по выполнению поручений руководства по данным документам возлагается на отдел международных связей и службу безопасности.

5.3. Контроль за выполнением положений настоящей Инструкции возлагается на руководство фирмы, отдел международных связей и службу безопасности.

Приложение 12

Поиск по сайту: