Запаси товарно-матеріальних цінностей підприємства поповнюються за рахунок поставок від підприємств-постачальників. Розрахунки з постачальниками, як правило, здійснюються в безготівковій формі за допомогою різних банківських операцій.
Підтверджувальними документами для такого роду платежів є рахунки, акти приймання виконаних робіт та ін., на підставі яких виписуються платіжні доручення (така форма безготівкових розрахунків є найпоширенішою). Реквізити документа-підстави відбиваються в платіжному дорученні. Оплата й остаточний розрахунок за отримані товари оформляються проведенням: Дебет 631 - Кредит 311.
Платіжне доручення –це доручення банку, що обслуговує підприємство, перерахувати вказану суму вказаному адресатові для запропонованих цілей.
Цілями платежу можуть бути: розрахунки за отримані товари, надані послуги, виконані роботи; попередня оплата за майбутні поставки товарів, надання послуг, виконання робіт; сплата за нетоварними операціями, тобто платежі податків, відрахування у фонди, перерахування коштів на рахунки співробітників і ін.
Виписка платіжного доручення не супроводжується формуванням проводок (оскільки це лише намір здійснити платіж). Відбиття факту платежу на рахунках бухгалтерського обліку здійснюється після того, як з розрахункового рахунку підприємства банком списана зазначена сума, що підтверджується випискою з розрахункового рахунку (банківською випискою).
До виписки з банківського рахунку додаються прибуткові й видаткові документи, що дозволяє бухгалтерові підприємства звірити суми, зазначені у виписці з документами.
Для обліку розрахунків з постачальниками частіше використовуються субрахунки 631, 371.
На рахунках обліку розрахунків з постачальниками аналітичний облік ведеться за двома видами субконто: "Контрагенти" і "Замовлення". У свою чергу в кожній такій групі є два субрахунки: для обліку розрахунків виконаних у національній валюті й іноземній валюті.
Облікова процедура розрахунків з постачальниками в КСБО "1С:Підприємство 7.7"
Порядок дій з оплати рахунку постачальника в умовах ведення комп'ютерного обліку припускає виконання наступних кроків (рис. 6.4).
Реєстрація контрагента
→
Реєстрація договору й/або
рахунку,
→
Виписка
платіжного доручення
→
Одержання й формування банківської
виписки,
(якщо він ще не
зареєстрований)
на підставі якого буде здійснена оплата
(здійснюється на підставі договору й/або рахунку)
яка відображує факт оплати й формує відповідні проводки
Рис. 6.4. Порядок дій з оплати рахунку постачальника в умовах ведення комп'ютерного обліку
Формування документа "Платіжне доручення" дозволяє не тільки надрукувати документ, але й зберегти його в інформаційній базі в журналах, для подальшого використання інформації для введення й контролю банківських виписок.
Приклад 6.2. Підприємство здійснює оплату за рахунками, що надійшли:
- від підприємства ПАТ "Тканини", з яким укладений договір на поставку матеріалів (див. приклад 5.1.)
- від АТП 14220 за перевезення тканин (див. приклад 5.3)
Виписано платіжні доручення. Факт оплати підтверджений випискою з банку.
Для виписки платіжного доручення у типовій конфігурації передбачений документ "Платіжне доручення" (пункт меню Документи→Банк→Платіжне доручення).
O Так як Договір з ПАТ "Тканини" і рахунки вхідні від ПАТ "Тканини" і АТП 14220 вже зареєстровані в базі, можна внести платіжне доручення (рис. 6.5) використовуючи команду "Внести на підставі", попередньо виділивши в журналі документ (договір, прибуткову накладну, рахунок вхідний), на підставі якого виписується платіжне доручення. У цьому випадку необхідні реквізити в платіжні доручення будуть внесені автоматично із цих документів.
Для створення шаблону записів у поле "Призначення платежу" заповнити довідник "Призначення платежів".
Після того, як всі поля заповнені, можна виконати друк документа в необхідній кількості екземплярів.
Вихід з форми введення документа приведе до його збереження в журналах документів ("Банк" і "Повний журнал"). Так як документ не формує проводок, він не потрапить ні в "Журнал проводок", ні в "Журнал операцій".
O Аналогічним способом виписати платіжне доручення на оплату рахунку від АТП-14220.
O Для відбиття в бухгалтерському обліку операції перерахування коштів з розрахункового рахунку підприємства на рахунок постачальника в конфігурації призначений документ "Банківська виписка" (рис. 6.6) (пункт меню Документи→Банк→Банківська виписка). Введення нового рядка можна почати з функції "Заповнити за платіжками"[15] (відповідна кнопка у формі документа "Банківська виписка").
Рис. 6.6. Вікно документа "Банківська виписка" і сформовані ним проводки в "Журналі проводок"
Запис про оплату платіжних доручень, виконана за допомогою документа "Банківська виписка", буде відбиватися в журналі "Банк". Документом будуть сформовані проводки.