Заявка складається українською мовою. Якщо опис і формулу винаходу (корисної моделі) викладено іншою мовою, то для збереження дати подання їх переклад повинен надійти до Укрпатенту протягом двох місяців від дати подання заявки.
Матеріали заявки не повинні містити висловів, креслень, малюнків, фотографій та будь-яких інших матеріалів, що суперечать громадському порядку і моралі, зневажливих висловлювань стосовно винаходів (корисних моделей) та результатів діяльності інших осіб, а також відомостей і матеріалів, які вочевидь не стосуються або не є необхідними для визнання документів заявки такими, що відповідають вимогам Правил.
У формулі, описі, рефераті і пояснювальних матеріалах до опису використовують, як правило, стандартизовані терміни і скорочення, а за їх відсутності - загальновживані в науковій і технічній літературі.
При використанні термінів і позначень, що не є загальновживаними, необхідно пояснити їх значення при першому вживанні в тексті.
Усі умовні позначення слід розшифровувати.
У описі, формулі винаходу (корисної моделі) та рефераті необхідно зберігати єдиність термінології, тобто одні і ті самі ознаки в зазначених документах повинні називатися однаково. Вимога єдиності термінології стосується також умовних позначень і розмірності фізичних одиниць, які використовуються в матеріалах заявки.
Назва винаходу, за потреби, може містити символи латинської абетки та цифри. Використання символів інших абеток, спеціальних знаків у назві не допускається.
Одиниці вимірювання фізичних величин переважно вживаються в одиницях діючої Міжнародної системи одиниць.
Документи заявки, а саме: заяву про видачу патенту, опис і формулу винаходу (корисної моделі), креслення і реферат подають у трьох примірниках. Документи, які потребують подальшого перекладу, можуть бути подані мовою оригіналу в одному примірнику, а їх переклад — у трьох примірниках.
Склад заявки.
Заявка – це сукупність документів, необхідних для видачі Установою (Міністерством освіти і науки України) патенту (деклараційного патенту) на винахід чи деклараційного патенту України на корисну модель.
Заявка повинна містити:
1. заяву про видачу патенту (деклараційного патенту) України на винахід чи деклараційного патенту України на корисну модель;
2. опис винаходу (корисної моделі);
3. формулу винаходу (корисної моделі);
4. креслення (якщо на них є посилання в описі);
5. реферат;
6. документи , що додаються до заявки.
Всі зазначені вище матеріали готуються та подаються у 3-х примірниках. Документи, які потребують подальшого перекладу, можуть бути подані мовою оригіналу в одному примірнику, а їх переклад – у трьох примірниках.
Заяву про видачу патенту (деклараційного патенту) України на винахід чи деклараційного патенту на корисну модель слід подавати українською мовою за встановленою формою. Всі розділи заяви необхідно заповнити, окрім тих, які призначені для відміток Укрпатенту. Якщо відомості не можуть бути повністю розміщені за браком місця у відповідних графах, то їх наводять на додатковому аркуші за тією самою формою із зазначенням у відповідній графі заяви — "див. на окремому аркуші".
У заяві необхідно вказати повне ім’я або найменування (для юридичної особи) заявника та його адресу, а також навести дані про винахідника.
У разі прохання видати патент на винахід слід зазначити, який саме патент бажає одержати заявник – патент із строком дії 20 років, що видається після проведення експертизи по суті, чи патенті з строком дії 6 років (деклараційний патент), що видається під відповідальність заявника за результатами формальної експертизи без проведення експертизи по суті.
Заява підписується заявником і обов’язково проставляється дата підпису.
Якщо заявник – юридична особа, то заява підписується особою, що має на це повноваження. Підпис складається з повного найменування посади особи, яка підписує заяву, особистого підпису, ініціалів, прізвища і скріплюється печаткою.
Якщо заявник доручив ведення справ по заявці патентному повіреному або іншій довіреній особі, останній може ставити свій підпис замість заявника, а до заяви необхідно додати видану заявником довіреність.