Как уже было сказано выше, счета бухгалтерского учета делятся на балансовые и забалансовые. К балансовым относятся счета для учета хозяйственных средств (имущества) и их источников (обязательств), распорядителем которых является данное предприятие.
Забалансовые счета предназначены для учета товарно-материальных ценностей, которые временно находятся в пользовании или распоряжении предприятия, но ему не принадлежат. Кроме того, на этих же счетах ведется учет условных прав и обязательств. Эти счета используются и для контроля за отдельными хозяйственными операциями. Перечень забалансовых счетов с 001 по 011 приведен в типовом Плане счетов в конце списка основных синтетических счетов и имеет трехзначное обозначение: 001 «Арендованные основные средства»; 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение»; 003 «Материалы, принятые на переработку» и др. Средства, учет которых ведется на забалансовых счетах, в итоги баланса не включаются и отражаются за балансом. Особенностью этих счетов является отсутствие на них двойной записи. Операции записываются только в дебет или кредит забалансового счета без корреспонденции с другими счетами.
Балансовые счета открывают на основании статей баланса. Поэтому они в основном носят те же названия, что и статьи баланса, и их, так же как и статьи баланса, делят на активные и пассивные. Активные счета открываются на основании статей актива баланса и предназначаются для учета хозяйственных средств. Пассивные счета открываются на основании статей пассива баланса и используются для учета источников формирования этих средств.
Связь счетов с бухгалтерским балансом проявляется и в том, что начальное состояние (размер) хозяйственных средств и их источников записывается на счетах из баланса. Затем на основании хозяйственных операций в течение отчетного периода на каждом счете отражают изменения средств и их источников. Конечное состояние средств и их источников записывают в новый баланс по данным бухгалтерских счетов.
На активных счетах начальный и конечный остатки хозяйственных средств записываются в дебетовой части счета, увеличение средств отражается по дебету, а уменьшение по кредиту. К активным счетам относятся: «Основные средства», «Нематериальные активы», «Материалы», «Товары», «Касса», «Расчетные счета», «Финансовые вложения» и др.
При записях хозяйственных операций в активные счета могут быть только две ситуации:
1. Сумма начального остатка и сумма оборота по Дт счета должна быть больше суммы, показываемой по кредиту счета. В этом случае имеется сальдо (остаток) на конец проведения операции;
2. Сумма начального остатка и сумма оборота по Дт счета равны сумме, показываемой по Кт счета, в этом случае сальдо на конец отчетного периода не будет.
Схема активного счета
Дебет
Кредит
Остаток средств на начало отчетного периода
Увеличение средств (+)
Уменьшение средств (-)
Остаток средств на конец отчетного периода
На пассивных счетах делаются противоположные записи: начальный и конечный остатки источников средств записываются в кредитовой части счета, увеличение источников отражается по кредиту, а уменьшение по дебету.
К пассивным счетам относятся: «Уставный капитал», «Резервный капитал», «Добавочный капитал», «Нераспределенная прибыль» и др.
При записях хозяйственных операций в пассивные счета могут быть только две ситуации:
1. Сумма начального сальдо и сумма оборота по Кт должна быть больше суммы, показываемой по Дт счета. В этом случае имеем остаток на конец проведения хозяйственной операции.
2. Сумма начального остатка и сумма оборота по кредиту счета равна сумме, показываемой по дебету счета. В этом случае сальдо на конец отчетного периода равно 0.
Схема пассивного счета
Дебет
Кредит
Остаток источника средств на начало отчетного периода
Уменьшение источника средств (-)
Увеличение источника средств (+)
Остаток источника средств на конец отчетного периода
Помимо счетов для учета хозяйственных средств (активных) и их источников (пассивных) в бухгалтерском учете существуют счета, на которых отражаются одновременно и хозяйственные средства, и их источники – активно-пассивные счета.
Активно-пассивные счета бывают двух видов:
1. Активно-пассивный счет с односторонним сальдо (или дебетовое, или кредитовое). К таким счетам относится счет «Прибыли и убытки». Если у предприятия суммы доходов превысили суммы расходов, то разница между ними дает прибыль, поэтому сальдо счета будет кредитовым (прибыль является источником средств и отражается в пассиве баланса). Если, наоборот, суммы доходов меньше суммы расходов, то разница между ними показывает убыток, и сальдо по счету будет дебетовым.
2. Активно-пассивный счет с двусторонним сальдо (дебетовое и кредитовое одновременно). К таким счетам относятся счета «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» и др. Сальдо по дебету этого счета означает дебиторскую задолженность, а сальдо по кредиту – кредиторскую. В активно-пассивном счете записи по дебету могут иметь разное значение: либо увеличение дебиторской задолженности, либо уменьшение кредиторской. Разное значение имеет запись и по кредиту счета: или увеличение кредиторской, или уменьшение дебиторской задолженности.
Остатки по активным счетам, на которых отражается дебиторская задолженность организации, и по пассивным счетам, на которых показываются кредиторская задолженность, затем увязываются и отражаются соответственно в активе и пассиве баланса.
Схема построения активно-пассивного счета
Дебет
Кредит
Остаток средств на начало отчетного периода: дебиторская задолженность на начало отчетного периода
Остаток источников средств на начало отчетного периода: кредиторская задолженность на начало отчетного периода
Увеличение дебиторской задолженности (+);
Уменьшение кредиторской задолженности (-)
Увеличение кредиторской задолженности (+);
Уменьшение дебиторской задолженности (-)
Конечный остаток: дебиторская задолженность на конец отчетного периода
Конечный остаток: кредиторская задолженность на конец отчетного периода
План счетов бухгалтерского учета
План счетов представляет собой систематизированный перечень бухгалтерских счетов, в котором каждый счет имеет наименование и код. Они делятся на синтетические счета (первого порядка) и субсчета (второго порядка).
В настоящее время действует план счетов бухгалтерского учета № 94н., утвержденный Министерством финансов Российской Федерации 31 октября 2000 г. Согласно плану счетов и инструкции по его применению бухгалтерский учет должен быть организован на предприятиях всех отраслей народного хозяйства и видов деятельности (кроме банков и бюджетных учреждений) независимо от подчиненности, формы собственности, организационно-правовой формы, ведущих материальный учет методом двойной записи.
План счетов ориентирован на рыночную экономику и международные стандарты бухгалтерского учета.
В действующем плане счетов все счета бухгалтерского учета сгруппированы в восемь разделов:
I. Внеоборотные активы,
II. Производственные запасы,
III. Затраты на производство,
IV. Готовая продукция и товары,
V. Денежные средства,
VI. Расчеты,
VII. Капитал,
VIII. Финансовые результаты,
Забалансовые счета.
Всего в основном плане счетов предусмотрено около семидесяти счетов первого порядка и одиннадцать забалансовых счетов.
В Плане счетов бухгалтерского учета каждый счет имеет код (номер), состоящий из двух знаков (первый – счет 01 «Основные средства», последний – 99 «Прибыли и убытки»).
Все эти счета называются счетами первого порядка. Кроме того, к ряду счетов первого порядка предусмотрены субсчета. Например, счет 10 «Материалы» имеет ряд субсчетов: «Сырье и материалы», «Топливо», «Строительные материалы» и др., счет 55 «Специальные счета в банках» – субсчета: «Аккредитивы», «Чековые книжки», «Депозитные счета».
Применение кодов позволяет быстрее составлять бухгалтерские проводки, облегчает заполнение учетных регистров и применение вычислительной техники для обработки учетной информации.