Деловые письма являются особым типом документов, регулирующих экономические и социальные отношения между корреспондентами.
Особенностью языка деловых писем является использование языковых формул, которые были выработаны за многолетнюю практику деловой переписки. Языковые формулы позволяют ясно и лаконично излагать мотивы, причины и цели официального послания: формулировать просьбу, предупреждение, распоряжение, отказ, заверение и т.д.
Соединение в определенной последовательности языковых формул, отражающих смысловые аспекты сообщения, позволяет моделировать текст документа, его структуру; упрощает процедуру создание официального письма.
Начало документа, как правило, представляет собой изложение побудительных мотивов, объяснение причин принятия тех или иных решений. Оно вводит адресата в проблему и не должно повторять того, о чем говорится в основной части текста. Приводим ниже примеры, представляющие собой наиболее распространенное начало стандартного делового письма.
Языковые формулы, выражающие мотивы создания документа:
В подтверждение нашей договоренности…
В соответствии с ранее достигнутой договоренностью (направляем, сообщаем)…
В соответствии с письмом заказчика…
В порядке оказания помощи прошу Вас…
В ответ на Ваш запрос сообщаем…
Ссылаясь на Ваш запрос от…
Согласно постановлению правительства…
На основании нашего телефонного разговора…
Языковые формулы, выражающие причины создания документа:
Ввиду задержки получения груза…
По причине задержки оплаты…
В связи с чрезвычайными финансовыми трудностями…
В связи с нарушением срока поставки…
Учитывая, что цены на энергоносители увеличились на…
Учитывая увеличение спроса на продукцию…
Ввиду особых обстоятельств…
В связи с завершением работ по…
В связи с проведением совместных работ…
Языковые формулы, выражающие цель создания документа:
В целях обмена опытом направляем в Ваш адрес…
В целях увеличения товарооборота…
В целях упорядочения работы структурных подразделений института…
В целях расширения спектра образовательной деятельности университета…
Во исполнение постановления Ученого совета университета…
Во избежание конфликтных ситуаций…
Для согласования спорных вопросов…
Деловые письма отличаются разнообразием содержания, вызванного тем, что с их помощью решаются многочисленные вопросы, возникающие в управленческой деятельности. Данный факт обусловил классификацию писем по аспектам в зависимости от содержания (письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-просьба, письмо-рекламация, письмо-подтверждение, гарантийное письмо и др.).
В приведенной ниже таблице даются языковые формулы-клише, которые используются в деловых письмах в соответствии с принятой классификацией видов писем.
Вид письма
Цели и намерения, которые реализует автор
Языковые формулы-клише, используемые в письме
Сопроводительное письмо
Информирование о направлении адресату прилагаемых к письму документов или матери-альных ценностей.
Направляем (возвращаем, представляем) на утверждение (согласование)аправляем (возвращаем, представляем) на утверждение (сьму документов или материальных ценнотей приводятся языковые конструкти и
Письмо-просьба
Изложение просьбы от имени предприятий, организаций, учреждений. Сообщение о заинтересо-ванности предприятия в исполнении просьбы.
Побуждение к какому-либо действию адресата в форме просьбы.
- Обращаемся (к Вам) с просьбой- Прошу (просим) Вас- Мы просили бы (Вас)- Не могли бы Вы- Мы будем благодарны, если вы сможете- Мы хотели бы- В соответствии с нашей договорен-ностью
Сообщение о каких-либо фактах или мероприятиях. Извещение, уведомление, информация о предмете, представляющем взаим-ный интерес.
Пропаганда различной продукции или деятель-ности предприятия.
- Извещаем, уведом-ляем, информируем, сообщаем,- Ставим Вас в известность, доводим до Вашего сведения,- Нам приятно сообщить,- В ответ на Ваше письмо
что…сообщаем, извещаем, что…
Письмо-подтверждение
Уведомление отправителя о получении документов, ценностей.
Подтверждение фактов, действий.
-Подтверждаем получение (Вашего заказа…)- Подтверждаем условия поставки - Образцы товаров Вашего производства нами получены
Письмо-напоминание
Напоминание о необходи-мости ответа на запрос. Напоминание о необхо- димости выполнения принятых решений, договоренностей и указа-ния мер, которые будут приняты в случае их невыполнения.
- Напоминаем, что Вам необходимо в срок до…
направитьпредоставить, выполнить
- При неполучении Вашего ответа мы будем вынуждены…
Вид письма
Цели и намерения, которые реализует автор
Языковые формулы-клише, используемые в письме
Письмо-благодарность
Благодарность за что-либо (за полученные образцы товара, каталог, информа-цию, приглашение и т.д.)
Предъявление претензий к стороне, нарушившей при-нятые на себя по контракту (договору) обязательства, требования возмещения убытка.
- Мы официально заявляем Вам рекламацию на…(в отношении…)- (При этом) направляем Вам товар, рекламационный акт в связи с …- К нашему большому сожалению сообщаем Вам, что…-Прибывшая партия не соответствует по качеству присланным ранее образцам- К сожалению, мы должны поставить Вас в известность, что…- Акт экспертизы показывает, что…
Письмо-приглашение
Приглашение на какое-либо мероприятие (заседа-ние, совещание, конферен-цию, семинар и т.д ).
- Приглашаем Вас…- Имеем честь пригласить Вас на … посетить… принять участие в…- Просим принять участие в…