Создание первичного ключа

Каждая таблица в реляционной базе данных должна иметь первичный ключ.

Первичный ключ создается в режиме Конструктора таблиц:

1. Выделите поле (или поля в случае составного ключа), которое должно стать полем первичного ключа.

2. Вызовите команду Ключевое поле (меню Правка) или нажмите кнопку КЛЮЧ панели инструментов.

Определение связей

Создав несколько таблиц, необходимо связать их друг с другом.

1. Выберите команду Схема данныхна вкладке Работа с базами данных в группе Отношения.

2. Используя команду Добавить таблицуизКонтекстного меню, укажите имена таблиц, которые должны быть связаны.

3. Установите курсор в любую из таблиц на поле, по которому будет установлена связь и "перетащите" это поле на связующее поле другой таблицы.

4. Активизируйте флажок Обеспечение целостности данных. Данное действие позволит предотвратить случайное удаление или изменение связанных данных. Установите флажок Каскадное обновление связанных полей, тогда при изменении ключевого поля главной таблицы автоматически будут изменяться и соответствующие значения связанных записей. Установите флажок Каскадное удаление связанных полей, тогда при удалении записи в главной таблице будут удалены и все связанные записи в подчиненной таблице.

Сжатие базы данных

В результате удаления одних и создания других объектов файл базы данных может стать фрагментированным. С течением времени он разрастается и занимает гораздо больше места, чем необходимо для хранения всех объектов и данных. Поэтому следует периодически сжимать базу данных. Перед сжатием базы данных все объекты БД должны быть закрыты. Выберите команду Сжать и восстановить базу данныхна вкладке Работа с базами данныхв группеСервис.

Работа с данными таблицы

Вставка в запись рисунка или объекта

Рисунок или объект добавляется из имеющегося файла либо создается в приложении OLE (например, в MS Paint), а затем вставляется в текущую запись.

Чтобы добавить рисунок или любой другой объект в запись:

1. Перейдите в режим Конструктора таблиц.

2. Добавьте поле объекта OLE.

3. В режиме Таблицы установите курсор в нужную клетку и в контекстном меню выберите команду Вставить объект.

Если объект вставляется из существующего файла:

1. В появившемся окне выберите переключатель СОЗДАТЬ ИЗ ФАЙЛА.

2. Введите полное имя добавляемого файла в поле «Файл» или нажмите кнопку Обзор и выберите имя требуемого файла.

3. Нажмите кнопку ОК.

Если объект нужно создать:

1. Выберите тип создаваемого объекта в поле «Тип объекта» (например, Точечный рисунок Paintbrush).

2. Нажмите кнопку ОК.

3. После создания рисунка или объекта в приложении OLE выполните команду Выход (менюФайл)или Выход и возврат (менюФайл)приложения OLE.

Подтвердите обновление объекта в MS Access.

Просмотр данных в виде формы

Просмотр БД в виде формы позволяет видеть только одну запись.

Для автоматического создания простой формы:

1.Выберите нужную таблицу.

2.Нажмите кнопку Форма на вкладке Созданиегруппы Формы.

Добавление записей с помощью формы

С помощью формы можно добавлять записи в БД. Для этого в окне формы следует щелкнуть на кнопке Новая запись и ввести новые данные в пустые поля формы.

Поиск и замена данных

1. В окне БАЗА ДАННЫХ выберите вкладку ТАБЛИЦА или ФОРМА, а затем дважды щелкните на имени соответствующего объекта, в котором хотите осуществить поиск.

2. Щелкните в любом месте поля, в котором будет осуществляться поиск.

3. Щелкните на кнопке НАЙТИ панели инструментов или выберите команду Найти… (менюПравка).Появляется диалоговое окно ПОИСК В ПОЛЕ. Заголовок окна содержит наименование соответствующего поля.

4. В поле "Образец" введите последовательность символов, которую нужно искать.

5. В поле "Совпадение" укажите: С начала поля, если данные по которым ведется поиск известны целиком, С любой частью поля, если поиск ведется по части данных, которая может оказаться в различных областях поля, например, по первым или последним трем символам.

6. Установите область и направление поиска.

7. Щелкните на кнопке НАЙТИ.

8. Если осуществляется поиск более чем одной записи, то для продолжения поиска щелкните на кнопке НАЙТИ ДАЛЕЕ.

9. Если других записей не найдено, Microsoft Access запрашивает, намерены ли Вы продолжить поиск, начав с самой первой записи таблицы.

10. Щелкните на кнопке ЗАКРЫТЬ, чтобы закрыть диалоговое окно.

Для выполнения замены данных используйте команду Заменить из меню Правка.

Сортировка данных

Для выполнения сортировки данных в таблице или форме:

1. Выберите в таблице или форме поле сортировки. В режиме таблицы выделите столбец для сортировки.

2. Для выполнения сортировки по возрастанию (А-Я) или по убыванию (Я-А) нажмите соответствующую кнопку панели инструментов или выберите команду Сортировка (менюЗаписи).

Фильтрация данных

Фильтрация данных позволяет выбрать из БД только те записи, которые удовлетворяют некоторому условию.

В MS Access существует четыре вида фильтров:

1. Фильтр по выделенному фрагменту: определяет какие записи выводятся на экран путем выделения данных в таблице в Режиме Таблицы (в том случае, если выделенный фрагмент отсутствует, по умолчанию в качестве условия воспринимается значение той ячейки, в которой стоял курсор).

2. Обычный фильтр: по команде Изменить фильтропределяет, какие записи выводятся на экран путем выбора в качестве условия значения из списка значений каждого поля. (Использование закладки ИЛИ внизу экрана позволяет накладывать несколько условий на значения одного поля).

3. В Поле Фильтр для: (контекстного меню) условие задается непосредственно в контекстном меню для того поля, в котором это меню вызывалось.

4. Расширенный фильтр:позволяет проводить не только фильтрацию, но одновременно и сортировку по возрастанию или убыванию по нескольким полям одновременно.

В режиме работы с таблицами выберите команду Фильтр/ Расширенный фильтр (менюЗаписи). В окне ФИЛЬТР укажите все параметры интересующих записей, начав с указания поля, для которого нужно установить условия:

1. Перетащите выбранное имя поля в первую клетку строки "Поле" бланка фильтра или из предложенного в строке "Поле" бланка фильтра списка выберите нужное поле, щелкнув на стрелке в правой части клетки поля.

2. В клетку "Условие отбора" введите с клавиатуры соответствующее условие. В качестве условия может быть использовано любое выражение и подстановочные символы (*, ?, #, [] и др.)

3. Нажмите клавишу Enter. Microsoft Access добавляет к вашему критерию недостающие символы (кавычки - для текста, знак # - для даты и т.д.)

4. Щелкните на кнопке ПРИМЕНИТЬ ФИЛЬТР панели инструментов или выберите команду Применить фильтр (меню Фильтр).

Для того чтобы отобразить все записи, выберите команду Удалить фильтр (менюЗаписи).

В качестве примера рассмотрим создание в режиме конструктора таблицы «Фирмы».

1. Для поля [КодФирмы] определим Тип данных – Числовой, Размер поля – Целое, Подпись – Код Фирмы.

1) Для поля [Название] определим Размер поля – 20, Подпись – Название Фирмы, ограничьте значения поля названиями четырех фирм: «Citilink»; «Dinikin», «Elce», «Lizarin». Для сообщения об ошибке задайте текст: «Название фирмы введено неверно».

2) Для поля [Телефон] введем маску ввода: \(999\)999\-99\-99;;_. Размер поля – 20.

3) Сохраним таблицу под именем [Фирмы]. Перейдем в режим таблицы. Введем данные:

4) Импортируйте из базы данных Поставки (Оbmen\Teacher\Mek\Поставки) таблицы (структуру и данные): [Товары], [Склады], [Хранение], [Продажи].

5) Для полей [Наименование], [Марка], [Размер] таблицы [Товары] установите Размер поля – 50 символов. Для поля [Товары].[КодТовара] установите Размер поля – Целое, Подпись – Код Товара.

6) Для поля [Цена] таблицы [Товары] обеспечьте ввод только положительных значений. Для сообщения об ошибке введите текст: «Введите положительное число». Определите Тип данных - числовой, Размер поля – Одинарное с плавающей точкой, Формат поля - $#, Число десятичных знаков - 2.

7) Для поля [Склады].[НомерСклада] установите подпись № склада, для поля [Склады].[Телефон] введите маску ввода, Размер поля задайте - 20.

8) Для поля [Продажи].[Дата] задайте Подпись – Дата продажи, маску ввода 99\->L<LL\-00;0;_. Обеспечьте ввод дат позже 2000г. Для сообщения об ошибке введите текст: «Проверьте введенную дату».

9) В таблицу [Продажи] добавьте поле [Скидки]. Определите Тип данных – Числовой, Формат поля – Процентный. Обеспечьте ввод скидок до 100%: установите Размер поля – Одинарное с плавающей точкой; Число десятичных знаков – 0; Условие на значение – «Between 0 And 1»; Сообщение об ошибке – «Размер скидки не должен превышать 100%». Заполните поле [Скидки] (не для всех записей).

10) Добавьте в таблицу [Товары] поле: [Поставки]. Для этого поля определите: Тип данных – логический; Описание – «галочкой отмечаются товары, поставки на которые прекращены»; Подпись – Поставки прекращены; Значение по умолчанию – ложь. Заполните поле [Поставки].

11) В таблицу [Склады] добавьте поле [КодФирмы], определив числовой тип данных, Размер поля – «Целое».

12) Для полей [Склады].[КодФирмы], [Хранение].[НомерСклада], [Хранение].[КодТовара], [Продажи].[ID], с помощью Мастера подстановок создайте столбцы подстановок:

· Для поля [Склады].[КодФирмы] в качестве «столбца подстановки» используйте значения таблицы [Фирмы]. В «столбец подстановки» выберите поля: [КодФирмы], [Название], скройте ключевой столбец. Заполните поле [Склады].[КодФирмы]: Citilink (25, 27), Lizarin (16, 18, 23), Dinikin (56, 59), Elce (81).

· Для поля [Хранение].[НомерСклада] в качестве «столбца подстановки» используйте значения таблицы [Склады]. В «столбец подстановки» выберите поле [НомерСклада].

· Для поля [Хранение].[КодТовара] в качестве «столбца подстановки» используйте значения таблицы [Товары]. В «столбец подстановки» выберите поле [КодТовара], [Наименование], скройте ключевой столбец.

· Для поля [Продажи].[ID] в качестве «столбца подстановки» используйте значения таблицы [Хранение]. В «столбец подстановки» выберите поля: [ID], [КодТовара], [НомерСклада], откройте ключевой столбец. Объявите доступным поле [ID].

13) Установите связи между таблицами, обеспечив целостность данных, каскадное обновление и удаление данных в связанных таблицах.

14) Выполните сжатие базы данных (стр. 18).

15) В таблицу [Товары] добавьте поле [Изображение]. Определите тип данных OLE. Введите в любую запись рисунок, созданный в графическом редакторе.

16) Добавьте в таблицы [Товары], [Продажи], [Хранение] по одной записи, проверив при этом действие введенных Вами ограничений.

17) Отсортируйте данные в таблице [Товары] по цене.

18) В таблице [Товары], используя фильтр по выделенному, отобразите все товары, гарантийный срок которых 36 месяцев.

19) В таблице [Товары], используя фильтрацию, отобразите записи, цена товара в которых больше 100$.

20) В таблице [Продажи], используя расширенный фильтр, отобразите данные о продажах со скидкой с 5 по 15 декабря 2003г.

21) В таблице [Склады], используя фильтрацию, отобразите данные о складах фирмы Lizarin.

22) Просмотрите данные таблицы [Товары] в режиме АВТОФОРМА. Добавьте новую запись.

23) В режиме АВТОФОРМА осуществите поиск товаров марки Abit.

Создание запросов

Хотя в режиме таблицы доступны самые разные операции с данными – просмотр, сортировка, фильтрация – запросы являются наилучшим способом отбора необходимых данных. Запросы позволяют проводить вычисления, а также отбирать необходимые данные из нескольких таблиц.

Поиск по сайту: