Оформление цифровой информации

Порядок оформления документов

Нумерация страниц

При оформлении деловой документации установился определенный порядок нумерации страниц для многостраничных документов.

Все страницы, кроме первой, нумеруются. Если текст документа печатается с обеих сторон листа, то лицевые стороны нумеруются нечетными цифрами, а оборотные - четными.

Номер страницы проставляют посередине верхнего поля листа, на расстоянии не менее 10 мм от верхнего обреза. Номер страницы пишется арабскими цифрами без знаков препинания (точки), без указания слова «страница», его сокращенных вариантов «стр.» или «с.» и знаков тире («черточек»).

Оформление дат

ГОСТ Р 6.30-2003 предусматривает следующие способы оформления дат: цифровой и словесно-цифровой.

Наиболее экономичным является цифровой способ, поскольку сокращает длину написания даты и может одновременно служить кодом при обработке документов. Элементы даты приводятся одной строкой арабскими цифрами, отделенными точками, без переносов, в такой последовательности: число, месяц, год. Например: 20 сентября 2003 года пишется 20.09.2003.

Второй способ, словесно-цифровой. На финансовых документах даты оформляются следующим образом: 20 сентября 2003 года. Обозначения некалендарных сроков, начинающихся в одном году и заканчивающихся в другом, оформляются по примеру: в отчетном 2003/2004 году. Ссылка на длительный период времени делается следующим образом: 2001-2005 гг.

Если обозначение времени в тексте состоит из указания только года, то слово «год» пишется полностью (например, в 2003 году). Если, кроме года, указываются число, месяц, то слово «год» пишется сокращенно, с точкой (например, в январе 2003 г.; в первом квартале 2004 г.).

В больших архивах для удобства поиска документов допускается указание даты на стеллажах, полках и в некоторых документах в обратной последовательности: год, месяц, число. Например: 2003.09.20.

Общепринятые сокращения

В деловой документации допускаются общепринятые сокращения слов, а также сокращения, оговоренные нормативными документами.

Наиболее распространенные случаи употребления сокращений следующие:

1. в географических названиях: город - г., село - с, поселок - п., поселок городского типа - пгт. Перед названиями городов Москва и Санкт-Петербург буква «г.» не ставится. Буква «г.» также не ставится перед городами, в названиях которых имеется слово «город» (Новгород, Волгоград, Зерноград и др.);
2. в словах при фамилиях: товарищ - т. (в начале предложения - тов.), господин - г-н, профессор - проф., доцент - доц., начальник - нач., и т. д.;
3. слова, употребляемые при цифрах; пункт 2 - п. 2., подпункт 1.1. - подп. 1.1., рисунок 5 - рис. 5., раздел 2 - разд. 2.
4. слова при указании денежных единиц: рубль - р., тысяча рублей - тыс. р., миллион рублей - млн р., миллиард рублей - млрд р.
5. слова, сокращение которых пишется через дефис: министерство - м-во, завод - з-д, производство - пр-во, район - р-н, хозяйство - хоз-во, количество - кол-во, человеко-час - чел.-час и т. п.

Нередко в текстах документов используются в качестве сокращений буквенные аббревиатуры. Например: РФ _ Российская Федерация, ПК - персональный компьютер, НИИ - научно-исследовательский институт, АО - акционерное общество, ООО - общество с ограниченной ответственностью и др.

Допускаются сокращения словосочетаний: и так далее - и т. д., и тому подобное - и т. п., и другие - и др.

В текстах документов необходимо придерживаться следующего: при использовании сокращений слова или словосочетаний не допускается применять различные варианты их сокращения или написание их в одном месте полностью, а в другом сокращенно.

Не допускаются также следующие сокращения: ед.изм. - единица измерения, напр. - например, п/упр. - под управлением, т. г. - текущего года, с. г. - сего года, т. н. - так называемый, т. о. - таким образом.

Оформление цифровой информации

Особенностью официально-деловых текстов является наличие большого количества цифровой информации, неправильная запись которой является источником помех, возникающих при чтении, изучении и обработке подобных текстов. Отдельные виды управленческой информации передаются в форме смешанной записи, состоящей из цифр и слов. Например, число 509 000 в словесно-цифровой записи будет выглядеть так: 509 тыс. Словесно-цифровая запись не только дает возможность сокращать написание больших и малых чисел, но и значительно облегчает их восприятие.

В документах встречаются многозначные целые числа, простые и десятичные дробные числа, буквенно-цифровые и словесно-цифровые сочетания.

При написании многозначных чисел производится группировка их справа налево по три цифры: 13 768 290; 78 951. Числа в обозначениях (марках) машин и других технических устройств на группы не разделяются и пишутся слитно, если цифры предшествуют буквам (например, 5Т54А) и пишутся через дефис, если буквы предшествуют цифрам (ЗИЛ-155, ИЛ-18).

Простые дроби пишутся через косую черту: 1/2, 5/6. В десятичных дробях после запятой цифры группируются по три, начиная слева направо: 3,659 09; 8,032 091.

Номера телефонов разбиваются на группы цифр. Например, для семизначных 945 61 24, для шестизначных 24 12 15, для пятизначных 2 06 13, для трехзначных 568. Адреса домов, имеющие двойные номера, пишутся через косую черту: пр. Мичурина, д. 81/64; литерные номера домов пишутся слитно: пр. Кировский, д. 44а.

Порядковые числительные, обозначаемые арабскими цифрами, пишутся с падежными окончаниями через дефис (например: 1-й вопрос повестки дня).

Некоторые порядковые числительные для отличия обозначаются в документах с помощью римских цифр, но уже без падежных окончаний (например, XXI век).

Арабская цифра, входящая в словесно-цифровое сочетание, пишется через дефис с соответствующим словом (например, 40-градусная крепость, 11-этажный дом).

Числа до девяти включительно и приблизительные числа следует писать словами (например, порядка ста штук, в возрасте до пяти лет).

В названиях праздников и знаменательных дат, если числительное в названии приведено цифрой, то следующее за цифрой слово пишется с прописной буквы (например, 8 Марта).

Единицы измерения

В соответствии с ГОСТ 8.417 определены отдельные правила написания единиц измерения, встречающиеся в деловой документации.

Все меры длины, площади и т. п. обязательно обозначаются цифрами, единицы счета и физических величин приводятся сокращенно. При этом в конце сокращенного обозначения единиц измерения точка как знак сокращения не ставится: 41т; 517 м²; 25 см³.

Единицы измерения, не являющиеся самостоятельными, но которые входят в наименование сложной единицы, имеют в обозначении точку как знак сокращения: 750 мм рт. ст.

Между последний цифрой численного значения величины и обозначением единицы измерения оставляется пробел: 90 %; 1000 кг; 32 м²; 300 см³. Знак градуса обозначается строчной буквой «о», которая ставится на пол-интервала выше соответствующего числа. Обозначения шкалы (Цельсия, Кельвина) ставятся без пробела после обозначения градусов и без точек после них (например, 36,6°С; -10°С). Знаки « + » и «-» при этом печатаются без пробела.

В случае написания сложных единиц, включающих несколько обозначений, указываются обозначения всех единиц. Например, 20 м/с или 20 метров в секунду, но не 20 м/в секунду.

Поиск по сайту: