Совместная подготовка документов

Большое внимание следует уделить возможности коллективной обработки документов.

Текстовый процессор Word имеет средства, позволяющие редактировать документы нескольким пользователям и затем объединять сделанные исправления в исходном документе. К таким средствам относятся действия, объединенные на ленте Рецензирование(рис7.8).

рис. 7.8 Лента Рецензирование

Одним из средств коллективной работы с документом являются примечания, сделанные разными участниками составления документа. Примечания – это обозначенные инициалами и пронумерованные комментарии, которые записываются и отображаются в специальном окне примечаний и не затрагивают текст документа. Перед тем как вставить примечание, имеет смысл выделить фрагмент текста, который следует прокомментировать. В этом случае, при просмотре примечания текст, к которому оно относится, будет подсвечен.

Для вставки примечаний в текст документа нужно на вкладкеРецензирование нажать кнопку Создать Примечание,затем ввести текст примечания в выноске или в Области проверки.

Для удаления отдельного примечания следует вызвать контекстное меню, установив соответственно курсор мыши, а затем выбрать команду Удалить примечание.

Для удаления всех примечаний в документе следует выделитьлюбое из них, затем на лентеРецензирование в группе Примечания щелкнуть стрелку рядом с кнопкойУдалить, а затем выбрать вариант Удалить все примечания в документе(рис.7.9).

рис. 7.9 Удаление примечаний

Текстовый процессор Word позволяет удалить примечания отдельного рецензента. Для этого на вкладке Рецензирование в группе Запись исправлений щелкнуть стрелкуПоказать исправления выбрать команду Рецензенты и щелкнуть имя рецензента, примечания которого необходимо удалить или примечания всех рецензентов (рис.7.10).

Кроме добавления в текст документа примечаний рецензенты могут вносить исправления в документ.

рис7.10 Удаление примечаний

Для отслеживания примечаний и исправлений текстовый процессор предлагает воспользоваться кнопкойПоказать исправления в группе Запись исправлений на ленте Рецензирование. Здесь можно указать изменения каких элементов следует отследить в тексте (рис.7.11).

рис. 7.11 Просмотр исправлений и примечаний

Есть возможность наблюдать все исправления в документе на текущий момент, а также общее количество исправлений и количество исправлений каждого типа. Эту сводку можно увидеть, выведя на экран Область проверки из группы Запись исправлений на ленте Рецензирование. Причем пользователь имеет возможность расположить эту область вертикально или горизонтально. На рисунке (рис.7.12) приведена горизонтально расположенная область проверки.

рис. 7.12 Область проверки

Просматривая исправления и примечания, можно принять или отклонить любое из них. Пока не будут приняты или отклонены все сделанные в документе исправления и примечания, даже скрытые изменения будут появляться в отображаемых или отосланных документах. Действия по принятию или отклонению изменений объединены в группе Изменения на ленте Рецензирование.

Исправление помечается полным именем его автора, датой и временем создания. По ходу работы с документом есть возможность изменить имя рецензента. Для этого на ленте Рецензирование в группе Запись исправлений следует щелкнуть стрелку под кнопкой Исправления и выбрать командуСменить пользователя(рис.7.13).

рис. 7.13 Смена имени рецензента

После этих действий пользователь попадает в Параметры Word и в Личных настройках указывает новое имя, которое будет указываться в примечаниях (рис7.14). Введенное имя или инициалы будут использоваться во всех приложениях пакета Microsoft Office. Любое изменение этих параметров отразится в остальных приложениях пакета.

Изменения в имени пользователя или его инициалах, которые будут использоваться для его комментариев, будут применены только комментариям, сделанным после внесения изменений. Комментарии, уже сделанные в документе до изменения имени пользователя и инициалов, обновлены не будут

рис. 7.14 Личная настройка MSOffice

Если в редактировании документа принимают участие несколько пользователей, то имеется возможностьпопарно комбинировать документы друг с другом, пока все исправления редакторов не будут сведены в единый документ. Для этого нужно щелкнуть стрелку под кнопкой Сравнить на вкладке Сравнение.Вниманию пользователей будут представлены два пункта: Сравнить и Объединить. И в том и в другом случае нужно указать два документа исходный и измененный. В качестве исходного файла задается документ, в котором предполагается объединить исправления. Исправления, сделанные в документе, не могут быть объединены, если они не были помечены.

Чтобы предотвратить внесение рецензентами случайных изменений в документ, можно ограничить возможности форматирования и изменения файла. Для этих целей на вкладке Рецензирование находится кнопка Защита. Нажав на указанную кнопку и затем на кнопку Ограничить редактированиепоявится панель с разделами Ограничения на форматирование, Ограничения на редактирование и Включить защиту. В приведенных разделах пользователь имеет возможность настроить параметры ограничения форматирования и редактирования.

Поиск по сайту: