Охріменко Ганна Валеріївна, викладач

Національного університету «Острозька академія»

Основні принципи та проблеми впровадження електронного документообігу в організації

У статті подано характеристику автоматизації документних процесів в організації. Здійснено розгляд основних класів систем електронного документообіг та проблем їх впровадження в українських реаліях.

Ключові поняття: діловодство, електронний документообіг, електронний документ, автоматизація діловодних процесів.

In article the author describes the automation of paperwork’s operations in organization. The author considers the mail classes and the problems of introduction the systems of the electronic paperwork document control in Ukraine.

Key words: the office administration, the electronic paperwork document control, the electronic document, the automation of paperwork’s operations.

Основна функція будь-якої установи – прийняття управлінських рішень. При цьому вихідні дані для прийняття рішень, необхідна інформація і самі рішення представляються у вигляді службових документів.

Організування роботи зі службовими документами – це створення умов, які забезпечують зберігання необхідної документної інформації, її швидкий пошук, оперативність переміщення й виконання, а також забезпечення умов для всіх видів робіт з документами з моменту складання чи отримання до знищення або ж передавання в архів – становить єдиний технологічний цикл і є важливим організаційним чинником управлінської діяльності [2, с. 324]. ДСТУ 2732:2004 «Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення понять» визначив сутність цього технологічного процесу як «організування документообігу, формування справ, зберігання службових документів та користування ними у поточній діяльності установи» [4, с. 8].

Та обсяги технічної роботи з документами іноді заміняють основний зміст діяльності організації. За даними дослідження, що проводилося Siemens Business Services у низці компаній (опубліковані в журналі Business, № 4, 2000 р.) 30% робочого часу витрачається працівниками на пошуки та погодження документів; 6% документів губляться; кожний внутрішній документ копіюється до 20 разів; на 20—25% зростає продуктивність праці персоналу при використанні електронного документообігу; вартість архівного збереження електронних документів на 80% нижче в порівнянні з їхніми паперовими копіями [5, с. 10]. Тому автоматизація роботи з документами, що циркулюють в організації, має найважливіше значення для підвищення ефективності діяльності системи управління в цілому.

Тому основною метою даного дослідження є характеристика основних принципів функціонування електронного документообігу в організації. Основними завданнями даного дослідження є:

· характеристика нормативної бази та основних понять у сфері електронного документообігу;

· аналіз класів систем електронного документообігу та вимог, що пред’являються до них;

· розгляд переваг електронного документообігу та основних проблем автоматизації документопотоків в організації.

Проблемами впровадження електронного документообігу в організації на сучасному етапі займаються як російські так і вітчизняні науковці, зокрема, М.В. Ларін, М.П. Бобильова, Ю.Г. Вітін, В.І. Тихонов, І.Ф. Юшин, Г.Г. Асеев, О.В. Матвієнко, В.М. Боркус. Так, директор ВНІІДАД М.В. Ларін займається питанням нормативно-методичного регулювання впровадження електронного документообігу. І.Ф. Тихонов та І.Ф. Юшин акцентують увагу на дослідженні збереження електронних документів на підприємстві. В.М. Боркус займається питанням адаптації зарубіжного досвіду впровадження електронного документообігу на вітчизняний ринок.

Також впровадження електронного документообігу в Україні регламентується такими нормативно-правовими актами: Закони України: «Про електронні документи та електронний документообіг» та «Про електронний цифровий підпис» від 22.05.03 № 851-IV; Постанови Кабінету Міністрів України: «Про затвердження Порядку засвідчення наявності електронного документа (електронних даних) на певний момент часу» від 26.05.04 № 680, «Про затвердження Порядку застосування електронного цифрового підпису органами державної влади, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями державної форми власності» від 28.10.04 № 1452, «Про затвердження Типового порядку здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади» від 28.10.04 № 1453

· Виклад основного тексту передбачає логічність переходів між фрагментами тексту з посиланнями в квадратних дужках на першоджерела зі списку літератури до статті та на сторінки в них, звідки взято інформацію. Наприклад:

Основним об’єктом електронного документообігу є електронний документ – «документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа» [9, c. 17].

Також текст статті може містити таблиці та схеми, оформленні в належному порядку. Текст статті має завершуватися логічним висновком. Наприклад:

Отже, електронний документообіг – це сукупність технологій, які не тільки значно оптимізують, але й істотно змінюють роботу будь-якої організації. І цілком очевидно, що система подібного масштабу не може бути впроваджена «з нуля», оскільки впровадження може викликати довгостроковий параліч у діяльності організації. Причому збої в роботі виникнуть не тільки у внутрішньому середовищі організації, яка автоматизується, але і як наслідок – у підпорядкованій їй організацій. Таким чином, перед розгортанням системи електронного документообігу і діловодства необхідно виважено оцінити готовність всіх суб’єктів прийняття рішень (організацій) до якісно нових технологій.

· Стаття завершується списком літератури, яку було використано для її написання. Положень у списку літератури – від 4 до 12. Література оформлюються згідно з ДСТУ ГОСТ 7.1:2006 «Система стандартів з інформації, бібліотечної та видавничої справи. Бібліографічний запис. Бібліографічний опис. Загальні вимоги та правила складання». Наприклад:

Література

1. Асеев Г.Г. Электронный документооборот [Текст]: учеб. для студ.высш. учеб.завед./ Г.Г. Асеев. – К.: Кондор, 2007. – 500 с.

2. Беспянська Г.В. Діловодство [Текст]: навч. посіб. для дистанційного навчання / Г.В. Беспянська. – К.: Вид-во ун-ту «Україна», 2007. – 469 с.

3. Боркус В. Системы документооборота: что стоит за терминологией? [Электронный ресурс] / В. Боркус. – М., 2005. – Режим доступа: www.URL: http://www.intertrust.ru/analytics/articles/135. – Заголовок с экрана.

4. Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення [Текст]: ДСТУ 2732:2004 / розроб.: О. Загорецька, Л. Драгомірова, Л. Кузнєцова та ін. – на зміну ДСТУ 2732-94. – К.: Держспоживстандарт України, 2005. – 32 с. – (Національний стандарт України).

Поиск по сайту: