Помощничек
Главная | Обратная связь


Археология
Архитектура
Астрономия
Аудит
Биология
Ботаника
Бухгалтерский учёт
Войное дело
Генетика
География
Геология
Дизайн
Искусство
История
Кино
Кулинария
Культура
Литература
Математика
Медицина
Металлургия
Мифология
Музыка
Психология
Религия
Спорт
Строительство
Техника
Транспорт
Туризм
Усадьба
Физика
Фотография
Химия
Экология
Электричество
Электроника
Энергетика

Формуляр-зразок телеграми



Т Е Л Е Г Р А М А

ТЕРМІНОВА ЧЕРКАСИ ПРУТ ОМЕЛЯНЧУКУ

ЗУСТРІЧАЙТЕ ЗАВТРА 0 18 ДВК 07 ПОТЯГ НР528 ВАГОН НР12 КРПК ПРУТ

23154 Ужгород, вул. Житня, 22

Тел. 253-14-14

ТЕЛЕФОНОГРАМА

Якщо службовий документ потребує негайного виконання, передача тексту документа може здійснюватись по телефону, телеграфу або телефаксу.

Телефонограма – це службовий документ, що становить оперативне повідомлення, передане телефоном. Телефонограми складає секретар-референт або інший працівник за дорученням керівника. Такий зв’язок використовується коли треба терміново сповістити когось про щось: про засідання, наради, ділові заходи тощо. Телефонний зв’язок використовується, якщо потрібно терміново оповістити про заходи, що плануються: про засідання, наради, ділові зустрічі, зміни в запланованих діях, заходах тощо. Текст телефонограми повинен бути чітким, лаконічним, стислим (бажано до 50 слів), з акцентом на факти, дати, час та місце проведення заходів. Якщо в тексті є слова, які погано сприймаються на слух, чи вразі перешкод на телефонній лінії, що не дають змоги чітко почути деякі слова то треба кожну літеру передавати словами.

Складену та оформлену телефонограму повинен перевірити та підписати керівник або відповідальний працівник підприємства.

Якщо телефонограму передають кільком адресатам, то складається їх перелік із відповідними номерами телефонів.

Оформляючи вихідну телефонограму, зазначають:

· назву виду документу (ТЕЛЕФОНОГРАМА);

· номер;

· дату підписання;

· текст;

· підпис;

· прізвище і номер телефону особи, яка переслала телефонограму;

· прізвище і номер телефону особи, яка прийняла телефонограму;

· дату і час передавання телефонограми.

Передаючи телефонограму, слід дотримуватися таких правил:

1. відрекомендуватися і назвати номер свого службового телефону;

2. назвати вид документа;

3. продиктувати текст телефонограми;

4. назвати посаду і прізвище особи, яка підписала телефонограму;

5. записати назву посади, прізвище ім’я, по-батькові особи, яка прийняла телефонограму, номер її службового телефону, час передачі, прийняття.

Телефонограму оформлюють на загальних, трафаретних чи спеціальних бланках або на чистих аркушах паперу формату А5 в одному примірнику.

На підприємствах з невеликим обсягом документообігу телеграми записують від руки у спеціальних журналах.

Формуляр-зразок телефонограми

Телефонограма №457

Від кого Вінницьке Управління Газового Господарства

Телефон 22-22-22 Передав: Якименко А.А.

Кому: Щербаку А.В. Прийняв: Кобернюк Я.В.

Просимо директора абонентного відділу Щербака А.В. взяти участь в нараді 15 грудня.

Генеральний директор Вінницького УГГ В.Г. Глибокий

Одержавши телефонограму, секретар повинен ознайомити з її змістом керівника чи працівників. Яким адресовано телефонограму.

Складання телефонограми є одним із безпосередніх обов’язків секретаря.

ІІІ. ВИСНОВОК

В даній дипломній роботі ми розглянули такі питання як: організаційно-розпорядчі документи, реквізити ОРД, довідково-інформаційні документи та документи, які до них відносяться. Завдяки службовим листам, факсам, телеграмам та телефонограмам ми навчилися передавати будь-яку інформацію.

Організаційно-розпорядчі документи(ОРД)– це управлінська документація, що слугує засобом здійснення і регулювання процесів в управлінні. Документи, які належать до ОРД можна умовно поділити на такі групи:

· організаційні (положення, інструкції, правила, статути тощо);

· розпорядчі (постанови, рішення, розпорядження, вказівки тощо);

· довідково-інформаційні (довідки, протоколи, акти, пояснювальні та службові записки, службові листи, плани роботи, телеграми, телефонограми, звіти, довідки тощо);

· з кадрових питань(заяви, накази по особовому складу, особові картки, трудові книжки, характеристики);

· особові офіційні (пропозиції, заяви, скарги, автобіографії, розписки, доручення тощо).

Переважна більшість документів, що відправляються із установ та спрямовуються до них, є інформаційно-довідковими. Довідково-інформаційні документи міс­тять повідомлення про наявний стан справ у закладах, який є під­ставою для прийняття розпорядчих документів. Вони носять допо­міжний характер відповідно до організаційно-розпорядчої доку­ментації, не обов'язкові для виконання на відміну від інших. Повідомлення, що міститься в цих документах може спонукати до дії або бути лише доведена до відома.

До довідково-інформаційних документів належать: акти; відгуки; довідки; доповідні; записки (доповідна, пояснювальна); звіти тощо.

Секретар повинен намагатися скорочувати обсяг документообігу, тобто кількість документів, що надійшли до організації й створені нею на певний період, а отже, обґрунтовано братися за складання документів цієї групи. Службові листи рекомендується оформляти лише тоді, коли не можливо вирішити питання в усному спілкуванні – очно чи телефоном.

Службовий лист – найпоширеніший спосіб передачі інформації між установами та підприємствами, що відокремлюються завдяки способу передачі інформації.

Виклад тексту службового листа має бути стислим і лаконічним, послідовним, переконливим і коректним. У службових листах допускається також порушувати кілька питань. Проте слід ураховувати, що такі листи доводиться обробляти набагато довше. Тому все ж доцільніше оформити кілька листів.

Службові листи належать до основних засобів обміну інформацією між підприємствами, організаціями, установами, фірмами.

Нині дедалі ширше застосовують оперативні засоби зв’язку, в тому числі – факсимільний зв’язок. За його допомогою передають телефонограми.

Факс– службовий документ, одержаний за допомогою спеціального апарата (телефакса) телефонними каналами зв’язку. Факс становить ксерокопію переданого документа.

 

 

Факси подаються англійською мовою або українські слова записуються латинськими літерами. Текст факсу завжди оформляються без скорочень.

Телеграма– це службовий документ, що становить буквенно - цифрове повідомлення, передане за допомогою телеграфного зв’язку (телеграфом). Особливості телеграфного зв’язку полягають у швидкості передавання повідомлень та їхній документальності.

Якщо службовий документ потребує негайного виконання, передача тексту документа може здійснюватись по телефону, телеграфу або телефаксу.

Телефонограма – це службовий документ, що становить оперативне повідомлення, передане телефоном. Телефонограми складає секретар-референт або інший працівник за дорученням керівника. Такий зв’язок використовується коли треба терміново сповістити когось про щось: про засідання, наради, ділові заходи тощо. Телефонний зв’язок використовується, якщо потрібно терміново оповістити про заходи, що плануються: про засідання, наради, ділові зустрічі, зміни в запланованих діях, заходах тощо.

 

 




Поиск по сайту:

©2015-2020 studopedya.ru Все права принадлежат авторам размещенных материалов.