Тема 2. Основные свойства, функции и признаки документа

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ

краткий КУРС ЛЕКЦИЙ

Раздел 1. Предмет и задачи курса «Документационное обеспечение управления»

Тема 1 Сущность понятий «Документационное обеспечение управления» и «Документирование управленческой деятельности»

Документационное обеспечение управления (ДОУ) (делопроизводство, офисные технологии, информационные технологии в управлении) — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Документирование — запись информации на различных носителях по установленным правилам.

^ Организация работы с документами — организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения.

Главная задача ДОУ – обеспечение эффективной работы организаций различного профиля, совершенствование управленческого труда, удешевление и сокращение управленческого аппарата.

^ История отечественного делопроизводства

Выделяют следующие этапы:

1. 
   Делопроизводство в Древнерусском государстве (Х-ХI в.) и в период феодальной раздробленности (ХI-XV вв.)
2. 
   Приказное делопроизводство (XVI-XVII вв.)
3. 
   Коллежское делопроизводство (XVII в.)
4. 
   Министерское делопроизводство (XIX – начало XX вв.)
5. 
   Советская эпоха государственного делопроизводства

Современное государственное регулирование ДОУ

В настоящее время регламентация документирования, организации и технологи документационного обеспечения управления ведется по трем направлениям:

• 
  Законодательное регулирование
• 
  Стандартизация
• 
  Разработка нормативно-методических документов.

Законодательное регулирование

Высшей правовой значимостью обладают законы РФ: Гражданский кодекс РФ; Закон РФ «О стандартизации» (1993 г.); Закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации» (1995 г); Закон РФ «О языках народов РФ» (1991 г.); Постановление Правительства РФ «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного Герба РФ» (1995 г.); Закон РФ «О государственной тайне» (1993 г.); Закон РФ «Об электронной цифровой подписи» (2002 г.) и другие.

Стандартизация

ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

^ Нормативно-методические документы

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) (1991);

Типовая инструкция по делопроизводству (утв. приказом Росархива 2000 г.);

Основные правила работы ведомственных архивов (1988);

Перечни документов с указанием сроков хранения (типовой и ведомственный) (1996);

Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ 16.04.2003 № 225.

Инструкция по заполнению трудовой книжки, утв. Постановлением министерства труда и соц. развития РФ (вводится с 01.01.2004).

Тема 2. Основные свойства, функции и признаки документа

Информация – (от лат. Information – разъяснение, изложение)

• 
  сведения, передаваемые людьми, устным, письменным или др. способом.
• 
  обмен сведениями между людьми, человеком и автоматом, обмен сигналами в животном и растительном мире; передача признаков от клетки к клетке; от организма к организму; одно из основных понятий кибернетики (наука об управлении, связи и переработке информации) (общенаучное понятие)
• 
  сведения об окружающем мире и протекающих в нем процессах, воспринимаемые человеком или специальными устройствами.

Требования, предъявляемые к управленческой информации

• 
  Полнота
• 
  Оперативность
• 
  Достоверность
• 
  Адресность
• 
  Доступность для восприятия.

Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация.

Официальный документ (имеющий право на использование в организации, учреждении, предприятии) – документ, созданный юридическим лицом или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

^ Функции документа

• 
  Информационная (в документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека).
• 
  Организационная (с помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности).
• 
  Внешние связи предприятия обеспечивает коммуникативная функция документов.
• 
  Юридическая (содержание документа используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов).
• 
  Воспитательная (документ дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус).

^ Классификация документов

по способу документации:

рукописные;

электронные;

графические;

кино-, фото-, фонодокументы;

по сфере использования:

Поиск по сайту: