Помощничек
Главная | Обратная связь


Археология
Архитектура
Астрономия
Аудит
Биология
Ботаника
Бухгалтерский учёт
Войное дело
Генетика
География
Геология
Дизайн
Искусство
История
Кино
Кулинария
Культура
Литература
Математика
Медицина
Металлургия
Мифология
Музыка
Психология
Религия
Спорт
Строительство
Техника
Транспорт
Туризм
Усадьба
Физика
Фотография
Химия
Экология
Электричество
Электроника
Энергетика

Розмноження документів



Порядок розмноження документів засобами множувальної техніки визначає керівник організації чи установи, а необхідність множення окремих документів -керівники структурний підрозділів.

Розмноження невеликих обсягів документації може здійснювати безпосередньо секретар за допомогою засобів оргтехніки, що є на його робочому місці.

Розмноження великих обсягів документації має проводитися спеціалізованим підрозділом за такими правилами:

- для виконання розмножувальних робіт виконавець заповнює замовлення, яке підписує начальник структурного підрозділу (відділу, цеху тощо);

- документи на розмноження передаються у розмножувальний цех разом із замовленням. При цьому замовленню надається номер, проставляється дата його передачі, встановлюється строк виконання;

- замовлення реєструється у спеціальному журналі обліку роботи розмножувального цеху. Працівник, який одержує розмножений матеріал, розписується на замовленні і проставляє дату одержання.

Для копіювання документації, бланків, методичного матеріалу, листок, рекламних матеріалів, буклетів, візиток тощо у кількості від 20 до 1000 екземплярів найбільш придатні цифрові тиражувальні пристрої формату А4 та АЗ. Це можуть бути високошвидкісні економічні апарати для копіювання з вмонтованими комп'ютерними інтерфейсами.

Дати

Дати підписання і затвердження документа, а також ті, що є в тексті, належить оформляти цифровим способом. Елементи дати наводяться тричленними числами з двох арабських цифр кожен елемент в один рядок у такій послідовності: день, місяць, рік. Наприклад, 13 січня 1998 року слід писати: 13.01.98.

Якщо порядковий номер місяця або числа з однієї цифри, то перед нею проставляється 0. Наприклад, 3 квітня 1998 року слід писати: 03.04.98. У текстах нормативно-правових актів і документів, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат: ЗО травня 1998 року.

Дата на документі проставляється особою, яка його підписує або затверджує, в момент підписання або затвердження.

Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з проходженням та виконанням їх (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа І направлення його до справи).

Дата підписання проставляється у лівій верхній частині документа разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці на бланку. Якщо документ складено не на бланку, його дата проставляється нижче підпису ліворуч. Дата затвердження документа зазначається у відповідній графі.

ІНДЕКС. Цей реквізит дозволяє забезпечити оперативний довідково-інформаційний пошук документа, його збереженість та контроль за виконанням.

Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень - індексів, які надаються документам під час реєстрації і вказують на місце складання, виконання та зберігання документів.

Індекс документа включає тричленне число з арабських цифр - по дві у кожному елементі: перший елемент - індекс структурного підрозділу, другий - номер справи за номенклатурою для підрозділу, третій - порядковий номер за журналом обліку. Наприклад: вхідний номер № 04-12/96, в якому 04 - шифр структурного підрозділу автора документа; 12 - номер справи, в якій зберігається копія вхідного документа; 96 - реєстраційний номер документа за журналом обліку вхідних документів та канцелярії.

ПОСИЛАННЯ НА ІНДЕКС ТА ДАТУ ВХІДНОГО ДОКУМЕНТА. Цей реквізит включає дату й індекс, вказані в документі організацією, що уклала або видала документ, на який дається відповідь. Наприклад:

на № 10-28/36 від 10.05.98.

МІСЦЕ СКЛАДАННЯ АБО ВИДАННЯ. Цей реквізит включає назву міста чи іншого населеного пункту, де видається розпорядчий, організаційний чи колегіальний документ.

АДРЕСАТ. Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі. У разі адресування документа установі або її структурному підрозділу без зазначення посадової особи найменування їх подаються у називному відмінку, наприклад:

Міністерство юстиції України

Міністерство охорони здоров'я України

Головне лікувальне управління

Якщо документ адресується конкретній посадовій особі, то назву установи та структурного підрозділу пишуть у називному відмінку, а посаду і прізвище - у давальному, наприклад:

Міністерство промислової політики України

Управління справами

Головному спеціалісту Шовкуну І.П.

Коли документ адресується керівникові установи або його заступнику, найменування установи включається до складу найменування посади адресата, наприклад:

Начальнику Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України Корнієнку СІ.

У разі потреби в реквізиті "Адресат" можуть зазначатися почесне звання та вчений ступінь.

Якщо документ адресується багатьом однорідним організаціям, адресата необхідно зазначати узагальнено, наприклад:

Генеральним директорам виробничих об'єднань, директорам підприємств і керівникам організацій

Документ не може мати більше чотирьох адресатів. Слово "Копія" перед зазначенням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться. Коли документ надсилається більш як чотирьом адресатам, складається список на розсилку, І на кожному документі зазначається тільки один адресат.

 

Офорлення приміток

Примітка - додаткове повідомлення, пояснення до тексту. Примітки слугують для того, щоб пояснити незрозумілі місця у тексті або такі, які вимагають додаткових пояснень і матеріалів, без яких певне поняття буде неповним, однобоким.

Додаток - подання додаткової інформації (документа) після тексту.

Підстава - причина, достатній привід, які виправдовують дію, вчинок.

Зробити щось на підставі означає виконати ту чи іншу дію виходячи з чого-небудь, спираючись на щось. Наприклад, підставою звільнення працівника з організації за власним бажанням може бути його відповідна заява на ім'я керівника організації.

Примітки вміщують в роботі за необхідністю пояснення змісту тексту, таблиці або ілюстрації. Примітки розташовують безпосеред-ньо після (нижче) тексту, таблиці, ілюстрації, яких вони стосуються. Якщо примітка одна, то її не нумерують. Слово "Примітка" друкують з великої літери з абзацного відступу, не підкреслюючи. Після слова “Примітка" ставлять крапку і з великої літери в тому ж рядку пода-ють текст примітки. При цьому рекомендується використовувати шрифт меншого розміру, ніж той, яким надруковано основний текст.

Приклад Примітка. Текст примітки.

Декілька приміток нумерують послідовно, в межах однієї сторі-нки, арабськими цифрами з крапкою. Після слова "Примітки" став-лять двокрапку і з нового рядка з абзаца після номера примітки з ве-ликої літери подають текст примітки.

 

 

Приклад Примітки:

1. Текст примітки.

2. Текст примітки.

Пояснення до окремих даних, наведених у тексті або в таблиці, допускається оформляти виносками. їх нумерують окремо для кожної сторінки арабськими цифрами у вигляді верхнього індексу. Якщо ви-носка на сторінці одна, то її допускається позначати символом у ви-гляді зірки (*).

Знаки виноски проставляють безпосередньо після того слова, числа, символу, речення, до якого дають пояснення. Текст виноски вміщують під таблицею або внизу сторінки і відокремлюють від таб-лиці чи основного тексту лінією завдовжки 40-50 мм, проведеною в лівій частині сторінки.

Номер або символ () і текст виноски друкують з абзацного від-ступу через один міжрядковий інтервал.

Приклад "... як можна співвіднести кібернетику - науку управління - й органі-заційно-технічний інструментарій - зрозуміти нелегко. Подібна “гра розуму" є не такою вже й невинною, як здається. Накопичення визна-чень неминуче веде до термінологічної та понятійної плутанини

 

 

 




Поиск по сайту:

©2015-2020 studopedya.ru Все права принадлежат авторам размещенных материалов.