Высота строк и ширина колонок

Программа работы

1. Форматирование чисел

2. Выравнивание данных

3. Установка шрифтов

4. Использование линий и рамок

5. Использование цветов и узоров

6. Высота и ширина колонок

7. Автоформатирование

8. Создание и изменение стилей оформления

9. Создание шаблонов и их использование для построения таблиц

Краткие сведения

Форматирование таблиц

Для эффективного использования таблиц очень большое значение имеет их правильное оформление. В Excel имеются богатейшие средства по оформлению таблиц, которые вызываются главным образом через команду Формат. С помощью этой команды можно форматировать блоки ячеек, строки, столбцы, рабочий лист, использовать режим автоформатирования, создавать и использовать стили форматирования (рис. 4.1). Команду Формат можно вызвать с помощью меню или щелчком правой клавиши над объектом.

Рис. 4.1 Команда Формат

Форматирование чисел

Для форматирования чисел необходимо выделить блок ячеек или одну ячейку и выполнить команды Формат-Ячейки. После этого открывается окно Формат ячеек с шестью вкладками: Число, Выравнивание, Шрифт, Рамка, Вид, Защита (рис. 4.2).

Для форматирования чисел необходимо выбрать вкладку Число.

Рис. 4.2 Диалоговое окно Формат ячеек, вкладка Число

В левой части вкладки в окне Числовые форматы (Category) для форматирования чисел содержится ряд форматов:

· Числовой;

· Финансовый;

· Дата;

· Время;

· Процентный;

· Дробный;

· Экспоненциальный;

· Денежный.

Кроме этого здесь имеются пользовательские форматы:

· Все форматы;

· Общий;

· Дополнительный.

Формат числа зависит не только от вида формата, но и от Типов форматов, которые можно увидеть при выборе режима Все форматы (рис. 4.3).

Рис. 4.3 Типы (шаблоны) форматов

Для создания шаблонов используются символы: # (замещаемый) и 0 (обязательный). Рассмотрим, как будет выглядеть число - 1234.567 в разных форматах:

Первый формат выводит числа как целые, округляя их в большую или меньшую сторону. Второй формат выводит числа с одним десятичным знаком после запятой. Третий формат выводит числа, как и первый формат, но вставляет пробелы после каждых трех целых разрядов. Четвертый формат выводит отрицательные числа красным цветом с двумя десятичными знаками после запятой и проставляет символы "р.".

Следует иметь в виду, что в расчетах участвуют точные значения чисел, а не их видимые на экране изображения. Символы "Решетка - #" и " Нуль - 0" используются для создания типов форматов. В денежном формате можно указывать краткое обозначение валют: $, DM, FF, руб. и т. д.

Число, отформатированное по формату Процентный, умножается на 100 и выводится со знаком %. Например, число 4 в формате Процент изображается как 400%.

Экспоненциальный (научный) формат выводит числа со знаком Е. Например:

Формат Дробный превращает десятичную дробь в обыкновенную. Так, число 10,3 преобразуется в зависимости от выбранного кода в 10 целых и 1/3 или в 10 целых и 3/10.

Формат Дата изображает дату с помощью натуральных чисел от 1, что соответствует 1 января 1900 года, до 65380, что соответствует 31 декабря 2078 года. Так, например, числу 1950 соответствует дата 3 мая 1905 года, а 14 марта 1996 года соответствует число 35138. В зависимости от кода дата 14 марта 1996 года может быть изображена по-разному:

Формат Время позволяет форматировать время, которое вводится с двоеточием после часов, минут и секунд.

Все форматы создаются в поле Тип. Их можно создавать с условиями. Так, например, если мы хотим, чтобы вместо нулей выводились пробелы или дефис (-), нужно создать коды: [=0]" " или [=0]" - " .

Для вывода слов в единственном и множественном числе можно создать соответствующий формат. Например, для слова "день" можно создать следующий формат:

[>4]0" дней";[>=2]0" дня";0" день"

Тогда числа 1, 2, 3, 4, 5, 6 и т. д. в этом формате будут изображены как:

и так далее.

Выравнивание данных

Для выравнивания данных необходимо использовать команды меню Формат – Ячейки - Выравнивание (рис. 4.4).

Рис. 4.4 Вкладка Выравнивание

Во вкладке Выравнивание можно установить выравнивание по горизонтали:

· по значению;

· по левому краю(отступ);

· по центру;

· по правому краю(отступ);

· с заполнением (с помощью этой опции) можно, набрав один символ, например «*», заполнить им всю ячейку);

· по ширине;

· по центру выделения;

· распределенный( отступ).

По вертикали данные можно выровнять:

· по верхнему краю;

· по центру;

· по нижнему краю;

· по высоте;

· распределенный.

В поле Ориентация можно выбрать ориентацию данных.

Наконец, активизировав индикатор Переносить по словам, можно в одной ячейке записать текст в несколько строк. Например,

Установка шрифтов

Установка шрифтов для выделенного блока таблицы производится при помощи меню Формат-Ячейка-Шрифт (рис. 4.5).

Рис. 4.5 Вкладка Шрифт

В открывшемся окне можно выбрать конкретный шрифт, его начертание и размер. Обычно текст набирается в 9-11 пунктов, основной заголовок в 16-20 пунктов, прочие заголовки в 10-14 пунктов. Шрифты бывают пропорциональными, когда каждому символу выделяется соответствующая площадь, и непропорциональными (моноширинными), когда каждому символу (например, широкому "W" и узкому "I") выделяется одинаковая площадь. Различают шрифты с засечками (штрихи на конце букв) и без засечек. Считается, что текст с засечками легче читается.

В поле Подчеркивания можно выбрать тип подчеркивания, в поле Цвет - цвет шрифта.

Линии и рамки

В оформлении таблиц немаловажную роль играют линии и рамки. Для их создания нужно выделить блок ячеек и вызвать меню Формат -Ячейки -Граница (рис. 4.6).

В открывшемся окне можно указать место линии или рамки: Вокруг, Слева, Справа, Сверху, Снизу, а также Тип линии и Цвет.

Рис. 4.6 Окно Формат ячеек вкладка Рамка

Цвета и узоры

Цвета и узоры для выделяемого блока ячеек устанавливаются с помощью меню Формат – Ячейки - Вид (рис. 4.7).

В поле Цвет выбирается цвет, а в поле Узор из имеющихся шаблонов - узор, который можно посмотреть в поле Образец.

Рис. 4.7 Вкладка Вид

Высота строк и ширина колонок

Высота строк обычно устанавливается автоматически в зависимости от высоты вводимого шрифта. При этом высота строки составляет 1,275 высоты вводимого шрифта. Если размер шрифта 10 пунктов, то высота клетки составит 12,75 пункта.

Однако высоту строк можно изменить с помощью мыши, поставив ее на линию раздела между именами строк. Курсор при этом трансформируется в крестик с противоположными вертикальными стрелками. Этот знак можно отбуксировать, увеличив или уменьшив высоту строки. Кроме того, высоту строки можно изменить с помощью меню Формат-Строка-Высота. В открывшемся окне можно задать высоту строки в пунктах. Строки можно Скрыть или Показать.

Аналогичным образом устанавливается ширина столбца. В меню Формат-Столбец имеется возможность установить ширину столбца по самой длинной записи в выделенном столбце Автоподбор ширины, а также стандартную ширину столбца в 8,38 пунктов. Как и строки, столбцы можно Скрыть и Показать.

Автоформатирование

Суть автоформатирования состоит в быстром форматировании выделенного блока по предлагаемым образцам. В Excel имеется 16 образцов автоформатирования: простой, три стандартных, четыре бухгалтерских, три цветных, три для списков, два с объемными эффектами. Семнадцатый образец снимает форматирование.

Для автоформатирования нужно:

· выделить блок ячеек;

· выбрать команду меню Формат - Автоформат;

· в открывшемся окне Автоформат (рис. 4.8) в поле Список форматов выбрать образец (шаблон), просматривая его в поле Образец.

Рис. 4.8 Диалоговое окно Автоформат

Однако возможности автоформатирования этим не ограничиваются. Нажав кнопку Параметры, можно подкорректировать образцы, активизировав их, или, наоборот, снять применяемые форматы для числа, рамки, шрифта, узоров и цвета, выравнивания, ширины столбцов и высоты строк.

Стили оформления

Под стилем оформления понимается поименованная совокупность конкретного набора элементов форматирования. В Excel имеется возможность, как изменять существующие стили, так и создавать новые. Для создания нового стиля нужно вызвать команду меню Формат-Стиль. В поле Имя стиля диалогового окна Стиль (рис. 4.9) можно вписать имя нового стиля. В зоне Стиль включает можно включить или выключить опции форматирования, например Рамки или Выравнивание.

Для изменения опций форматирования следует воспользоваться кнопкой Изменить. В результате вы окажетесь в окне Формат ячеек, работа с которым была рассмотрена выше. Завершать создание стиля следует, щелкнув по кнопке Добавить и закрыв окно кнопкой ОК.

Изменение существующего стиля производится аналогично, за исключением того, что имя стиля не меняется. В последующем выделенный блок ячеек можно отформатировать по соответствующему стилю, выбрав его в поле Имя Стиля диалогового окна Стиль.

Рис. 4.9 Диалоговое окно Стиль

Поиск по сайту: