Виды табличных документов и общие требования по их оформлению

Глава 9. Применение табличного процессора для решения экономических задач

В результате освоения данной темы студент должен:

знать:

- виды табличных документов и общие требования по их оформлению;

- типы данных, обрабатываемые электронными таблицами;

- способы адресации в Excel;

- инструменты для проведения статистического анализа экономической информации;

- технологии решения оптимизационных и финансовых задач;

- основные принципы работы с массивами данных;

- встроенные функции Excel и методы их применения для вычислений;

- принципы работы инструментов анализа данных («Подбор параметра», «Поиск решения»);

- преимущества пользовательского интерфейса Office Fluent и назначение функции Backstage.

уметь:

- владеть культурой мышления, способностью к обобщению, анализу, восприятию информации, постановке цели и выбору путей ее достижения (ОК-1)

- на основе типовых методик и действующей нормативно-правовой базы рассчитать экономические и социально-экономические показатели, характеризующие деятельность хозяйствующих субъектов, (ПК-2);

- осуществлять сбор, анализ и обработку данных, необходимых для решения поставленных экономических задач (ПК-4)

- производить арифметические операции с массивами данных;

- решать системы линейных и нелинейных уравнений;

- решать задачи экономического планирования при заданных ресурсах;

- моделировать и исследовать функции;

- осуществлять численное интегрирование и дифференцирование, применять теорию численного интегрирования в экономических расчетах;

- выбрать инструментальные средства для обработки экономических данных в соответствии с поставленной задачей, проанализировать результаты расчетов и обосновать полученные выводы (ПК-5).

владеть:

- информационной технологией работы в среде электронных таблиц Excel 2010;

- навыками вычислительной деятельности при использовании диапазонов ячеек;

- навыками правильной интерпретации в электронной таблице финансово-экономических задач;

- инструментальными средствами и методами решения задач статистического анализа в Excel;

- инструментальными средствами и методами решения финансово-экономических и оптимизационных задач в Excel.

Виды табличных документов и общие требования по их оформлению

Наиболее распространенной формой представления экономических и финансовых документов является табличная форма. Подобные документы, как правило, включают общую, оформительскую и предметную части. Общая часть содержит название документа и перечень общих по составу и значению реквизитов. В оформительской части документа находится информация о том, кто подготовил документ. Если речь идет об электронном документе, то в оформительской части может присутствовать электронная цифровая подпись, что придаст документу юридическую силу. В предметной части расположены значения экономических показателей, характеризующих документ.

В основе табличного документа лежит понятие таблица – набор, составленный из нескольких колонок, имеющих самостоятельные заголовки и отделенных друг от друга продольными линейками. Данные располагаются по графам и строкам таким образом, что каждый отдельный показатель входит в состав и граф, и строк.

В начале 80-х годов прошлого века появились понятия «электронные таблицы» и «табличный процессор». Табличный процессор – это компьютерная программа, поддерживающая представление данных в виде электронных таблиц, состоящих из строк и граф, на пересечении которых располагаются клетки (ячейки таблицы). Основное свойство электронных таблиц – мгновенный пересчет формул при изменении значений входящих в них операндов.

Почти за тридцатилетнюю историю существования табличных процессоров они претерпели ряд изменений, и на сегодняшний моментодним из наиболее популярных приложений в мире является табличный процессорMSExcel, входящий в состав MSOffice.

MSExcelпредставляет собой удобный инструмент для автоматизации экономических и финансовых вычислений с помощью формул и функций, встроенных в табличный процессор; построения диаграмм; обработки данных в списках или базах данных Excel; решения задач оптимизации; статистической обработки данных; анализа и прогнозирования и принятия более обоснованных деловых решений.Исходя из этого, MSExcel являются не только средством автоматизации расчетов, но и средством моделирования различных ситуаций.

Excel, позволяет работать с данными трех типов: текст, число, формула.

· Текст – присутствие в ячейке цифровых и нецифровых символов. Кроме цифр к цифровым символам в данном случае также относятся: запятая, являющаяся разделителем целой и дробной части числа; знак равенства в начале ячейки, являющийся признаком расчетов; знаки плюс и минус в начале ячейки, указывающие на положительное или отрицательное значение числа. По умолчанию текст выравнивается в ячейке по левому краю.

Текст используется для оформления таблиц – названия, шапки, боковика, а также для обозначения числовых данных и некоторой поясняющей информации о рабочей таблице.

При вводе текста, который не помещается в ячейку, возможны следующие варианты:

ü Если ячейки, расположенные справа, пусты, то текст отобразится целиком, заполняя соседние ячейки.

ü Если ячейки, расположенные справа не пусты, то в ячейке будут отображены только уместившиеся символы.

И в том и в другом случае весь текст хранится именно в той ячейке, в которую он был введен и при установке курсора на эту ячейку он отобразится в строке формул. В ячейке может находиться не больше 32000 символов.

Для корректного расположения длинного текста в ячейке Excel предлагает следующие варианты:

ü Расширить столбец на ширину введенного текста.

ü Отформатировать текст в ячейке, изменив шрифт.

ü Воспользоваться опцией переноса строки текста в пределах ячейки, чтобы он заполнял несколько строк («Переносить по словам»), или воспользоваться опцией Excel «Автоподбор ширины». И тот, и другой варианты выбираются на вкладке Главная/группа Выравнивание.

· Число – наличие в ячейке цифровых символов, а также запятой, являющейся разделителем целой и дробной части числа, знаков плюс и минус в начале ячейки, указывающих на положительное или отрицательное значение числа. По умолчанию числовая информация выравнивается в ячейке по правому краю.

С помощью числовой информации представляют всевозможные количественные соотношения данных определенного типа, например объемы продаж, количество товара, процент вклада, дата реализации и т.п. Числовые значения, введенные в ячейки таблицы, могут использоваться в формулах и диаграммах.

Для записи информации используются различные форматы (рис. 9.1):

Формат Общий позволяет отображать как числовые данные, так и текстовые.

Рис. 9.1 Формат ячеек

Форматы Общий, Числовой, Денежный, Финансовый, Процентный, Дробный, Экспоненциальный допускают представление чисел с точностью до 15 знаков, все последующие знаки заменяются нулями. При этом форматы Общий и Экспоненциальный представляют числа, у которых количество знаков больше 15, в экспоненциальной форме. Например, число 123456789012345678 в формате числовом будет выглядеть, как 123456789012345000, а в общем или Экспоненциальном форматах, как 1,23457E+17.

Одним из вариантов хранения в ячейке чисел, имеющих разрядность более 15 и не участвующих в математических расчетах (например, номер карточки медицинского страхования, или номер счета налогового органа), может быть представление их в текстовом формате.

Если в ячейке находится ряд символов "решетка" (#########), то это значит, что столбец недостаточно широк для отображения числа в выбранном формате. Необходимо увеличить ширину столбца или изменить формат представления.

Экономические и финансовые расчеты предполагают частое использование информации в формате Дата. В связи с этим следует понимать систему представления данных этого типа. Оперируя с датами, Excel использует последовательную нумерацию. Отсчет дат начинается с 1 января 1900 года. Этой дате присвоен порядковый номер 1. 2 января 1900 года, имеет порядковый номер 2, а 20 февраля 2012 года имеет порядковый номер 40959.

Очень важной информацией при работе с датами является то, что если даты вводятся в сокращенном формате, т.е. с двумя цифрами в номере года, и они лежат между 00 и 29, то эти даты интерпретируются как даты XXI столетия. Если две цифры номера года лежат между 30 и 99, то Excel понимает эти даты как даты XX столетия. Например, дата 20.02.12 будет воспринята как 20 февраля 2012 года, а дата 20.02.99 – как 20 февраля 1999 года. Чтобы не допустить ошибки в расчетах, следует вводить номер года полностью, используя четыре цифры.

· Формула –последовательность арифметических действий произведенных на основе значений из других ячеек или числовых констант. Признаком ввода в ячейку формулы является знак равенства в начале ячейки. Результатом выполнения формулы является числовое значение.

Формула может содержать ссылки на ячейки, которые расположены на другом рабочем листе или в другой рабочей книге. Однажды введенная формула может быть в любое время модифицирована.

Формулы могут быть любой сложности. Порядок выполнения операций зависит от их приоритета.С помощью круглых скобок порядок вычислений может быть изменен, вследствие чего изменяется и результат.Кроме констант и ссылок на значения из ячеек рабочего листа, в состав формул могут входить и ссылки на функции, предлагаемые мастером функций.

При вводе данных они одновременно отражаются в текущей ячейке и строке формул. Чтобы подтвердить завершение операции ввода, достаточно сместить указатель в другую ячейку или нажать клавишу <Enter>.

На рабочем листе Excel могут находиться также графики, рисунки, диаграммы, изображения, кнопки и другие объекты.

Поиск по сайту: