Заявка складається українською мовою і має стосуватися лише одного знака. Вона має містити такі документи:
1. заяву про реєстрацію знака, підписану заявником або його довіреною особою;
2. зображення позначення, що заявляється;
3. перелік товарів і послуг, для яких заявник просить зареєструвати знак, згрупованих за Міжнародною класифікацією товарів і послуг для реєстрації знаків;
4. документ про сплату збору за подання заявки.
За подання заявки на знак для перших трьох класів МКТП, в тому числі за проведення експертизи позначення, громадянам та юридичним особам України необхідно сплатити збір згідно з „Положенням про порядок сплати зборів за дії, пов’язані з охороною прав на об’єкти інтелектуальної власності”, яке затверджено постановою Кабміну України від 16 червня 2003 р.
5. довіреність патентному повіреному або іншій довіреній особі (при необхідності);
6. інші необхідні додаткові документи.
У заяві зазначаються прізвище, ім'я та по батькові заявника (заявників), якщо заявку подає громадянин. Якщо заявка подається від імені юридичної особи, то в заяві зазначається її адреса.
Знак для товарів і послуг може бути заявлений у будь-якому кольорі чи поєднанні кольорів. У такому разі в заяві має бути вказаний колір чи поєднання кольорів, охорону яких заявник просить. До заяви мають бути додані кольорові зображення вказаного знака в кількості примірників, що визначається ДДІВ України.
Назви у знаках для товарів і послуг подаються українськими заявниками українською мовою, якщо товари реалізуються, а послуги надаються виключно на території України (ч. З ст. 36 Закону Української РСР "Про мови в Українській РСР").
За подання заявки сплачується збір. Документ про сплату збору має надійти до Установи разом із заявкою або протягом двох місяців від дати подання заявки.
Установа може визначати дату подання заявки за днем її надходження, якщо в її складі будуть, принаймні, такі матеріали: а) клопотання в довільній формі про реєстрацію знака, викладене українською мовою; б) відомості щодо заявника та його адреси, викладені українською мовою; в) частина, яка зовнішньо нагадує позначення, що може бути знаком; г) відомості щодо переліку товарів і послуг, для яких заявляється знак.
Якщо заявка подана до Установи не в повному обсязі, то вона може бути доповнена протягом двох місяців від дати одержання заявником повідомлення Установи. Якщо протягом зазначеного строку заявка не буде приведена у відповідність до вимог Закону, то датою подання заявки буде дата одержання Установою повністю оформленої відповідно до вимог Закону заявки. Якщо цього не буде зроблено — заявка вважається неподаною, про що заявнику надсилається повідомлення.
Рішення Установи про встановлення дати подання заявки надсилається заявнику після надходження документа про сплату збору за подання заявки. У противному разі рішення заявнику не надсилається, а сама заявка вважається відкликаною.
Проте слід мати на увазі, що заявник може скористатись правом на пріоритет попередньої заявки на такий же знак протягом шести місяців від дати подання попередньої заявки до патентного відомства чи до відповідного органу держави — учасниці Паризької конвенції про охорону промислової власності.
Пріоритет знака може бути визначений також за датою відкриття офіційних або офіційно визнаних міжнародних виставок, якщо знак був використаний в експонаті, що демонструвався на почесних виставках. Однак для визнання пріоритету знака за цією датою необхідні дві неодмінні умови:
1) виставка проведена на території держави — учасниці Паризької конвенції про охорону промислової власності;
2) заявка надійшла до Установи не пізніше шести місяців від дати відкриття зазначеної виставки.
Правом пріоритету можна скористатися за умови, що заява про це надійшла до Установи не пізніше трьох місяців від дати подання заявки. У заяві має бути вказано дату подання і номер попередньої заявки та додано копію заявки українською мовою. Якщо ж ідеться про виставочний пріоритет, то має бути поданий документ, який підтверджує показ зазначеного знака на виставці.
Право на пріоритет втрачається, якщо у визначені строки не будуть подані зазначені матеріали.