Официально-деловой стиль речи. Составление деловой документации

СПРАВОЧНЫЙ МАТЕРИАЛ

Слово документ происходит от латинского слова documentum, что означает доказательство, свидетельство. В русский язык слово документ вошло в Петровскую эпоху: документами стали называть деловые бумаги, имевшие пра­вовую значимость. В дальнейшем у слова документ развились два новых значения: 1) узкое, бытовое: паспорт, удостоверение; 2) переносное, расширительное: всё то. что может свидетельствовать о чём-либо, подтверждать что-либо.

Определение служебный документ разграничивает две сферы общественной практики: административно-управлен­ческую, где используются служебные документы, и научно- техническую, где применяется техническая или научная до­кументация.

Существует около 60 видов управленческих документов. Служебные документы делятся на несколько больших групп по своему функциональному значению: личные, директивные и распорядительные, административно-организационные, инфор­мационно-справочные, деловые письма, финансовые и учетные документы.

Каждый документ имеет определенную текстовую фор­му. Различаются пять типов записи текстов:

■ линейная запись (автобиография, заявление, доверенность и др.),

■ трафарет (справки, контракты, договоры и др.),

■ таблица (финансовые ведомости и др.),

■ анкета (личный листок по учету кадров и др.),

■ тексты-аналоги (приказы, решения, постановления и др.).

Распорядительные документы.

Постановление - правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управ­ления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами.

Распоряжение - акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, кото­рым распоряжение адресовано.

Приказ является самым распространенным видом распоря­дительного документа, применяемого в практике управления. Он издается по основным вопросам, а именно: по вопросам внут­ренней жизни учреждения, организации, предприятия, по воп­росам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных частей; утверждения положений, инструкций, пра­вил и т.п. документов, требующих утверждения, а также по кад­ровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и др.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!

►Текст распорядительного документа должен иметь заго­ловок. Заголовок начинается с предлога о (об) и формулируется при помощи существительных, называющих основную тему документа.

Например: О назначении...; Об утверждении...; Об итогах...; О мерах... и т.п.

►Текст состоит из двух взаимозависимых частей - кон­статирующей и распорядительной.

Констатирующая часть - это введение в существо рас­сматриваемого вопроса. В ней могут быть перечислены факты, события, дана оценка. Нередко в констатирующей части дается пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ. В этом случае указывается вид акта, его автор, полное название, номер и дата, т.е. приводятся все поисковые данные. Кон­статирующая часть необязательна, она может и отсут­ствовать, если нет необходимости давать разъяснения.

Основную нагрузку в распорядительных документах несет распорядительная часть, которая излагается в повели­тельной форме. В зависимости от вида документа она на­чинается словами: постановляет - в постановлении; решает (решил) - в решении; предлагаю - в распоряжении; приказываю - в приказе. Вид распорядительного документа предопределяет и характер изложения его текста. Слова постановляет, реша­ет (решил), предлагаю, приказываю печатаются прописными буквами или строчными в разрядку, т.е. они зрительно выделяются.

Административно-организационные документы.

К административно-организационным документам относятся: планы, уставы, правила, отчеты, контракты, дого­воры и др.

Контракт или договор - соглашение двух или более сторон, направленное на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей. Он заключается как между отдельными гражданами, между гражданами и организациями, так и между организациями.

Поиск по сайту: