ЕФЕКТИВНІСТЬ ІНФОРМАЦІЙНИХ СИСТЕМ ТА ОСНОВНІ НАПРЯМИ ВДОСКОНАЛЕННЯ ФОРМ І МЕТОДІВ УПРАВЛІННЯ
Застосування сучасної електронної обчислювальної та інфор-маційної техніки в економічних процесах, і особливо в управлін-ні, значно поліпшує форми і методи, надійність і ефективність управління в цілому. Особливо велику користь приносять ком-плекси ПЕОМ, об’єднані мережею, при функціонуванні інформа-ційних систем в організаціях і установах.
Якість різних інформаційних систем визначається їхньою на-дійністю та ефективністю. Надійність — це спроможність системи зберігати в часі в установлених межах значення всіх параметрів, що характеризують здатність системи виконувати потрібні функції в заданих режимах та умовах експлуатації. Надійність інформаційної системи має властивості безвідмовності, ремонтопридатності, а часом і довговічності.
Ефективність системи об’єктивного інформаційного забезпе-чення менеджменту, як системи з інтелектуальною спрямованіс-тю, визначається не лише в грошовому вираженні, як зазначено вище. Її ефективність збільшується ще й за рахунок піднесення якості управління, яка може визначатися відповідним коефіцієн-том.
Коефіцієнт підвищення якості управління — це умовна вели-чина, що визначається показником поліпшення якості управління порівняно з тим, що було до впровадження нової інформаційної системи, і визначається через показники зменшення часу, який витрачався на збирання інформації, її обробку та доставку корис-тувачам, а також на аналіз і вироблення управлінських рішень. Ідеться про те, що рівень компетентності та інші аналогічні фак-тори у менеджерів як до, так і після впровадження цієї системи були незмінні. Крім того, функціонування такої системи на об’єкті управління створює реальні умови для вдосконалення форм і методів управління.
Це зрозуміло. Сучасні методи збирання й обробки в ритмі ви-робництва, зберігання та передавання користувачам інформації при безпаперовій технології в інформаційних системах ґрунту-ються на використовуванні високоефективних ПЕОМ, об’єднаних локальними чи багатокористувацькими обчислювальними мережами, та застосуванні передових інформаційних технологій.
Однією з таких інформаційних систем є система автоматизо-ваного збирання та обробки інформації, в якій застосовується ін-формаційна (безпаперова) технологія. В рамках цієї системи створюється система (на правах підсистеми) об’єктивного інфор-маційного забезпечення менеджменту, яка за допомогою механізму оперативного інформування автоматично чи автоматизовано на об’єкті управління забезпечує менеджерів і фахівців усіх рівнів об’єктивно необхідною інформацією, відповідно до їхніх повноважень, функціональних обов’язків, посадових прав і міри відповідальності.
При функціонуванні цієї системи на об’єкті управління ство-рюються умови, при яких є можливість менеджерам займатися творчою працею, здійснювати своєчасний контроль за виконан-ням прийнятих рішень, а також удосконалювати форми й методи управління тощо.
Розглянемо слідуючи основні напрямки удосконалення проце-су управління на прикладі промислового підприємства:
• удосконалення форм і методів збирання первинної (фактич-ної) інформації;
• удосконалення і підвищення наукового рівня планування;
• удосконалення форм і методів управління;
• удосконалення форм і методів обліку;
• удосконалення форм і методів контролю і аналізу;
• удосконалення методів складання зведеної звітності.
Удосконалення форм і методів збирання первинної (фактичної) інформації. Відомо, що основою для прийняття управлінських рішень є інформація. Тому від своєчасного збирання вірогідної інформації, що всебічно характеризує всі процеси і явища виробничо-господарської та іншої діяльності підприємства та його структурних ланок, а також від оперативної обробки і доставлення її користувачам повністю залежить (при належній компетентності менеджера) якість і своєчасність керування виробничими процесами та господарською діяльністю підприємства в цілому.
Застосовуючи для досягнення цієї мети, наприклад, ПЕОМ, що використовується як АРМ там, де виникає масова первинна інформація (комора, склад, виробнича дільниця тощо), можна значно вдосконалити форми і методи збирання цієї інформації за рахунок автоматизації процесу. Суть такого процесу полягає в тому, що завдяки попередньо сформованим умовно-постійним масивам (з нормативною, розцінковою, довідковою, планово-договірною та іншою інформацією), а також бібліотеці описаних форм вхідних і вихідних документів, можна форми первинних документів заповнювати, з одного боку, автоматично тією інформацією, яка є для цього документа умовно-постійною (її до 80—85%), з іншого, ручним способом тією інформацією, яка в цьому документі є змінною (15—20%), тобто фактичною (див. п. 3.3).
Такий підхід до організації збирання фактичної інформації дає змогу здійснювати безпаперове (на екран, а потім і в пам’ять ПЕОМ) одноразове оперативне збирання і фіксування вірогідної первинної інформації та її попередню обробку в ритмі виробництва, а потім передавати цю інформацію в такому самому ритмі всім користувачам для використання.
Зауважимо, що частота збирання первинної інформації, яка характеризує стан і параметри виробничих і господарських про-цесів та явищ, її оперативна обробка визначаються частотою і швидкістю змін, що проходять на керованому об’єкті, тобто в ритмі виробництва. Наприклад, коли ті чи інші процеси плануються за годинним графіком, то за наявності в цих процесах негативних факторів необхідно збирати, зразу ж обробляти й видавати відповідним керівникам оброблену інформацію про відхилення не пізніше, як за кожні півгодини або три чверті години. Така інформація потрібна менеджерові для оперативного втручання в ці процеси так швидко, щоб усунути наявні причини відхилень до закінчення цих процесів. За такого способу об’єктивного інформування менеджерів можна сподіватися на те, що управління процесами буде своєчасним і ефективним.
Зібрана таким чином оперативна інформація є не лише спіль-ною для всіх користувачів, а й вірогідною, а тому вона може бути використана і для господарського (бухгалтерського) обліку.
Оброблена й узагальнена чи зведена за розробленими алгори-тмами інформація на рівні підприємства використовується не тільки для виконання загальновиробничих завдань поточного управління, а й для складання установленої бухгалтерської, статистичної та іншої зведеної звітності.
Удосконалення та підвищення наукового рівня планування. Використовуючи економіко-математичні методи, широкі експлуатаційні можливості сучасних засобів обчислювальної техніки, систему прогресивних науково-обґрунтованих норм і нормативів, а також досягнення науково-технічного прогресу, можна серйозно вдосконалити планування виробництва і піднести його на науковий рівень в таких напрямках:
• змоделювати кілька варіантів планів, а потім вибрати опти-мальний з відповідною організаційною структурою управління підприємством;
• збалансувати систему відповідних показників та визначити напрямок пропорційного розвитку виробництва;
• здійснити взаємозв’язок прогнозування, перспективного, по-точного та оперативного планування;
• широко використати нормативні методи на всіх рівнях пла-нування та управління;
• удосконалити систему нормативно-планових показників у використанні трудових, матеріальних, фінансових та інших ре-сурсів;
• скоротити термін та розширити простір планування до годи-ни чи зміни, робочого місця або дільниці тощо;
• прогнозувати і моделювати поведінку об’єкта управління в умовах невизначеності, ризику тощо.
Особливо ефективним є застосування зазначених методів і за-собів для вдосконалення планування в часовому та пооб’єктному аспектах. Для цього розробляється система взаємоузгоджених та збалансованих соціально-економічних показників для річних, квартальних (місячних), декадних (тижневих), добових (змінних) планів — часовий аспект, а для кожного робочого місця, бригади, ділянки, як і для цехів та підприємства в цілому — пооб’єктний аспект. Крім того, встановлюється єдиний крок для інформаційних сукупностей в обліку і плануванні, за допомогою якого є можливість оперативно й автоматизовано формувати дані для аналізу.
Усе це дає змогу значно вдосконалити і піднести рівень планування, а разом з тим поліпшити управління виробничими процесами шляхом взаємозв’язку сукупних показників у часовому та пооб’єктному аспектах. Крім того, є реальна можливість вивільнити менеджерів і фахівців, зайнятих розрахунками планових показників і складанням планів, від стомливої і малоефективної ручної праці.
Удосконалення форм і методів управління. Відомо, що в умовах системного збирання й обробки інформації менеджери і фахівці різних рівнів своєчасно й повністю забезпечуються необ-хідною об’єктивною інформацією, яка характеризує, з одного бо-ку, внутрішній стан та процеси, що відбуваються на об’єкті управління, а з іншого — різноманітні ситуації, які складаються на ринку (зовнішнє середовище). Знання обставин, що склада-ються у внутрішньому й зовнішньому середовищі, — важливий важіль у конкурентній боротьбі за виживання в ринкових умовах.
Всебічне інформування менеджерів і фахівців різних рівнів суттєво впливає на їхні посадові права та функціональні обов’яз-ки. Крім того, дотеперішні форми і методи управління виробниц-твом на підприємствах у реаліях ринкової економіки не завжди ефективні. New Year 2012Щодо цих реалій, при системній обробці інформації і широкому застосуванні ПЕОМ як АРМ користувачів різних рів-нів, треба створювати нові форми та раціональніші методи управління підприємством. Одним з таких напрямків удосконалення форм управління може бути, наприклад, об’єктно-цільовий підхід із закінченим циклом управління при визначенні організаційної структури, нових прав і обов’язків, а також міри відповідальності за виконання своїх посадових функцій менеджерами і фахівцями різних рівнів.
Удосконалення форм і методів обліку. В умовах ринкової економіки значення обліку на підприємствах важко переоцінити. Тут неабияке значення має оперативне збирання та обробка показників, простота й доступність цих показників усім користувачам у часовому та пооб’єктному аспектах. Тому дотеперішні форми й методи обліку з його традиційним позадачним підходом при збиранні та обробці економічної інформації в нових умовах не придатні. Крім того, на основі системи автоматизованого (що діє в ритмі виробництва) зби-рання та обробки інформації доцільно організувати лише один — господарський облік замість трьох його видів (оперативного чи оперативно-технічного, бухгалтерського і статистичного), які існують нині на підприємствах. Це можливо, оскільки:
• по-перше, використовується для нього лише одне (спільне для всіх згаданих видів обліку) джерело фактичної інформації — це виробничо-господарська та інша діяльність підприємства та його ресурси;
• по-друге, збирається ця фактична інформація одноразово, в ритмі виробництва, при єдиному технологічному процесі; збирається як вірогідна, обробляється (за різними алгоритмами) і записується в базу (бази) даних ПЕОМ (АРМ), поставлених у місцях масового виникнення інформації; передається (також у ритмі виробництва) каналами зв’язку всім іншим користувачам більш високого рівня, які використовують цю інформацію (разом з іншою умовно-постійною) для складання (також на ПЕОМ) аналітичних та синтетичних таблиць різного (в тому числі й бухгалтерського) призначення, а також для підготовки та прийняття управлінських рішень тощо.
Таким чином, завдяки безперервному технологічному проце-сові та єдиній первинній (фактичній) інформації, що збирається і записується у базу (бази) даних, можна забезпечити вірогідність цих даних, повну ув’язку даних оперативного, бухгалтерського і статистичного обліку в аналітичному та синтетичному (зведено-му) аспектах, який завгодно ступінь деталізації чи групування за станом на певну дату чи за будь-який час.
Системна обробка інформації не сумісна з формами, що іс-нують у бухгалтерському обліку при ручній або напівручній об-робці інформації. Ці форми не можна заповнювати машинним способом: вони дуже складні. Крім того, в них є ряд показників, які багаторазово повторюються, тощо.
