Оформлення та ведення особових справ. Заповнення та ведення документів, які включаються до особової справи. Перелік документів особової справи. Особовий листок з обліку кадрів. Доповнення до особового листка з обліку кадрів. Складання резюме, характеристики.
Заповнення трудової книжки. Загальні вимоги. Занесення відомостей про працівника на титульний аркуш. Занесення відомостей про роботу. Занесення відомостей про нагородження та заохочення. Оформлення вкладиша трудової книжки. Оформлення і видача дубліката трудової книжки. Виправлення неправильних або неточних відомостей про роботу, нагороди та заохочення. Облік та зберігання трудових книжок.
Студенту під час проходження практики необхідно ознайомитись з:
а) Державним класифікатором професій (ДКП) згідно ДК 003-2005 та доповненнями до нього.
б) Довідником кваліфікаційних характеристик професій працівників (Наказ Мінпраці і соц. політики від 16.02.98 № 24).
в) Інструкцією про порядок ведення трудових книжок та вкладишів до них, затвердженою спільним наказом Мінпраці, Мінюстиції та Мінсоцзахисту від 29 липня 1993р. № 58.
г) Наказом Мінстату України від 11.08.93 № 180.
Таблиця 3.1
Тематичний план виробничої практики для студентів ІV курсу напряму підготовки
6.020105 «Документознавство та інформаційна діяльність»
№ завдання
Тема дослідження
Перелік робіт
Рекомендовані документи для ознайомлення та складання
Ознайомитись зі статутом підприємства.
Ознайомитись зі структурою та технологічним циклом підприємства.
Документаційним та інформаційним забезпеченням діяльності організації.
Тема2. Організаційна структура служби документаційного забезпечення та здійснення документообігу в організаціях.
Обробка вхідних та вихідних документів. Книга реєстрації. Датування та індексація документів. Адресування та оформлення тексту документа. Погодження та засвідчення документів. Проставлення позначок на документах. Службові листи, вимоги до їх складання та оформлення. Особливості використання реквізитів у міжнародному листуванні. Організація документообігу в організації.
Студенту підчас проходження практики необхідно ознайомитись з:
Стандартами: ДСТУ 4163 - 2003 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. ДСТУ 2732 – 2004. «Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення понять». ДСТУ 4423 - 2005 «Інформація та документація. Керування документацією
1.Статут.
2.Таблиця основних показників господарсько-фінансової діяльності підприємства.
3.Організаційно-виробнича структура підприємства.
4.Схема технологічного циклу підприємства.
5.Посадова інструкція документознавця.
6.Документаційні системи підприємства .
7.Інформаційні потоки підприємства .
8.Стандартами з діловодства та інформаційної діяльності:
ДСТУ 4163 - 2003
«Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації ,
ДСТУ 2732 – 2004
«Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення понять»,
ДСТУ 4423 - 2005
«Інформація та документація. Керування документацією».
9.Нормативно-правові акти вищих органів управління:
Закони України:
“Про Національний архівний фонд та архівні установи”,
«Про звернення громадян»,
«Про електронні документи та електронний документообіг»,
«Про електронний цифровий підпис».
Постановами КМУ:
«Про затвердження Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну таємницю, що є власністю держави»,
«Типова інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді Міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади» від 30.11.2011 р. № 1242.
2.
2.1
Документаційн забезпечення організації.
1.Організаційно-розпорядчі документи в діяльності підприємства.
Правила організаційної діяльності підприємства. Складання Статуту та положень про структурні підрозділи. Складання функціональних обов’язків працівників. Статут як юридичний акт. Підготовка інструкцій, що регулюють організаційні, фінансові, науково-технічні та інші стосунки службових осіб. Розробка правил внутрішнього розпорядку в установі. Підготовка наказів з загальних питань, розпоряджень, рішень, вказівок, приписів. Документація діяльності колегіальних органів.
2.Організація роботи канцелярії.
Структура та штатний розпис канцелярії. Контроль за виконанням службових документів. Організація прийому працівників керівником установи. Скерування документів згідно резолюцій.
ДК-003, Класифікатором професій зі змінами та доповненнями до нього.
3.Робота зі зверненнями громадян.
Розгляд пропозицій, заяв і скарг громадян. Організація особистого прийому громадян. Порядок контролю за розглядом письмових та усних звернень громадян. Особливості передавання завершених справ в архівний підрозділ.
4.Організація роботи служб управління персоналом
Місце та роль кадрових служб за сучасних умов. Організаційні форми, структура, штатний склад кадрових служб. Положення про кадрову службу. Посадові інструкції працівників кадрової служби. Правила внутрішнього розпорядку в організації. Підготовка та оформлення розпорядчих документів. Організаційні та правові аспекти наказів. Оформлення наказів щодо особового складу: прийняття на роботу, переведення з посади на посаду, звільнення з посади, надання відпусток та матеріальної допомоги, відряджень.
4.1 Оформлення та ведення обліку кадрів
Загальні положення щодо обліку кадрів. Оформлення та ведення особових карток за формою П-2. Послідовність їх заповнення. Оформлення та ведення особової картки за формою П-2 - ДС. Ведення штатно-посадової книги. Заповнення алфавітної книги та алфавітної карти. Укладання колективних договорів. Оформлення та подання документів для призначення пенсій.
4.2 Формування особової справи працівника ведення та облік трудових книжок
Оформлення та ведення особових справ. Заповнення та ведення документів, які включаються до особової справи. Перелік документів особової справи. Особовий листок з обліку кадрів. Доповнення до особового листка з обліку кадрів. Складання резюме, характеристики.
Заповнення трудової книжки. Загальні вимоги. Занесення відомостей про працівника на титульний аркуш. Занесення відомостей про роботу. Занесення відомостей про нагородження та заохочення. Оформлення вкладиша трудової книжки. Оформлення і видача дубліката трудової книжки. Виправлення неправильних або неточних відомостей про роботу, нагороди та заохочення. Облік та зберігання трудових книжок.
5. Інформаційна інфраструктура організації.
Структурний підрозділ організації з інформаційно-аналітичного забезпечення управління.
Система виробництва інформаційних продуктів в організації. Система зберігання інформації. Система поширення інформації в організації. Інформаційні технології організації, які забезпечують виробництво, поширення та зберігання інформації. Організація кадрового забезпечення сервісного обслуговування елементів інформаційної інфраструктури організації.
Основні види інформації, які функціонують в організації та основні види інформаційної діяльності. Шляхи одержання інформації в організації. Використання інформації в управлінні. Поширення інформації. Формування системи інформаційного забезпечення технологічних процесів.
Інформаційний орган установи. Особливості роботи інформаційного органу. Довідково-інформаційний фонд.
5.1 Визначення попиту на інформацію
Вивчення потреби в інформаційних продуктах і послугах. Інформаційні потреби. Класифікація інформаційних потреб. Інформаційні запити, їх класифікація і характеристика.
Інформаційні повідомлення. Релевантність та пертенентність інформаційних повідомлень.
Класифікація споживачів інформації. Планово-виробниче та комерційне розповсюдження інформації. Методи вивчення інформаційних потреб, які використовуються в конкретній організації.
5.2 Форми і методи інформаційного забезпечення прийняття рішень
Управлінська інформація в установі. Характеристика документних потоків в організації. Потоки службової інформації (низхідні, висхідні, міжвідомчі, внутрішні), їхня структура. Потоки первинної та вторинної інформації.
Інформаційні ресурси установи в її структурних підрозділах. Документні фонди та інформаційні системи підрозділів установи.
Особливості інформаційних ресурсів управлінських служб та інформаційних служб установи. Чинники формування інформаційних потреб керівника (ІПК). Організація вивчення ІПК.
Оперативне та систематичне (довготривале) інформаційне забезпечення керівників. Диференційоване обслуговування керівників організації. Тематичне обслуговування керівників. Оглядово-аналітичне забезпечення.
Ресурсна база реалізації різних режимів інформування, поточного та ретроспективного пошуку інформації. Використання ресурсів національних інформаційних систем в інформаційному забезпеченні керівника.
5.3 Інформаційні документи в інформаційному забезпеченні управління
Фактографічні документи (фактографічні довідки, дайджести, фактографічні реферативні добірки).
Бібліографічні документи (бібліографічні довідки, добірки, покажчики, огляди). Реферативні документи (реферативні журнали, добірки, роширені реферати).
Аналітико-оглядові документи (аналітичні довідки, „ситуативні” огляди, прогнозо-аналитичні огляди та щорічні доповіді, видання оглядів інформаційних центрів).
Тематичні добірки та досьє. Експрес-інформація. Інформаційні документи в системі забезпечення інформацією керівників установ. Підготовка інформаційних документів.
5.4 Організація інформаційного обслуговування
Основні види інформаційного обслуговування.
Організація інформаційного обслуговування при разовому запиті, вибірковому розповсюдженні інформації, ретроспективному пошуку в ручному режимі та режимах зв’язку з автоматизованими базами даних.
Пошук документів в різних видах баз даних (фактографічних, бібліографічних, повнотекстових).
Електрона пошта. Світові інформаційні мережі та їх використання в процесі інформаційного обслуговування.
5.5 Інтернет-технології в інформаційному забезпеченні організації
Електронні документи як основа Інтернет-технологій організації.
Електронні публікації організації.
Стратегія застосування Веб-сайту організації. Основні компоненти Веб-сайту конкретної організації. Корпоративний Веб-сайт.
„Електронний офіс”. Концепція електронного офісу. Етапи його побудови.
1.1Статут та положення про структурні підрозділи організації.
1.2. Правила організаційної діяльності підприємства.
1.3. Правила внутрішнього розпорядку організації.
1.4. Інструкції функціональних обов’язків працівників.
1.5. Інструкції, що регулюють організаційні, документаційні, інформаційні та науково-технічні стосунки працівників.
1.6. Накази з загальних питань, розпорядження, рішення, вказівки, приписів.
1.7. Документація діяльності колегіальних органів.
Студенти під час проходження практики необхідно ознайомитись з:
- Державною уніфікованою системою документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації
- Державним класифікатором управлінської документації ДК 010-98.
- Типовими формами організаційно-розпорядчих документів, затвердженими наказом Мінстату України від 09.10.95 № 253.
2.1. Штатний розпис канцелярії.
2.2. Журнал контролю за виконанням службових документів.
2.3. Журнал реєстрації вхідних документів.
2.4. Журнал реєстрації вихідних документів.
3.1 Журнал реестрації пропозицій, заяв і скарг громадян.
3.2 Журнал прийому працівників організації.
3.3 Журнал контролю за розглядом письмових та усних звернень громадян. 3.4 Акти передавання завершених справ в архівних підрозділах.
Студенту під час проходження практики необхідно ознайомитись з:
- Інструкцією з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації (Постанова КМУ від 14.04.1997)
- Законом України «Про звернення громадян» зі змінами і доповненнями внесеними Законами України від 13.05.99 № 653-ХІV, від 20.11.2003 № 1294-ІV та від 20.01.2005 № 2384-ІV.
4.Студенту під час проходження практики необхідно ознайомитись з:
- Типовим положенням про організацію роботи кадрової служби та посадовими інструкціями працівників, функціями структурних підрозділів (Постанова КМУ від 02.08.96 № 912);
- Кодексом законів про працю в Україні, зі змінами і доповненнями згідно чинного законодавства;
- Законом України «Про відпустки» від 15.11.1996 № 505/96.
- Генеральною угодою між Кабінетом Міністрів України, всеукраїнськими об’єднаннями організацій роботодавців і підприємств та всеукраїнськими профспілками і профоб’єднаннями на 2005-2006 роки;
- Законом України «Про колективні договори та угоди» та типовими формами обліку руху кадрів;
- Законом України «Про пенсійне забезпечення» від 5 листопада 2001 р. № 1788-IV.
- Законом України «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування» від 9 липня 2003 р. № 1058 – IV.
- Державним класифікатором професій (ДКП) згідно ДК 003-2005 та доповненнями до нього.
- Довідником кваліфікаційних характеристик професій працівників (Наказ Мінпраці і соц. політики від 16.02.98 № 24).
- Інструкцією про порядок ведення трудових книжок та вкладишів до них, затвердженою спільним наказом Мінпраці, Мін’юсту та Мінсоцзахисту від 29 липня 1993р. № 58.
- Наказом Мінстату України від 11.08.93 № 180.
5. Студенту під час проходження практики слід:
Ознайомитись з положенням про відділ з інформаційно-аналітичного забезпечення управління.
- Побудувати схему основних видів інформаційних продуктів та послуг організації;
-Виявити елементи інформаційної інфраструктури організації – виробництва, поширення, зберігання інформації та програмне забезпечення елементів інформаційної інфраструктури (із зазначенням конкретних програм).
- Визначити підрозділи, які безпосередньо займаються інформаційним забезпеченням, а також структуру і склад інформаційного фонду організації.
- Зробити аналіз документних потоків організації і на його основі скласти план-схему інформаційної структури організації із зазначенням видів інформації, яка проходить в офісі;
- Визначити і класифікувати інформаційні потреби установи;
- Скласти таблицю використання інформаційних ресурсів в конкретних інформаційних системах з метою інформаційного забезпечення організації.
- Визначити основні види інформаційних документів, які виробляються та використовуються в конкретній установі.
- Розробити структуру інформаційних документів, які забезпечують конкретні інформаційні потреби установи.
-Розробити модель інформаційного обслуговуваня конкретної організації;
- Перерахувати відомі світові інформаційні мережі. - Визначити і дати конкретну характеристику електронних документів, які використовуються в роботі організації.
- Розробити інформаційну модель Веб-сайту організації;
- Розробити модель електронного офісу конкретної організації.
Продовження табл. 3.1
3.
Організація роботи референта керівника
6.1 Організація роботи референта керівника організації
Референт в системі управління організацією. Основні завдання та напрями діяльності референта в організації.
Інформаційні та аналітичні завдання референта керівника організації.
Підготовка референтом аналітичних, прогностичних та статистичних документів.
Координація діяльності учасників процесу інформаційного та аналітичного забезпечення керівника організації.
7. Організація роботи офіс-менеджера організації
Функції офіс-менеджера в організації.
Адміністративна діяльність офіс-менеджера. Організація і управління офісною роботою.
Обладнання офісу як елемент адміністративної діяльності офіс-менеджера. Стратегічне та оперативне планування роботи офісу.
Офіс-контролінг та офісні комунікації.
Програмне та інформаційне забезпечення офісної діяльності.
Робота в офісі з конфіденційною інформацією, що є власністю держави.
Студенту під час проходження практики слід:
- Ознайомитись з посадовою інструкцією референта організації;
- Визначити основні напрями роботи референта керівника конкретної організації.
- Ознайомитись з посадовою інструкцією офіс-менеджера організації ;
- Визначити основні напрями роботи офіс-менеджера конкретної організації.
4.
Аналіз фінансового стану досліджуваного підприємства (установи, організації)
Проаналізувати основні види діяльності підприємства, види продукції, яка випускається, послуг; обсяг випуску. Виконати фінансовий аналіз показників фінансово-господарької діяльності досліджуваного підприємства (установи, організації)
1. Регістри фінансового обліку
2. Річна фінансова звітність
3. Таблиця основних показників фінансово-господарької діяльності підприємства
Календарний план проходження виробничої практики
№ з/п
Зміст виконуваної роботи
Термін (дні)
Оформлення документів. Загальне ознайомлення з базою практики. Проходження інструктажу з розпорядку роботи та техніки безпеки. Організаційно-управлінська характеристика організації
Дослідження 1.
Документаційне забезпечення управління організацією
2.1. Скласти штатний розпис канцелярії.
2.2. Розробити журнал контролю за виконанням службових документів.
2.3. Розробити журнал реєстрації вхідних документів.
2.4. Розробити журнал реєстрації вихідних документів.
2.5. Розробити посадові інструкції: секретаря, документознавця.
2.6 Розробити журнал реестрації пропозицій, заяв і скарг громадян.
2.7. Розробити журнал прийому працівників організації.
2.8. Розробити журнал контролю за розглядом письмових та усних звернень громадян. 2.9. Скласти акти передавання завершених справ в архівні підрозділи.
Дослідження 2.
Інформаційне забезпечення управління організації.
- Побудувати схему основних видів інформаційних продуктів та послуг організації;
-Виявити елементи інформаційної інфраструктури організації – виробництва, поширення, зберігання інформації та програмне забезпечення елементів інформаційної інфраструктури (із зазначенням конкретних програм).
- Визначити підрозділи, які безпосередньо займаються інформаційним забезпеченням, а також структуру і склад інформаційного фонду організації.
- Зробити аналіз документних потоків організації і на його основі скласти план-схему інформаційної структури організації із зазначенням видів інформації, яка проходить в офісі;
- Визначити і класифікувати інформаційні потреби установи;
- Скласти таблицю використання інформаційних ресурсів в конкретних інформаційних системах з метоюінформаційного забезпечення організації.
- Визначити основні види інформаційних документів, які виробляються та використовуються в конкретній установі.
Дослідження 3. Створення інформаційних продуктів.
- Розробити структуру інформаційних документів, які забезпечують інформаційні потреби установи.
-Розробити модель інформаційного обслуговуваня організації;
- Перерахувати відомі світові інформаційні мережі. - Визначити і дати характеристику електронних документів, які використовуються в роботі організації.
- Розробити інформаційну модель Веб-сайту організації;
- Розробити модель електронного офісу організації.
Аналіз документаційно-інформаційного забезпечення управління організації
Організація контролю за виконанням управлінських рішень
Пропозиції щодо удосконалення документаційно-інформаційного забезпечення управління організації
