Основные правила подготовки и проведения разговора

Правило № 1. Сформулируйте конкретные цели

Ими могут быть заключение соглашения, подписание договора, разрешение спорного вопроса, убеждение в чем-либо, получение информации, поручение задания, отчет о чем-либо, оправдание и т. д. Чем конкретнее сформулирована цель, тем больше определенности в дальнейших шагах. Формулировать цели беседы полезно не только ее инициатору, но и другой стороне. Представьте, что к вам пришел некто (инициатор беседы) с вопросом, который вы разрешить не в состоянии в силу отсутствия у вас необходимой информации. Естественно, вы ставите первой своей целью получение информации.

Правило № 2. Составьте план беседы

Записывая тезисы беседы, мы: 1) оттачиваем формулировки, находим ключевые слова; 2) выстраиваем очередность аргументов в более убедительной последовательности; 3) продумываем аргументы, приводя их в систему; 4) подбираем необходимые аргументы, материалы; 5) определяем состав участников;

Прокомментируем последние два утверждения. Часто возникает ситуация, подобная такой:

Первый собеседник: На этот счет было решение совещания.

Второй: Какое? Я ничего не знаю.

Первый: Сейчас покажу вам протокол (ищет - сначала на столе, потом в ящиках стола, затем в шкафу... Не находит). Да, запропастился куда-то. Но я вам точно говорю – было такое решение.

Второй: Наверное, было, раз вы говорите. Но мне не верится, чтобы там могла быть именно такая формулировка, ведь от формулировки все и зависит. Поэтому не могу с вами согласиться...

Первый собеседник проиграл этот эпизод (а, возможно, с ним и весь разговор). А произошло это потому, что разговор не был обеспечен информационно – не были подобраны документы, которые как известно, являются наиболее вескими аргументами.

В отношении числа участников беседы следует заметить, что каждый новый участник может привнести элемент неопределенности. Поэтому для управляемости беседы следует стремиться к минимальному числу участников.

Увеличение количества активных участников беседы удлиняет ее. Но при этом вопрос может быть рассмотрен более обстоятельно. Беседа с большим числом участников представляет из себя совещание - самый дорогостоящий вид управленческой деятельности.

Правило № 3. Выберите время: а) удобное и вам, и вашему собеседнику; б) достаточное для разговора

Представьте, например, что вам нужно выяснить с кем-то отношения. Вы приходите к нему (или звоните), а его в это время терзают совсем другие заботы.

Рискованно начинать беседу (из числа тех, которые могут затянуться), не имея в запасе и собственного времени.

Не рекомендуется включаться в беседу после события, вызвавшего душевное волнение, нервное потрясение, гнев. Уместно здесь вспомнить высказывание Льва Толстого: "То, что начинается в гневе, заканчивается в стыде".

Правило № 4. Выберите подходящее место

Оно должно удовлетворять двум условиям: а) ничто не должно отвлекать вас от беседы; б) место должно максимально способствовать целям разговора.

Не для всякой беседы наилучшим местом является кабинет руководителя. Например, для разговора руководителя по душам с подчиненным больше подойдет рабочее место подчиненного, где он чувствует себя более уверенно и непринужденно. Подходящим местом может быть и нейтральная территория – какое-то свободное в данный момент помещение.

Не секрет, что многие договоренности легче достигаются в неформальной обстановке: за дружеским ужином, на прогулке, в сауне и т. д.

Впрочем, и в рабочей комнате можно создать различные зоны общения: официального, полуофициального и (если позволяют размеры комнаты) неофициального общения.

При официальном общении хозяин находится на своем обычном месте – за столом.

Для полуофициального общения – располагается напротив посетителя за приставным столиком или за столом заседаний, как бы приравнивая этим свой статус к статусу посетителя.

Зона неофициального общения представляет собой два-три кресла и журнальный столик.

Поиск по сайту: