Официально-деловой стиль. Под деловым общением понимается речевое взаимодействие партнеров в деловой сфере

Под деловым общением понимается речевое взаимодействие партнеров в деловой сфере, осуществляемое в письменной или устной форме в рамках официально-делового стиля.

Принято считать, что официально-деловой стиль используется только при составлении текстов служебных документов. Что касается устной деловой речи, то она более свободна в выборе языковых средств, на нее существенное влияние оказывает разговорный стиль, который в ряде публикаций не совсем точно признается основным для подобной речевой коммуникации. В связи с этим постоянно мелькающие в официальных высказываниях известных бизнесменов, предпринимателей, политиков разговорные словечки нередко воспринимаются снисходительно, хотя, по существу, налицо элементарное нарушение культуры речи.

Нормативные требования официально-делового стиля должны быть (и являются) основой общения в деловой сфере. Рассмотрим основные из этих норм.

1. Умеренное использование канцеляризмов (извещаем, неисполнение, вышеуказанный). Не следует употреблять в деловой речи архаичные (устаревшие) слова и обороты типа каковой (который), на предмет (для), приобщить к делу (в дело), при сем (при этом) и т. п.

В принципе канцеляризмы характерны для официально-делового стиля; нормы культуры речи не рекомендуют использовать подобные слова в других стилях, особенно в разговорном, в ситуациях бытового общения. Более того, нарушения стилевых норм можно (и нужно) тестировать. Предположим, девушка получила от молодого человека? SMS-сообщение:

Глубокоуважаемая Елизавета!

Убедительно прошу тебя прибыть на свидание к памятнику Маяковского в 18 часов. Явка строго обязательна. Саша.

Здесь возможны два основных варианта речевого поведения Саши:

• он шутит, и тогда ответ на его послание, скорее всего, будет составлен в том же шутливом тоне;

• он имеет выраженные отклонения в психике.

2. Широкое использование терминов и профессиональных слов той сферы деятельности, в которой происходит деловое общение.

В письменной речи искажение термина или замена его синонимическими формами (например, замена термина акцепт выражением встречное предложение) не допускается. Если же, по мнению составителя документа, термин может оказаться непонятным адресату, но без него в данном тексте обойтись нельзя, следует дать его объяснение.

Для документации сферы обслуживания характерно использование таких терминов, как объем услуг, сервисная деятельность, выездная форма обслуживания, ремонтопригодность, пошив по индивидуальным заказам, макияж, растворитель и т. д.

3. Использование устойчивых языковых моделей и текстовых формул: в порядке оказания, в соответствии с постановлением, в связи с вышеизложенным, контроль за исполнением возложить, оплата гарантируется и т. д.

4. Точное использование значения слова. Несоблюдение этого правила приводит к двойственности понимания слова или просто к неграмотности.

Примеры

Справка

Дана выездному фотографу Андрееву А.В. в том, что он в общественном месте может вращаться.

Слово вращаться, действительно, может употребляться не только в своем основном значении (обращаться вокруг своей оси, двигаться вокруг чего-либо, вертеться), но и в переносном (постоянно, часто бывать в каком-либо обществе, среде). Можно сказать вращаться среди актеров, но сочетание вращаться в общественном месте – элементарная неграмотность.

Требуется рабочий на порку, пороть разрешается на дому и по совместительству.

Двойственность понимания в этом объявлении, которое было вывешено в одном из ателье по ремонту одежды, объясняется наложением значений слов-омонимов: «пороть» в смысле разрезать, разъединять по швам что-либо сшитое и «пороть» в смысле сечь, бить.

5. Умеренное и правильное употребление иностранных слов. В большинстве вариантов лучше использовать русский эквивалент, обозначающий то же понятие.

Неумеренное, без учета культурного и образовательного уровня партнера использование иностранных слов не только ведет к непониманию им высказывания, но и (сознательно или неосознанно) унижает его. Например, вместо просим пролонгировать договор; это является прерогативой министерства нередко целесообразнее использовать соответственно просим продлить срок действия договора и это является преимущественным правом министерства.

Кроме того, незнание говорящим точного значения иностранного слова может поставить под сомнение его профессиональную компетенцию. Так, высказывание эффективность финансово-хозяйственной деятельности во многом зависит от того, насколько лимитируются финансовые расходы свидетельствует о непонимании говорящим значения слова «лимит»: лимитируются не расходы, а средства, т. е. лимит в данном случае – это предельная норма денежных средств, в пределах которой ведутся те или иные расходы.

6. Правильное использование грамматических категорий, особенно предлогов. Наиболее частая ошибка – употребление после предлогов благодаря, подобно, вопреки, согласно родительного, а не дательного падежа существительного: благодаря достигнутого уровня; вопреки сложившегося мнения; согласно вашего указания – вместо благодаря достигнутому уровню, вопреки сложившемуся мнению, согласно вашему указанию. Кроме того, предлог благодаря может использоваться только в конструкциях с положительным смыслом, т. е. нельзя написать благодаря низкому качеству обслуживания фирма не смогла выдержать конкуренцию.

При использовании глагольных форм следует помнить, что действительный залог придает динамизм изложению и употребляется в том случае, когда необходимо выделить, оттенить субъект действия. Обычно предложения с действительным залогом употребляются в настоящем времени и производят впечатление обмена информацией между адресатом и адресантом; исключение составляют тексты протоколов (слушали, выступили, постановили) и постановлений или решений коллегиальных органов (коллегия постановила…).

Страдательный залог употребляется, если факт совершения действия имеет большее значение, чем указание лиц, совершивших действие.

Когда нужно подчеркнуть, что действие совершилось, используется совершенный вид, а если оно находится в развитии – несовершенный вид глагола.

Сочетание оплатить за проезд является ошибочным: следует писать оплатить проезд, но заплатить за проезд.

7. Недопустимость лишних слов и тавтологии (обозначения того же предмета, явления другими словами). Например, в предложении Необходимо полностью загрузить имеющееся оборудование слово имеющееся – лишнее: не станут же загружать оборудование, которого нет.

Примером тавтологии являются сочетания в мае месяце, прейскурант цен, приемный пункт по приему заказов и т. п.

8. Соответствие сокращений слов, используемых в текстах документов, а также в других реквизитах, действующим правилам орфографии и пунктуации, требованиям государственных стандартов.

При перечислениях (только в конце предложения) допускаются сокращения т. д. (так далее), т. п. (тому подобное), пр. (прочие), и др. (другие). Разрешается также сокращение союза т. е. (то есть).

Могут сокращаться названия ученых степеней и званий, а также наименования должностей: проф. И.И. Сидоров, канд. техн. наук А.П. Петров, гл. бухгалтер С.В. Алексеева, зам. директора В.В. Ковалев.

Слово «город» сокращается до буквы г. (с точкой), но это слово и его сокращение, как правило, не употребляются применительно к Москве и Санкт-Петербургу.

Сложные слова, первой частью которых являются числительные, пишутся смешанным способом, через дефис: 70-летие, 25-миллиметровый, 10-тонный, но 20 %-ный раствор.

Должны использоваться только узаконенные сокращенные названия организаций, учреждений, предприятий, структурных подразделений и т. д.: спорткомитет, НТВ, АОЗТ, институт «Моспроект».

9. Необходимость различения категорий одушевленных и неодушевленных существительных. Например, объявление Больные, не посетившие амбулаторию в течение трех лет, списываются в архив, а затем уничтожаются может нанести обиду тем, кому оно адресовано.

10. Тенденция к утрате местоимения я в деловом письме: субъект действия не обязательно выражается местоимением я.

Следует правильно использовать и местоимение он, которое, будучи универсальным обозначением для лиц и предметов, сохраняет и указательное значение. Это местоимение может быть средством обезличивания, фамильярности и т. д., поэтому требуется особая осторожность при использовании его в служебных документах.

11. Употребление вводных слов и оборотов, снижающих напряженность тона изложения. Так, фраза Ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам весьма категорична, а ее редакция К сожалению, Ваша просьба не может быть удовлетворена заметно снижает напряженность текста.

12. Использование в официальной письменной речи форм обращения, самой распространенной из которых является Уважаемый. Причем запятая после обращения придает письму будничный характер, а восклицательный знак, наоборот, указывает на то, что факту обращения придается особое значение.

Уважаемые коллеги! – такая форма обращения уместна по отношению к лицам одной профессии. Более эмоциональный оттенок несет выражение Дорогие коллеги! Нейтральный тон сохранится в том случае, если высказывание начинается так: Коллеги… .

Обращение, содержащее имя и отчество, приобретает несколько личный характер; включение же в формулу обращения фамилии адресата придаст тексту документа вежливо-официальный характер.

13. Использование заключительной формулы вежливости. К сожалению, при составлении российских деловых писем не всегда придерживаются этого правила речевой культуры. В зарубежных стандартах заключительные формулы вежливости являются обязательными в деловой переписке.

Вместе с тем не все рекомендации западных специалистов (по крайней мере, их интерпретация переводчиками) подходят для российского делового письма. Так, считается, что заключительная формула вежливости должна соответствовать форме приветствия в начале письма^[7]. Формальное следование этому правилу зарубежного письма привело к распространению «тавтологического» этикета в российской письменной коммуникации: Уважаемый… – С уважением…

14. Объективность содержания официального письма, что обусловливает, как правило, нейтральность тона изложения. В деловой переписке не допускаются иронизирование, проявление грубости и т. п. Однако не следует впадать и в другую крайность, демонстрируя чрезмерную вежливость (не откажите в любезности и т. п.). Впрочем, современной деловой корреспонденции присуща скорее сухость, чем чрезмерная вежливость.

Пример: Направляем Вам откорректированный вариант проекта нового положения. Просим рассмотреть и утвердить.

Адресант как бы не допускает того, что положение может быть не утверждено.

Знание норм официально-делового стиля дает составителю возможность подготовить текст, в котором ясно, четко и грамотно сформулирована суть ситуации, послужившей причиной составления служебного письма.

Степень владения деловым языком и стилем проявляется не только при составлении, но и при анализе текстов. Вот один из примеров подобного анализа.

На Ваше заявление Алексинская швейная фабрика индпошива и ремонта одежды по заказам населения сообщает.

Факты, изложенные в заявлении, подтвердились. Администрация фабрики приняла меры для срочного выполнения Вашего заказа. Жалоба обсуждалась на общем собрании коллектива, доведена до сведения всех работников фабрики. Меры приняты.

Лица, виновные в нарушении сроков исполнения и за грубость, наказаны согласно приказа фабрики от 13.10.04 г. № 76/2. Сменному мастеру В.В. Волковой объявлен выговор, закройщик А.П. Гусев переведен портным в бригаду по пошиву мужской верхней одежды.

Дир-р фабрики А.Ю. Петрова

Данный текст может быть проанализирован и отредактирован следующим образом.

1. Первое предложение является характерным примером пустословия. Приведено полное название предприятия, которое имеется в авторских реквизитах фирменного бланка, однако ничего не сказано о том, с какой именно просьбой обращался заказчик, т. е. предложение не содержит никакой полезной информации и должно быть объединено со следующим.

2. Термин «индивидуальный пошив одежды» применительно к сфере обслуживания населения устарел и возможен лишь в сфере индивидуальной трудовой деятельности. На предприятиях же пошив давно перестал быть индивидуальным – повсеместно используются бригадные формы организации труда. Поэтому следует использовать термин «пошив одежды по индивидуальным заказам».

3. В первых двух предложениях обращение заказчика классифицируется как заявление, а в последующем – как жалоба. Между тем эти понятия далеко не синонимичны. Заявление – это форма выражения гражданами своих прав, а жалоба – форма несогласия граждан с действиями должностных лиц или учреждений. Видимо, здесь имела место жалоба, но все же лучше было бы употребить обобщающий термин – «письмо».

4. Предложение Жалоба обсуждалась на общем собрании коллектива, доведена до сведения всех работников фабрики является характерным примером тавтологии. Если состоялось общее собрание коллектива, то, естественно, все работники в курсе дела.

5. Фраза Меры приняты также не нужна, поскольку дублирует предыдущую.

6. Фраза Лица, виновные в нарушении сроков исполнения и за грубость, наказаны выстроена стилистически неправильно.

7. В сочетании согласно приказа фабрики допущены три неточности: во-первых, предлог согласно, как уже было отмечено, требует после себя дательного падежа существительного; во-вторых, приказ издает директор, а не фабрика, поэтому правильно будет написать приказ директора фабрики или приказ по фабрике; в-третьих, слово фабрика необоснованно повторяется почти в каждом предложении.

8. Сообщение, что закройщик переведен именно в бригаду по пошиву мужской верхней одежды, содержит излишнюю информацию. Вызовет недоумение адресата и тот факт, что закройщик переведен на работу портным, поскольку непосвященному непонятно, чем портной хуже (и по должности, и по зарплате), чем закройщик. Кстати, из текста неясно, на какой срок закройщик понижен в должности.

9. Ничего не сказано о том, что больше всего волнует заказчика: будет ли выполнен его заказ и как скоро?

10. Перед заказчиком следовало извиниться за причиненные неприятности.

11. Сокращение слова директор в деловых документах не допускается.

После анализа и редактирования текст должен быть переписан, например, следующим образом.

Уважаемый Алексей Иванович!

Изложенные в Вашем письме факты задержки заказа (квитанция № 714305) и грубости работников фабрики проверены и полностью подтвердились.

Приказом по фабрике от 13.10.04 г. № 76/2 сменному мастеру В.В. Волковой объявлен выговор, закройщик А.П. Гусев на месяц переведен на нижеоплачиваемую работу.

Ваш заказ передан другому закройщику и будет выполнен в течение недели.

Приносим Вам свои извинения.

Директор фабрики А.Ю. Петрова

Поиск по сайту: