Методические рекомендации. Word предоставляет пользователю специальные средства для работы с большими

Word предоставляет пользователю специальные средства для работы с большими документами. Большим называется документ не столько большой по объему, сколько сложный по своей структуре. Под структурой документа обычно понимают схему, определяющую взаиморасположение и связь его составных частей. Так, например, в структуре дипломной или курсовой работы на самом высоком уровне иерархии находится название работы, далее следуют названия глав, разделов, подразделов и т.д. на сомом низшем уровне располагается текст (включая таблицы, иллюстрации, формулы и др.).

Большое значение имеет грамотное структурирование документа. Число уровней иерархии документа должно быть согласовано с объемом и важностью информации, которая в нем заключена. При правильном структурированию читателю для первичного ознакомления с документом достаточно просмотреть его оглавление.

При создании большого документа пользователь может применять разные подходы. Например, если известен план будущей пояснительной записки к курсовой работе, примерные названия глав, разделов и подразделов, то приступая к ее оформлению в Word, желательно сначала создать структуру документа, а затем уже набирать текст пояснительной записки. Если же текст уже набран, то можно провести структурирование существующего документа.

Процесс структурирования документа заключается в том, что в режиме просмотра структуры документа с помощью кнопок панели инструментов “Структурирование” нужным абзацам присваиваются уровни (Заголовок 1, Заголовок 2 и т.д.). После этого абзац перестает быть обычным текстом, он становится заголовком, оформленном в определенном стиле. Заголовки могут автоматически нумероваться, что избавляет пользователя от необходимости перенумеровывать разделы в случае добавления или удаления одного из них. На основании заголовков можно быстро создать оглавление документа. Благодаря использованию стилей при оформлении заголовков, достаточно изменить в стиле шрифт, кегль или начертание, и этот автоматически отразится на всех заголовках данного уровня, использующих данный стиль.

Назначение кнопок:

1 – повышает уровень выделенного абзаца на единицу;

2 – понижает уровень выделенного абзаца на единицу;

3 – преобразует выделенный заголовок в обычный текст;

4,5 – перемещают выделенные абзацы выше предыдущего (ниже следующего) элемента в структуре документа;

6 – кнопка Развернуть отображает следующий, более низкий по отношению к выделенному фрагменту, уровень структуры;

7 – кнопка Свернуть прячет самый низкий уровень в выделенном фрагменте;

8-14 – отображают заголовки соответствующего уровня;

15 – отображает заголовки всех уровней и текст;

16 – кнопка Показать первую строку включает и выключает режим отображения только первой строки текста;

17 – кнопка Показать формат включает отображение символов оформления документа;

18 – кнопка Главный документ.

Пример. Необходимо разработать структуру реферата “на тему Планирование рекламной компании”.

1) Перейдите в режим просмотра структуры документа, нажав соответствующую кнопку.

2) Наберите названия будущих глав, разделов и подразделов. Первоначально они будут иметь стиль Заголовок 1.

3) Используя описанные выше кнопки панели инструментов “Структурирование”, повысьте (понизьте) каждый абзац до нужного уровня:

На данном этапе реферат состоит только из заголовков различного уровня. Чтобы разместить в нем текст, удобно сначала в режиме просмотра структуры документа добавить в каждый раздел одну простую текстовую строку, а затем перейти в привычный режим разметки страницы. С этой целью в меню Вид

необходимо выбрать пункт Разметка страницы или нажать соответствующую кнопку. Далее следует набрать текст.

В Word имеются средства для автоматической нумерации заголовков. В меню Формат выберите пункт Нумерация заголовков и в открывшемся окне диалога выберите нужный стиль нумерации и нажмите кнопку OK.

В результате этих действий к каждому абзацу, отформатированному ранее как заголовок, будет добавлен соответствующий номер. При добавлении или удалении элементов структуры документа заголовки будут автоматически перенумеровываться. Стиль нумерации заголовков можно изменить, повторно выбрав команду Формат ® Нумерация заголовков и выбрав новый стиль нумерации. Чтобы удалить нумерацию заголовков, необходимо в диалоговом окне “Нумерация заголовков” нажать кнопку Удалить. Пользователь может самостоятельно изменить стиль нумерации заголовков, для этого используется кнопка Изменить.

Ниже показан один из способов нумерации заголовков для нашего примера:

Непременные атрибуты большого документа – сноски. В общем случае под сноской понимают дополнительный текст, помещенный внизу страницы под основным текстом и отделенный от него прямой чертой. Сноски могут содержать комментарии, пояснения, переводы, ссылки на первоисточники и т.д.

Сноска состоит из двух неразрывно связанных между собой частей: надстрочного указателя сноски в тексте и собственного текста сноски, соответствующего этому указателю.

Указатель (или маркер) сноски может быть порядковым номером сноски на странице, символом или значком. При использовании автоматической нумерации маркеры сносок изменяются всякий раз, когда пользователь вставляет, удаляет или перемещает текст сноски.

Чтобы поместить на странице сноску, в меню Вставка выберите пункт Сноска. На экране появится окно диалога:

Поле Нумерация предоставляет пользователю возможность установить тип нумерации и формат маркера сносок. Переключатель Авто устанавливает режим автоматической перенумерации сносок. Переключатель Другая позволяет пользователю самостоятельно выбрать формат маркеров сноски. Также можно воспользоваться кнопкой Символ для вставки некоторого символа в качестве маркера сноски.

В качестве примера рассмотрите сноску в конце данного предложения·. Чтобы отредактировать сноску, достаточно щелкнуть мышью в тексте сноски и далее редактировать его как обычный текст. Чтобы удалить сноску необходимо выделить маркер и удалить его как обычный символ (например клавишей <Del>).

Средствами Word можно автоматически создавать оглавления. Сделать это достаточно просто, если для форматирования заголовков в документе использовались стандартные стили Заголовок 1…9:

1) Установите курсор в то место документа, где необходимо разместить оглавление.

2) В меню Вставка выберите пункт Оглавление и указатели.

3) В открывшемся диалоговом окне выберите вкладку Оглавление, в списке Форматы – нужный формат (пример оглавления в выбранном формате будет показан в окне, Образец) и нажмите кнопку OK.

Флажок Номера страниц по правому краю позволяет выровнять вправо все номера страниц в оглавлении. В поле Уровни можно установить число уровней заголовков, которые будут включены в оглавление.

Ниже показан фрагмент оглавления в стиле Формальный для нашего примера:

При редактировании документа может возникнуть необходимость обновления оглавления. Для этого нужно установить курсор в обновляемом оглавлении и нажать клавишу <F9>. После этого в открывшемся окне диалога “Обновление оглавления” необходимо установить переключатель Обновить только номера страниц или Обновить целиком. В первом случае будут обновлены только номера страниц, во втором – может быть изменен также состав заголовков.

Очевидно, что использование методов структурирования документа, стандартных стилей для оформления заголовков позволяет существенно упростить и ускорить создание и редактирование большого документа, его оглавления, а также гарантирует единообразие оформление заголовков одного уровня и их последовательную нумерацию.

Контрольные вопросы и задания

1. Что такое структура документа и как ее создать?

2. Продемонстрируйте на примере назначение кнопок панели инструментов “Структурирование”.

3. Как запретить перенос слов в заголовках?

4. Как создать автоматическую нумерацию заголовков в документе?

5. Как создать оглавление документа?

6. Как создать и удалить сноску в документе?

7. Как изменить структуру документа (например, поменять местами разделы)?

8. Как пронумеровать страницы в документе?

9. Как разместить в колонтитуле названия глав?

· Текст сноски желательно набирать шрифтом меньшего кегля чем основной текст

Поиск по сайту: