Стандартизация – это процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается «образец, эталон, модель», принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов.
Стандарт – нормативно-технический документ, который устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом.
Применение стандартов способствует улучшению качества создаваемого изделия (документа).
Унификация – приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию. В процессе унификации должно проводиться рациональное сокращение элементов исходного множества объектов (например, форм или видов документов, их реквизитов).
^ Реквизит документа - элемент оформления официального документа.
Формуляр документа- набор реквизитов официального документа, расположенных в определенной последовательности.
^ Формуляр-образец документа - модель построения документа, устанавливающая форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и зоны расположения реквизитов.
^ ГОСТ Р 6.30-2003. «Унифицированные системы документации. Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» вступил в действие 01 июля 2003 года, был разработан Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), закрепляет максимальный состав реквизитов организационно-распорядительных документов и правила их оформления, реквизиты размещаются согласно формуляра-образца, который имеет два варианта расположения реквизитов (угловой и продольный).
^ Общие требования оформления организационно-распорядительных документов (ОРД)
Под оформлением документов понимается соблюдение в ходе их составления, подготовки, перепечатки, согласования, удостоверения, пересылки в управленческих аппаратах учреждений (организаций и предприятий) требований, установленных в законодательных актах и нормативно-методических документах РФ.
Независимо от способа документирования и вида носителя к документам, используемым в управленческой деятельности, предъявляются следующие основные требования:
— обеспечение юридической силы документа
(юридическая сила документа – это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления);
— создание условий для оперативного исполнения документов;
— возможность оперативного поиска документа;
— возможность использования для создания, копирования, обработки документов средства оргтехники.
— обеспечение качественного внешнего вида документа.
^ Требования к изготовлению документа
Документы должны выглядеть аккуратно, составляться грамотно, без помарок и исправлений. Соблюдение правил изготовления документов на печатающих устройствах обеспечивает рациональное размещение всех реквизитов, а также придает документам официальный характер, обеспечивает их качество.
Все реквизиты документа (кроме текста), которые состоят из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов отделяют друг от друга 2 интервалами. Максимальная длина строки каждого отдельного реквизита (кроме текста) – 28 символов.
Текст документа печатают через полтора интервала, выравнивают по ширине, используют шрифт Times New Roman 14, в многостраничных документах нумеруют страницы по середине верхнего поля кроме первой.
^ Тема 2. Правила оформления реквизитов документов
Наименование реквизита
Код реквизита
Требования к оформлению
Пример
Примечания
Государствен- ный герб РФ
01
Помещают в соответствии с Положением о Государственном Гербе РФ1
Герб субъекта РФ
02
Помещают в соответствии с правовыми актами субъектов РФ
Не воспроизводит- ся, если на бланке помещен герб РФ
Эмблема организации2 (товарный знак, знак обслуживания)
03
Помещают в соответствии с Уставом (положением) организации
Не воспроизводит- ся, если на бланке помещен герб РФ или субъекта РФ
Код организации
04
Проставляется в соответствии с общероссийским классификатором предприятий и организаций
ОКПО 0000000000
Присутствует на бланке письма
Основной государствен- ный регистрационный номер юридического лица
05
Проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами и означает номер записи в едином государственном реестре юридических лиц
ОГРН 0000000000
Присутствует на бланке письма
Инн/кпп
06
Проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами (ИНН для организаций 10-тизначный цифровой код, КПП – 9-тизначный цифровой код)
^ ИНН/КПП 0000000000/000000000
Присутствует на бланке письма
Код формы документа
07
Проставляется в соответствии с общероссийским классификатором управленческой документации
ОКУД 0000000000
Присутствует на бланке письма
Наименование организации
08
Указывается в полном соответствии с наименованием, закрепленным в учредительных документах.3
РОСАРХИВ Государственное учреждение ^ Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД)
Справочные данные об организации
09
Указываются: почтовый адрес, адрес электронной почты, номера телефонов, факсов, телексов, банковских счетов и другие необходимые для осуществления ее деятельности сведения
^ Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393Тел/факс (095) 718-78-74E-mail: mail@unidad.ru
Присутствует на бланке письма
Наименование вида документа
10
Указывается в соответствии с Уставом (Положением) организации и требованиями УСОРД
ПРИКАЗ ^ ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
Для писем, как правило, не указывается
Дата документа
11
Указывается дата подписания или утверждения (для протокола – дата заседания, для акта – дата события) в последовательности: день месяца, название месяца, год. День и название месяца обозначаются двумя парами арабских цифр, год – четырьмя.4
02.10.2006 02 октября 2006 г.
Если разрабатывает- ся несколькими организациями, то датой документа является наиболее поздняя из указанных ими при подписании
Регистрацион- ный номер документа
12
Указывается арабскими цифрами порядковый номер по регистрационному журналу. В необходимых случаях последний может дополняться индексом дела по номенклатуре дел организации, кодом корреспондента, кодом исполнителя и пр.
№ 32/12-04
Регистрацион- ный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров, присвоенных по журналам каждой из этих организаций и проставленных через косую черту в порядке указания авторов документа
Ссылка на регистрацион- ный номер и дату документа
13
Указывается номер и дата документа, на который дается ответ
На № 21/41-02 от 12.06.2003
Применяется только в исходящих ответных документах
Указание на место составления (издания) документа
14
Указываются в соответствии с принятым административно-территориальным делением, с использованием общепринятых сокращений
г. Волгоград Москва
Указываются, если затруднено его определение по реквизитам 08, 09
Сведения об адресате
15
Указываются наименования адресатов: организаций или структурных подразделений (в именительном падеже), должностных или физических лиц (в дательном падеже)
^ Генеральному директору ОАО «Северные регионы» В.А.Лагутину
При направлении документа в несколько однородных организаций (структурных подразделений) сведения указываются обобщенно
^ Государственное учреждение Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393
^ О.П .Образцову ул. Садовая, д. 5, кв. 12, г. Липки, Киреевский р-н, Тульская обл., 301264
Гриф утверждения документа
16
При утверждении должностным лицом – УТВЕРЖДАЮ (без кавычек) с указанием наименования должности утверждающего лица, его подписи, инициалов, фамилии, а также даты утверждения. При утверждении постановлением (решением, приказом, протоколом и т.п.) – УТВЕРЖДЕНО (без кавычек) с указанием наименования утверждающего документа в именительном падеже, его даты и номера
УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ^ АО «Электронные технологии» ____Л.В.Кузнецов «____»_____200_г.
Располагается в правом верхнем углу документа
УТВЕРЖДЕН Решением общего собрания акционеров от 05.04.2003 № 14 УТВЕРЖДЕНО Приказом ВНИИДАД от 05.04.2003 № 82
Резолюция
17
Указываются фамилии и инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись поручителя и дата
^ Морозовой Н.В.Федосеевой Н.А.Прошу подготовить проект договора с Консалтинговой группой «ТЕРМИКА» к 05.10.2003Личная подписьДата
В отдельных случаях допускается оформление резолюции на отдельном листе
Заголовок к тексту
18
Включает в себя согласованное с наименованием документом указание на краткое содержание последнего (обычно в предложном или родительном падеже). В строке должно быть не более 28 символов, точка после не ставится, переносы не допускаются, между строками один интервал, от левого поля или по центру в зависимости от шаблона
ПРИКАЗ О создании аттестационной комиссии ^ ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ Ведущего эксперта
Заголовок к тексту документов, оформленных на листах А5, может не составляться
Отметка о контроле
19
Указывается на документах, исполнение которых поставлено на контроль штампом «К» или «Контроль»
Контроль К – в правом верхнем углу красными чернилами
Текст документа
20
Составляется на государственном языке в соответствии с законодательством РФ (субъекта РФ). Оформляется в виде таблицы, анкеты, связного текста или сочетания перечисленного.
Отметка о наличии приложения
21
При наличии приложений к документу – Приложение: на стольких-то листах, в стольких-то экземплярах. Для приложения, не названного в тексте, указывается и его наименование. При наличии нескольких приложений приводится их нумерация
Приложение: на 5 л. в 2 экз. Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.
Подпись
22
Включает в себя наименование должности, личную подпись, ее расшифровку (инициалы и фамилию). Если документ подписывают несколько лиц, находящихся на разных должностных уровнях, то подписи располагают одна под другой. Если документ подписывают лица, находящиеся на одном должностном уровне, то их подписи должны располагаться на одном уровне
Должность не указывается (указывается сокращенно) при оформлении на бланке должностного лица
Гриф согласования документа
23
При согласовании должностным лицом – СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименование должности, личная подпись лица, проводившего согласование, ее расшифровка, дата согласования. При согласовании другим документом – СОГЛАСОВАНО, наименование документа, наименование разработчика документа, дата и номер документа
СОГЛАСОВАНО Ректор Финансовой академии Личная подпись А.Г.Грязнов Дата
Виза согласования документа
24
Указываются должность, личная подпись визирующего, ее расшифровка, дата визирования. При наличии замечаний выше подписи делается пометка: «замечания прилагаются». Виза ставится на обороте последнего листа подлинника документа или копии отправляемого документа (письма)
Руководитель юридического отделаЛичная подпись А.С.ОрловДата
При необходимости согласования с четырьмя и более должностными лицами оформление виз производится на «Листе согласования». Замечания прилагаются на отдельном листе
Печать
25
Ставится на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, для которых требуется заверение подписи
Ставится на свободном поле левее подписи, с частичным перекрытием личной подписи или поверх отметки М.П. (место печати)
Отметка о заверении копии
26
Указываются «Верно», должность, личная подпись лица, заверившего копию, расшифровка подписи, дата заверения
^ Верно Инспектор службы кадров личная подпись Т.С.Левченко Дата
При необходимости заверяется печатью организации. Ксерокопии, содержащие изображение оттиска печати организации, повторно печатью не заверяются
Отметка об исполнителе
27
Указываются инициалы и фамилия исполнителя, номер его телефона
В.А.Жуков 45 12 33
Располагается в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
28
Указываются ссылка на дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении, либо отметка «В дело такое-то», личная подпись исполнителя и дата исполнения
Отметка об исполнении документа может быть подписана руководителем подразделения, в котором исполнен документ
Отметка о поступлении документа в организацию
29
Указываются порядковый номер и дата поступления документа в правом нижнем углу
Вх. № 27 14.10.2006
В необходимых случаях также указываются часы и минуты поступления документа
Идентификатор электронной копии документа
30
Указываются наименование файла, дата и другие данные, необходимые для поиска документа
Проставляется в левом нижнем углу (колонтитуле) каждого листа документа
^ Тема 3. Бланки документов
Бланк — это лист бумаги формата А4 или А5 с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации-авторе документа.
Виды бланков:
Основные: общий бланк и бланк для письма
Дополнительные: бланк конкретного вида документа, кроме письма; должностной бланк; бланк структурного подразделения; бланк для работы с зарубежными партнерами.
Общий бланк содержит следующие реквизиты:
Герб (для организаций, имеющих на это право) (01, 02);
Эмблема организации (при наличии герба не проставляется) (03);
Наименование организации (08)
Трафаретные части реквизитов (дата и номер документа) (11, 12).
Бланк письма имеет следующие реквизиты:
Герб (для организаций, имеющих на это право) (01, 02);
Эмблема организации (при наличии герба не проставляется) (03);
Наименование организации (структурного подразделения) (08);
Справочные данные об организации (почтовый адрес, номера телефонов, а также, по усмотрению организации, номера телефаксов, адрес электронной почты, Web-страницы в Интернете, номера счетов в банке, банковский идентификационный код (БИК), номер и дату лицензии) (09);
Код организации (предприятия) по ОКПО (04);
Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (05);
Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (06);
Трафаретные части реквизитов (дата, номер документа и ссылка на номер и дату документа) (11, 12, 13).
Расположение реквизитов бланка предусмотрено в двух вариантах: продольном и угловом.
При продольном варианте все реквизиты бланка располагают вдоль и выравнивают либо по ширине, либо по центру.
При угловом варианте реквизиты бланка занимают площадь 73х88 мм в левом углу листа и выравниваются либо по левому полю, либо по центру отведенной площади.
Способы изготовления бланков:
типографический
компьютерный
штемпельный
Особенности работы с гербовыми бланками
Гербовые бланкиизготавливаются только полиграфическими и штемпельно–граверными предприятиями, имеющие лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технологических возможностей для изготовления бланков на должном качественном уровне. Изготовление гербовых бланков осуществляется по заказам органов государственной власти и учреждений, имеющих право на использование герба (исполнительная и законодательная власть, суд, прокуратура, министерства, ведомства). Гербовые бланки подлежат строгому учету и хранению. Использование компьютерных шаблонов с государственным гербом запрещено. (Учет бланков в регистрационных учетных формах; уничтожение по акту).
При изготовлении бланков запрещено:
Размещение на бланке только сокращенного названия организации- автора документа, отсутствие сведений о ведомственной принадлежности и организационно-правовой форме.
Составление бланка на 2-х языках, но с различной информацией об авторе документа.
Украшение бланка рисунками, которые можно принять за эмблему.
Размещение на бланке справочных данных об авторе, не соответствующих требованиям государственного стандарта.
Произвольное расположение реквизитов бланка, не соответствующих требованиям государственного стандарта.
Размещение дополнительных элементов в оформлении (линии, штрихи, вензеля, другие «художественные» украшения).
Размещение реквизитов на бланках российских организаций по образцу бланка зарубежных партнеров, что нарушает отечественные традиции оформления документов и уместно только для совместных предприятий.
.
Тема 4. Особенности языка и стиля служебных документов
Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.