Контроль - проверка чего-либо - это процесс обеспечения того, что организация действительно достигает цели. Основная задача контроля - создание условий для. устойчивости той или иной системы.
Контроль представляет собой функцию менеджмента, а, следовательно, проявляется как непрерывные процесс управления. В связи с этим любом руководитель должен поставить дело таким образом, чтобы работники воспринимали процедуру контроля как само собой разумевшееся действие, по сути дела, на имеющее ни начала, ни конца.
Во все случаях контролируются обычно три веди:
I/ сроки выполнивши решения,
2/ объем выполнения решения,
З/ сущность - содержание самого выполнения решения. Бывает сроки выполнены, а по содержанию работа не выполнена, или, наоборот, сроки нарушены ради содержания и т.д.
Методические посылки контроля заключаются в том, что проверяется как выполняется решение; как реагируют на принятое решени- е подчиненные; в чем суть отклонении, которые допускаются работниками. Ни в коей случае нельзя исходить из такого положения, что контролировать надо абсолютно всех. руководитель должен выявить причины отклонения, выбрать способ и метод корректировки поведения и оценивать определенным способом действия подчиненных.
Задачи контроля:
- сбор и систематизация информации о фактическом со стоянии деятельности и ее результатах (функция - учет);
- оценка состояния и значимости полученных результате» деятельности, выявление отклонений от стандартов - плановых заданий, нормативов (функция - оценка);
- анализ причин отклонений и дестабилизирующих факта ров, влияющих на результаты деятельности (функция - анализ)
- прогнозирование последствий сложившейся ситуации иI обоснование необходимости принятия корректирующих воздействий.
По данным контроля производится корректировка ранее принятых решений, плановых заданий, нормативов, показателей или организационных условий их выполнения, т.е. осуществляется обратная связь в управленческом цикле.
Виды и формы контроля и регулирования
Система контроля в организации должна предусматривать осуществление различных видов контрольной деятельности.
Эффективная система контроля характеризуется:
- стратегической направленностью;
- ориентацией на результаты;
- соответствием контролируемому виду деятельности;
- своевременностью (нужная информация нужным людям До того, как произойдет кризис) и гибкостью;
- экономичностью и простотой.
Характеристика основных видов контрольной деятельности
Вид контроля
Содержание ;
Предварительный
Проводится до принятия решения по тому или иному вопросу в целях предупреждения неверных или необоснованных решений. Применяется к трудовым, материальным и финансовым ресурсам.
Текущий
Осуществляется в процессе исполнения принятых решений (плановых заданий). Назначение – своевременное выявление отклонений, препятствующих исполнению решений в полном объеме, нужного качества установленные сроки. Производится в виде контроля работы подчиненного его непосредственным начал ком.
Заключительный
Осуществляется после реализации решения для проверки правильности его исполнения
Стратегический
Предусматривает учет, оценку и анализ результатов разработки и реализации перспективной концепции развития организации. Объектами выступают жизненно важные аспекты и политики организации: маркетинг, научно-технические прогнозы, продуктово-тематический портфель.
Оперативный
процессов и имеет своей задачей обеспечение выполнения принятых плановых заданий. Объектами выступают: тематические и производственные задания, сроки проведения работ, качество работ, предусмотренные планом ресурсы, связанные с деятельностью затраты предприятия.
Финансовый
Ориентирован на конечные экономические результаты деятельности организации и проводится на разных уровнях управления в соответствии с принятой организационной структурой. Объектами являются такие показатели, как: прибыль, издержки, объемы производства и продаж, инвестиции и эффективность их использования, обеспеченность финансовыми средствами и финансовое состояние организации (платежеспособность и ликвидность).
Административный
Распространяется на процессы деятельности и управления ими, имеет иерархическую структуру. Объекты контроля: производственно-хозяйственный процесс в целом и его отдельные части, плановые задания, сроки поставок, ситуация в коллективах исполнителей, выполнение производственной программы и всех видов планов организации.
Полный
Строится как целостная система, постоянно функционирующая в принятой организационной структуре.
Выборочный
Организуется как разовое мероприятие, имеющее целевой характер: проверка качества продукции, соблюдения нормативных требований, научно-технического уровня продукции и т.п.
В процессе контроля и регулирования выделяются три этапа, на каждом из которых реализуется комплекс различных мер:
• выработка стандартов и критериев;
• сопоставление фактических результатов с ожидаемыми;
• принятие корректирующих мер.
Первый этап процесса контроля непосредственно связан с функцией планирования. На этом этапе устанавливаются стандарты и критерии оценки деятельности объекта управления, которые определяются при планировании. Стандарты, используемые для контроля, отражаются в форме плановых заданий, нормативов, показателей и выбираются из целей и стратегий развития объекта управления и его основных областей.
Второй этап процесса контроля состоит в сопоставлении фактически достигнутых результатов функционирования объекта управления с установленными стандартами. На этом этапе определяются интервалы допустимых отклонений от установленных стандартов, измеряются фактически достигнутые результаты и выявляются существенные отклонения, требующие принятия корректирующих мер.
На третьем этапе анализируются причины возникновения отклонений и выбирается один из трех вариантов поведения: ничего не предпринимать; устранить отклонения, прежде чем они перерастут в крупные проблемы; пересмотреть стандарты.