Дозвільний підпис керівника і головного бухгалтера підприємства

Номер платіжної відомості. Період, за який проводиться виплата готівкових грошових коштів

Платіжна відомість №23

За листопад 2000 р.

Нумерація ПВ передбачена для того, щоб здійснювати контроль за виплатами, які проводилися згідно з нею. Відповідно до пункту 18 Інструкції №334, розрахункові документи повинні реєструватися в журналі реєстрації прибуткових і витратних касових документів. Приклад заповнення Журналу реєстрації прибуткових і витратних касових документів наведений у попередньому уроці. При реєстрації ПВ у цьому журналі необхідно вказувати тільки її номер і дату. При цьому треба враховувати те, що в рядку "Дата" вказується дата початку видачі готівкових грошових коштів згідно з цією відомістю (в нашому випадку це 01.11.2000 р.).

У зв'язку з тим, що Журнал реєстрації прибуткових і витратних касових документів не відображає повністю дані ПВ, рекомендуємо вести на підприємстві окремий бухгалтерський реєстр, в якому б враховувалися дані ПВ. У цьому реєстрі необхідно подати таку інформацію: номер ПВ; дату складання ПВ; прізвище, ім'я, по батькові бухгалтера, який склав ПВ; прізвище, ім'я, по батькові бухгалтера, який перевірив правильність складання ПВ; дату початку виплат згідно з ПВ; суму, видану за ПВ; дату закінчення виплат згідно з цією ПВ, примітки. Рекомендації з ведення такого бухгалтерського реєстру не передбачені Інструкцією №334, але їх виконання дозволить виявити винних у разі неправильного складання ПВ і в кінцевому підсумку видачі згідно з нею готівкових грошових коштів їх одержувачам.

Порядковий і табельний номери одержувача грошових коштів

У цих графах ПВ вказуються порядковий номер одержувача і його табельний номер.

Табельні номери проставляються при оформленні відомості лише в тому випадку, якщо виплати проводяться штатним працівникам підприємства. В іншому випадку в цій графі повинен стояти прочерк.

Прізвище, ім'я, по батькові одержувача грошових коштів

Рекомендуємо в цій графі ПВ вказувати повністю прізвище, ім'я і по батькові одержувача готівкових грошових коштів. Вказувати в відомості лише ініціали одержувача не заборонено, але не бажано, оскільки на одному й тому ж підприємстві можуть працювати однофамільці або родичі.

Сума, що підлягає видачі з каси, згідно з платіжною відомістю, одержувачам грошових коштів

У цій графі ПВ потрібно проставити цифрами суму, яка повинна бути виплачена з каси.

Неправильно:

Правильно:

Враховуючи помилки, які допускають бухгалтери під час заповнення цього реквізиту, даємо кілька рекомендацій щодо його заповнення.

По-перше, суму необхідно вказувати в гривнях з копійками, гривні від копійок повинна відділяти кома.

По-друге, першу цифру суми необхідно записувати впритул до лінії, що обмежує колонку, в якій вказується сума цифрами, так, щоб перед нею, зліва, не можна було вмістити жодної іншої цифри.

Ці рекомендації не є вимогою Інструкції, однак практика свідчить, що в певних ситуаціях їх дотримання дозволяє підприємству уникнути розкрадання з каси.

Підписи відповідальних осіб

На ПВ обов'язково повинні бути підписи осіб, відповідальних за оформлення цього документа. До них відносяться:

- працівник бухгалтерії, який склав ПВ;

- працівник бухгалтерії, який перевірив складання ПВ до передачі її в касу.

Як видно з форми ПВ, у цих графах не передбачене вказування посад і прізвищ осіб, відповідальних за складання первинного документа, хоч це й передбачено пунктом 2.4 Положення №88. Щоб не порушувати це положення й уникнути конфліктів на підприємстві щодо заповнення цього реквізиту з перевіряючими органами, рекомендуємо працівникам підприємства самим дописувати в ПВ посади й прізвища.

Дозвільний підпис керівника і головного бухгалтера підприємства

Перед початком видачі грошових коштів на титульній сторінці ПВ ставиться дозвільний підпис керівника і головного бухгалтера підприємства про видачу грошей з вказівкою суми літерами і строками видачі грошових коштів.

Під час відсутності на роботі керівника або головного бухгалтера право підпису касових і розрахункових документів мають особи, працівники підприємства, яким таке право надане керівником або власником підприємства. Перелік таких посад доцільно вказати в додатку до наказу про облікову політику підприємства.

Розглянемо порядок заповнення таких реквізитів у платіжній відомості:

В касу для оплати в строк:

з 01 листопада
_________________________________

по 03 листопада 2000 р. в сумі
_________________________________

Дві тисячі сімдесят дві гривні 80 коп.
_________________________________

(2072 грн 80 коп.)
_________________________________

Керівник Вербицький О.П.

Гол. бухгалтер Цой А.П.

“ 01 ” листопада 2000 г.

Під час заповнення цієї графи рекомендуємо також, відповідно до пункту 2.4 Положення №88, дописувати прізвища осіб, які ставлять дозвільний підпис на ПВ.

Згідно з Наказом №144, при заповненні ПВ після останнього запису необхідно зробити підсумковий рядок для загальної суми за відомістю. Підсумкові рядки можуть бути введені також в кінці кожної сторінки, якщо відомість складається з кількох аркушів.

Цим наказом також передбачено, що в разі складання документа за допомогою обчислювальної техніки форма ПВ може друкуватися без рядків.

Всі перераховані реквізити ПВ обов'язково повинні бути заповнені, інакше в цих графах повинні стояти прочерки, щоб уникнути дописок.

Після того як працівник бухгалтерії оформив усі вищеперераховані реквізити ПВ і на ній поставлений дозвільний підпис керівника й головного бухгалтера, вона передається касиру для здійснення виплат за нею.

Поиск по сайту: