Автоматизация при подготовке многостраничных документов

Большинство многостраничных документов имеют не толькобольшой объем, но и сложную структуру.Прежде чем создавать многостраничный документ, следует определить его структуру (план) – разбивку на разделы, графы и параграфы. При определении структуры заголовкам и подзаголовкам назначаются стили разных уровней. Это удобно выполнять в режиме просмотра структуры (Вкладка Вид/группаРежим просмотра документа/Структура) (рис.7.7).

рис.7.7 Панель для работы со структурой

Если для заголовков и подзаголовковтребуется использовать нумерацию, то на вкладке Главная в группе Абзац нажать кнопку и выбрать вариант со стилями «Заголовок». Затем перейти в режим просмотра структуры документа и поочередно всем строкам заголовков назначить соответствующие уровни иерархии с помощью соответствующих кнопок: , , , .

Word 2010 позволяет создать не более 9 уровней подчиненности заголовков.Стиль Заголовок1находится на самом высоком уровне иерархии, каждый следующий уровень обозначается соответствующим отступом от начала абзаца, а также нумерацией, если она предусмотрена.

При использовании нумерованных Заголовков удобным средством является копирование формата: поместить курсор на строку копируемого стиля, дважды щелкнуть на кнопку Формат по образцу и далее щелкать на строки заголовков, к которым следует применить данный стиль.

В ходе работы структура документа (порядок глав) может изменяться.Находясь в режимеСтруктура имеется возможность просмотреть общую структуру документа, т.е. отобразить на экране только заголовки различных уровней ( ), скрыв блоки текста, показать одни уровни и скрыть другие ( , ), переставить местами некоторые блоки текста, относящиеся к определенным уровням ( , ), отобразить только первые строки заголовков и текста ( ), изменить стили и др. Перечисленные действия выполняются в группе Работа со структурой на вкладке Структура, которая появляется при переключении в режим структуры.

Использование стандартных заголовочных стилей позволяет создавать автоматически оглавление, что облегчает работу с многостраничными документами. Для создания оглавления установить курсор в позицию расположения оглавления (обычно, это в начале или конце текста) переключиться на вкладку Ссылкии в группе Оглавление выполнить команду Оглавление. Затем выбрать подходящий вид оглавления (автособираемое или ручное), при необходимости внести собственные настройки (указать формат оглавления, уровни заголовков, которые должны войти в оглавление, заполнитель пространства между текстом и номерами страниц и др.), выбрав команду Оглавление в нижней части окна Оглавление.

Чтобы изменения в тексте документа или заголовков, внесенные при последующей работе, отразились в оглавлении, нужно выделить область оглавления, щелчком правой кнопки мыши вызвать контекстное меню и задать командуОбновить полелибо нажать клавишу F9.

При работе с многостраничным документом следует обратить внимание на такие структурные элементы как перекрестные ссылки, гиперссылки, названия, сноски, закладки,колонтитулы.Также облегчает работу с многостраничными документами наличие номеров страниц.

Перекрестные ссылки применяются при необходимости размещения в тексте ссылок на следующие элементы текста: абзац, заголовок, закладка, сноска, рисунок, таблица, формула и служат для быстрого перехода к нужному элементу документа. Перекрестные ссылки создаются только между элементами одного документа. Для создания перекрестной ссылки нужно обратиться к вкладке Ссылки и в группе Названия выбрать кнопку или Вкладка Вставка/группа Ссылки пункт Перекрестная ссылка. При создании перекрестной ссылки можно придать ей свойства гиперссылки.

Гиперссылка может указывать на другой файл или Web страницу, а также использоваться и для создания гиперссылки внутри документа. Для этого следует предварительно установить закладку, на которую будет осуществлен переход. Закладка указывает на позицию или фрагмент текста, которым присвоено уникальное имя (Вкладка Вставка/группа Ссылки пункт Закладки) и предназначены для быстроты и удобства навигации по документу.Рациональная система перекрестных ссылок и гиперссылок существенно упрощает работу с многостраничными документами.

Названия– это нумерованные подписи, например Рисунок 1 или Таблица 1, которые добавляются к рисункам, таблицам, формулам и другим объектам.Смысл применения названий в том, что каждый следующий элемент определенной группы (Рисунки, Таблицы, Диаграммы и т.д.) будет автоматически получать порядковый номер(Вкладка Ссылки/группа Названия команда Вставить название).

Сноски предназначены для добавления к тексту комментариев, объяснений, указания источника информации. Сноски бывают обычные (в конце страницы) и концевые (в конце всего текста). Для работы со сносками предназначена группаСноски на вкладке Ссылки. Для вставки обычной сноски необходимо нажать кнопкуВставить сноску. В том месте, где находился курсор, появится значок сноски, а внизу страницы – горизонтальная разделительная линия и номер сноски. Для вставки концевой сноски нажать кнопкуВставить концевую сноску.

Колонтитулы представляют собой одну или несколько строк, помещаемых в начале или конце каждой страницы документа. Как правило, они содержат номера страниц, название глав и параграфов, данные об авторе и т.п. Колонтитулы могут различаться для четных и нечетных страниц, а также для первой страницы и последующих. Использование колонтитулов позволяет лучше ориентироваться в многостраничном документе

Часто при работе с многостраничными документами необходимо перемещаться по нему из начала в конец и наоборот. Если текст достаточно велик, то эта процедура занимает много времени. Для перемещения по тексту выполняются действия вкладка Главная/группа Редактирование/команда Найти/пункт Перейти. В появившемся окне пользователь указывает элемент, на который он желает перейти: Страница, Закладка, Раздел, Строка, Примечание, Сноска и др.

Поиск по сайту: