Тема 1. Организация службы документационного обеспечения управления (ДОУ)

^ Организационные формы работы с документами

Существует три формы организации работы с документами в управленческом аппарате – централизованная, децентрализованная и смешанная.

^ Службой ДОУ называется структурное подразделение, на которое возложены делопроизводственные операции (регистрация, контроль исполнения, хранение, использование документов и т.п.).

При создании службы ДОУ нужно учитывать технический, юридический и организационный аспекты.

^ Типовые организационные структуры службы ДОУ

Управление делами создается в министерствах и ведомствах как структура, в которой выполняется работа с документами, и как орган контроля и координации делопроизводства в центральном аппарате и в отрасли.

В управление делами входят следующие структурные подразделения: секретариат (в состав которого входят приемная комиссия); инспекция при министре, выполняющая функции контроля за исполнением правительственных документов; канцелярия, в состав которой включают экспедицию, бюро учета, отдел писем.

Канцелярия создается на государственных предприятиях, в научно-исследовательских, проектно-конструкторских организациях.

^ Общий отдел – это служба по работе с документами в исполнительных органах власти и исполнительных структурах (мэрии, префектуры, муниципалитет) местного самоуправления.

^ Секретарь учреждения (структурного подразделения) выполняет всю работу с документами в небольших учреждениях и организациях.

Цели службы ДОУ:

- руководство документопотоком;

- координация видов работ с документами;

- контроль за работой с документами;

- организация работ по ДОУ.

^ Задачи службы ДОУ:

- совершенствование форм и методов работы с документами;

- обеспечение единого порядка документирования;

- обеспечение единого порядка работ с документами;

- контроль за исполнением документов;

- хранение документов;

- унификация форм документов;

- сокращение по возможности документооборота;

- методическая работа по совершенствованию ДОУ;

- внедрение прогрессивных технологий на базе применения вычислительной и организационной техники.

^ Функции службы ДОУ:

- разработка, внедрение альбома унифицированных форм документов организации;

- обработка, регистрация документов, учетно-справочная работа;

- доклад руководству о документах, контроль правильности оформления документов, представленных на подпись;

- контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в намеченные строки;

- изготовление и размножение документов;

- разработка номенклатуры дел, хранение дел;

- организация работы архива;

- повышение классификации работников службы ДОУ;

- контроль за работой с документами в структурных подразделениях.

^ Нормативные документы, регламентирующие работу службы ДОУ:

- положение о службе ДОУ;

- должностные инструкции работников службы ДОУ;

- инструкция по делопроизводству;

^ Должностной и численный состав службы ДОУ:

Руководители: заведующие службой и структурными подразделениями.

Специалисты: документовед, референт, редактор, секретарь.

Технические исполнители: машинистка, оператор организационной техники, технический секретарь, стенографистка.

Численность работников службы ДОУ зависит от объема документооборота.

^ Тема 2. Организация документооборота

Документооборот– движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

^ Организация документооборота – правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении.

Принципы организации документооборота:

- оперативность;

- единообразие;

- однократность;

- исключение лишних инстанций;

^ Главное правило документооборота – оперативное движение по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда.

Документопоток - организованное в пределах управленческой системы движение документов в определенном направлении, при условии, что у этих документов общий источник и общий приемник.

Документопотоки различают по направлению и по отношению к управленческому объекту.

По направлению:

- горизонтальные (связывают организации одного уровня управления);

- вертикальные (восходящие и нисходящие).

По отношению к управленческому объекту:

- входящие (документы, поступившие на предприятие, в учреждение, в организацию);

- исходящие (официальные документы, отправляемые из учреждения, организации, предприятия);

- внутренние (документы, которые составляются, исполняются, хранятся в рамках самого предприятия и не выходят за его пределы).

^ Объем документооборота – общее количество документов за определенный промежуток времени.

Учет внутреннего годового документооборота позволяет:

• 
  Определить загрузку организации в целом;
• 
  Определить соответствие маршрутов движения документов задачам структурных подразделений или должностных лиц;
• 
  Установить оптимальное количество информации, необходимой и достаточной для работы аппарата управления;
• 
  Разработать мероприятия по совершенствованию процессов обработки документов;
• 
  Рассчитать численность службы ДОУ;
• 
  Определить потребность в организационной и вычислительной технике.

^ Работа с входящими документами

Прием и первичная обработка проводится централизованно (экспедиция или участок по приему и отправке документов). Доставка документов происходит почтой, телеграфом, курьером, с помощью компьютерных систем, электронной почты, через командированных сотрудников.

На этом этапе проверяется правильность доставки (ошибочно доставленная документация возвращается на почту для пересылки адресату). Проверяется целостность упаковки, сохранность печатей. Конверты вскрываются, проверяется комплектность и сохранность вложений. При обнаружении повреждений конвертов, отсутствие приложений, несоответственных приложений и документов сообщается отправителю.

Конверты уничтожаются, кроме тех случаев, когда на документе отсутствует обратный адрес (конверт подкалывается к документу). Конверты с пометкой «лично» не вскрываются, а сразу передаются адресату.

На документе ставят штамп о получении (отметка о поступлении), регистрируют в учетной форме.

Документы сортируют по структурным подразделениям, направляют на рассмотрение руководителю, который проставляет резолюцию.

Затем документы направляются на исполнение, после чего подшиваются в дело.

^ Работа с исходящими документами

Документы, отправляемые организацией должны пройти сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи.

Экспедиция принимает документы для отправки полностью оформленными, подписанными, зарегистрированными. На этом этапе проверяется правильность оформления документов, наличие указанных в документе приложений, соответствие количества экземпляров, даты подписания, регистрации и отправки. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку. Отправляются в тот же день.

^ Работа с внутренними документами

Исполнителем составляется проект документа, проверяется правильность оформления. Затем проект документа согласовывается, подписывается, регистрируется, передается исполнителю. После исполнения ставится отметка об исполнении и документ подшивается в дело.

^ Тема 3. Регистрация документов и информационно-справочная работа

Регистрация документа – запись данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

При регистрации документ получает свой порядковый номер, под которым он вносится в учетную форму. Этот номер проставляется на документе.

Регистрация необходима:

• 
  для обеспечения сохранности документов;
• 
  для удобства поиска документов;
• 
  для учета и контроля исполнения документов.

Форма регистрации документов:

• 
  централизованная;
• 
  децентрализованная;
• 
  смешанная.

Регистрируемые документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно:

входящие документы;

исходящие документы;

внутренние документы;

контракты (договоры) коммерческие;

документы, имеющие гриф ограничения доступа.

Документы могут иметь регистрационные номера, состоящие из: порядкового номера документа с начала года; условного обозначения структурного подразделения или должностного лица; номера дела, в которое будет подшит документ или его копия. Например, регистрационный номер документа № 72\1 – 5 включает:

72 – порядковый номер документа по журналу регистрации;

1 - 5 – номер дела по номенклатуре.

Виды регистрации:

• 
  журнальная;
• 
  карточная;
• 
  компьютерная.

Журнальная регистрация наиболее надежна и рекомендуется при повышенных требованиях к обеспечению сохранности документов. Недостаток – медленный поиск, особенно при больших объемах документов.

Карточная регистрация дает возможность регистрационные карточки располагать по различным признакам: хронологическому, авторскому, объектовому, географическому, и т.п. Копируя карточки, можно вести картотеки, как в библиотеке, по различным признакам. Поиск более оперативен, чем при журнальной форме. Недостаток – возможны потери карточек.

Компьютерная регистрация наиболее удобный и оперативный вид регистрации, т.к. позволяет вести поиск по любому реквизиту документа. Недостаток – возможна потеря информации из-за технических причин (вирусы, сбои в работе ПК). Для этого проводят резервное копирование регистрационных файлов.

Для регистрации документов с помощью персонального компьютера можно использовать те же графы регистрационного журнала.

Система регистрации на ПК может быть создана:

• 
  в среде систем управления базами данных (Access);
• 
  с помощью электронных таблиц (Excel, Lotus);
• 
  в текстовом редакторе «Word» с помощью таблицы;
• 
  другими программными средствами.

Поиск документов ПК может осуществляться последовательным просмотром («пролистыванием») журнала или по разным «ключам» (автор, корреспондент, исполнитель, дата и т.д.).

Порядок регистрации документов, имеющих гриф ограничения доступа

(«Для служебного пользования», «Коммерческая тайна» и др.), определяется специальными инструкциями.

Поиск по сайту: