Все документы в организации должны быть зарегистрированы:
v Исходящие/входящие документы;
v Трудовые договоры;
v Договоры с поставщиками;
v Протоколы совета церкви/ епархиального собрания – это разные органы управления, и поэтому вы должны вести учет раздельно;
v Книги регистрации протоколов;
v Реестры приказов;
v и т.д.
Регистрацию документов можно вести в компьютере, по окончании года распечатывать и прикладывать к соответствующей папке документов.
Обязательные реквизиты протокола
Обязательные реквизиты в протоколе религиозной организации:
v Наименование организации;
v Номер протокола;
v Дата протокола;
v Наименование коллегиального органа;
v Время начала и окончания собрания;
v Место проведения собрания;
v Наименование делегатов собрания;
v Полный перечень присутствующих;
v Приглашенные;
v Повестка дня;
v Избрание председателя, секретаря собрания (лицо, осуществляющее подсчет голосов);
v Проголосовало (за, против, воздержались);
v Решили;
v Подпись председателя и секретаря собрания.
(Образец протокола в приложении к Методическому пособию).
Номенклатура дел
Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве организации. Строки в номенклатуре дел – заголовки папок. В конце года составляется номенклатура дел на будущий год и через год в конце года уточняется.
В организации заводится специальный регистр-папка, который так и называется «номенклатуры дел с 15.12.2011 г. по __________ г.». Таким образом, руководитель и любое заинтересованное лицо может понять, какие документы в какие годы в организации составлялись.
(Образец номенклатуры дел в приложении к Методическому пособию).
Сроки хранения документов
Каждый документ в организации имеет свой срок хранения. Для того, чтобы разобраться в вопросе какой документ и сколько его хранить Приказ от 25 августа 2010 г. N 558 об утверждении «перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».
В данном приказе есть все виды документов.
Основные термины
Все основные термины по делопроизводству содержатся в ГОСТ Р 7.0.8-2013.
Рассмотрим некоторые из них:
Делопроизводство: Деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов.
Управление документами: Деятельность, обеспечивающая реализацию единой политики и стандартов по отношению к документальному фонду организации.
Архивное дело: Деятельность, обеспечивающая организацию хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.
Документ: Зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Официальный документ:Документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке.
Автор документа: Организация, должностное лицо или гражданин, создавший документ.
Юридическая сила документа:Свойство официального документа вызывать правовые последствия.
Подлинный документ: Документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.
Подлинник документа: Первый или единственный экземпляр документа.
Копия документа: Экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.
Электронная копия документа: Копия документа, созданная в электронной форме.
Заверенная копия документа: Копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.
Выписка из документа: Копия части документа, заверенная в установленном порядке.