В умовах, коли ПЕОМ використовується як АРМ і таким чи-ном забезпечується в ритмі виробництва збирання та обробка (при єдиному процесі) всієї первинної інформації в місцях її ви-никнення, а потім передавання її каналами зв’язку всім користу-вачам різних рівнів, відкриваються широкі перспективи для нової автоматизованої чи електронної форми обліку.
Слід зазначити, що в умовах дії системи автоматизованого збирання та обробки інформації на ПЕОМ (АРМ) принципова ві-дмінність нової форми обліку від тих, що діють, полягає в тому, що автоматизований обліковий процес починається не з обробки первинних документів, а з одноразового (в ритмі виробництва) запису на магнітний носій (пам’ять ПЕОМ) усіх первинних да-них, які виникають при виробничо-господарській та іншій діяль-ності. Ці дані (разом з іншими умовно-постійними) обробляють-ся, передаються каналами зв’язку користувачам різних рівнів, а тоді зберігаються певний час. Видача обробленої інформації користувачам усіх рівнів здійснюється в різних режимах, за різними формами й на різних носіях, за будь-який період часу і за станом на будь-яку дату, а також — про різні об’єкти інформації. При цьому фактична інформація може видаватися після її обробки не лише повністю і самостійно, а й в порівнянні зі зведеними нормативними, плановими та іншими даними, із записаними натуральними відхиленнями і відносними величинами та іншими показниками. Така інформація може використовуватися в економічному аналізі та для прийняття управлінських рішень.
Удосконалення форм і методів контролю та аналізу. Маю-чи єдину базу даних, що включає нормативну і планову, довідко-ву, договірну та іншу умовно-постійну інформацію, а також фак-тичні показники (які збираються у ритмі виробництва) і встановлений єдиний крок для інформаційних сукупностей у плануванні й обліку, можна автоматично та оперативно порівнювати планові (часом і зведені нормативні) дані з фактичними в різних аспектах і отримувати відхилення (кількісні та вартісні) з відносними величинами цих відхилень. Інформація про відхилення потім використовується користувачами різних рівнів. Виконуються й інші обчислення та порівняння. Слід зазначити, що записи (позиції), в яких планові та фактичні показники збігаються за тією чи іншою ознакою, як правило, користувачам (особливо керівникам вищого рівня) можуть не видаватися.
Такий метод автоматичного контролю та економічного аналі-зу дозволяє не лише звільнити персонал управління від ручного виконання технічних операцій, а й підняти управління на вищий ступінь, прискорити вироблення й прийняття оптимальних рі-шень тощо.
У цих умовах є можливість робити пофакторний аналіз і та-ким чином встановлювати фактори, що впливають на виконання тих чи інших процесів і операцій. При розрахунках показників для оперативного й поточного аналізу використовуються також не лише традиційні прийоми та засоби економічного аналізу (аб-солютні, відносні та середні величини; методи порівняння, групування й ланцюгові підстановки; балансовий, індексний та інші методи), а й математичні методи (графічні методи, кореляційний і регресивний аналіз, лінійне і динамічне програмування, матричні методи, методи імітації і т.ін.).
Організація економічного аналізу таким чином значно скоро-чує час не лише для відбору необхідних для цієї мети даних і оперативного проведення аналізу, а й для прийняття управлінських рішень. При цьому оброблена інформація про відхилення буде тією, що слугуватиме при організації управління за методом відхилень.
Удосконалення методів складання зведеної звітності. Сис-тема автоматизованого збирання й обробки, а також зберігання інформації в базі (базах) даних істотно впливає на методи скла-дання встановленої зведеної звітності. Існуючі типові форми бухгалтерської, статистичної та іншої звітності абсолютно не пристосовані для машинного заповнення; в них включається багато дублюючих, постійних і похідних показників. Тому ці форми слід замінити іншими, придатнішими для машинного заповнення, а також значно спрощенішими. При цьому слід виходити з того, що складання звітності має відбуватися автоматично не лише на підприємствах, а й на всіх зовнішніх (вищих за субординацією, територіальних) рівнях.
Автоматично складати звітність на рівні підприємства мо-жливо тому, що є, з одного боку, база даних, де фактична інфор-мація може бути згрупованою в потрібних напрямках і узагальненою необхідними доповненнями; з іншого боку, є масиви-довідники з кодами рахунків бухгалтерського обліку, що відповідають рядкам і графам типових форм діючої звітності. Крім того, існує масив бібліотеки описаних типових форм вихідних (звітних) документів, які можна видавати як на екран ПЕОМ, так і на паперовий чи магнітний носій. Одночасно зі складанням звітності на підприємстві формують машинні носії з такою самою інформацією як і в звітності, що потім передається каналами зв’язку (або іншим способом) у зовнішні організації, де вона також автоматично зводиться у форми. При її зведенні ряд показників програмно контролюється. Можлива також міжмашинна передача даних.
Організація системи автоматизованого збирання та обробки інформації, застосування нових методів автоматизованого скла-дання звітності на різних рівнях, а також заміна чинних типових форм звітності досконалішими і придатними для машинного складання, за інших їх кількості, змісту та зовнішньому вигляді приводять до значного усунення ручної праці відповідних фахів-ців управління.
Таким чином, в умовах ринкових відносин при функціонуванні системи автоматизованого збирання та обробки інформації, в рамках якої діє система об’єктивного інформаційного забезпечення менеджменту, є можливість значно підвищити якість і оперативність вироблення й прийняття управлінських рішень, а також:
• застосувати нові методи управління (управління за відхилен-нями), що спрямовані на його спрощення і підвищення якості ке-рівництва;
• спрощувати організаційні структури об’єктів управління за рахунок ліквідації проміжних ланок, наприклад, цехової структу-ри на промислових підприємствах;
• забезпечувати в ритмі виробництва менеджерів і фахівців рі-зних рівнів через екрани їхніх персональних ЕОМ (або на інших носіях) об’єктивно необхідною інформацією (методом автоматичного чи автоматизованого інформування), відповідно з їхніми
повноваженнями, функціональними обов’язками та посадовими правами й мірою відповідальності;
• використовувати релевантну вихідну (результатну) інформа-цію для аналізу, вироблення і прийняття управлінських рішень. При цьому, у вихідних формах результатної інформації вже є елементарний аналіз даних (абсолютні і відносні величини — відхилення, середні, порівняння, групування, застосування балансового методу та індексного аналізу тощо), які необхідні для вироблення та прийняття конкретних управлінських рішень;
• звільняти менеджерів і фахівців різних рівнів від рутинної праці зі збирання, зберігання й обробки даних та їх елементарно-го аналізу й надати змогу їм зосередитися на творчій праці та контролі за виконанням прийнятих управлінських рішень.
Крім того, є можливість удосконалення первинного обліку, складання зведеної звітності за рахунок її автоматизації тощо. Це:
• зниження на 80—85% ручної праці при автоматизованому збиранні первинної фактичної інформації на місцях масового її виникнення. При цьому є можливість вводити до первинного до-кумента мінімум необхідної інформації, а одержувати максимум при її обробці;
• спрощення форм первинних документів при їх автоматизо-ваному заповненні за рахунок виключення з них похідних показ-ників, проміжних підсумків тощо;
• зведену звітність складати автоматизовано на основі первин-ної інформації, а також значно вдосконалити її форми, ін-формація яких передається каналами зв’язку до вищих за підпорядкованістю установ;
• об’єднати три види обліку (оперативно-технічній, статистичний і бухгалтерський) в єдиний господарський, так як уся первинна інформація одноразово збирається в ритмі виробництва, з єдиних джерел, а тому є єдиною і використовується також у процесах управління.
Є й інші вигоди від застосування обчислювальної та інформа-ційної техніки в процесі управління на об’єкті, де діє та чи інша автоматизована інформаційна система. Ці системи з мережами постійно розвиваються, вдосконалюються тощо.
